Thiết Kế Văn Phòng Công Ty Công Nghệ: Từ Tải Điện Đến Phòng Gọi Riêng

Một công ty công nghệ đặt lên cùng một mét vuông sàn nhiều thiết bị điện, nhiều cuộc họp online và nhiều nhiệt hơn hầu hết các ngành khác. Office design công ty công nghệ vì thế không phải là bài toán thẩm mỹ mà là bài toán tải: tải điện cho mỗi chỗ ngồi, tải lạnh do màn hình sinh ra, và tải âm thanh khi cả sàn cùng họp trực tuyến.

Ba con số dưới đây là thứ mà một văn phòng hành chính thông thường không cần tính đến, nhưng bỏ qua chúng thì văn phòng công nghệ vận hành được vài tháng rồi bắt đầu nóng, ồn và nhảy aptomat.

Bài viết dành cho chủ doanh nghiệp và trưởng phòng hành chính đang chuẩn bị làm office công ty IT hoặc văn phòng startup công nghệ, cần con số cụ thể để lập ngân sách và làm yêu cầu cho đơn vị thiết kế.

Bảng thông số kỹ thuật đặc thù theo hạng mục

Các con số dưới đây so mức đặc thù của một văn phòng công nghệ với mức thường thấy ở văn phòng hành chính cùng quy mô. Chúng lấy từ hồ sơ kỹ thuật của các mặt bằng công nghệ ORIIN Concept đã bàn giao, và là mức để lập dự toán chứ không phải trần cứng.

Điều quan trọng nhất trong bảng không phải một dòng riêng lẻ mà là cách chúng cộng dồn: cùng một khu làm việc, công ty công nghệ kéo theo nhiều điện hơn, nhiều nhiệt hơn và nhiều phòng phụ trợ hơn. Nếu lấy đơn giá và bố trí của văn phòng thường áp vào, dự toán sẽ thiếu ở đúng ba chỗ tốn tiền nhất là điện, điều hòa và vách phòng gọi.

Tải điện và số ổ cắm mỗi chỗ ngồi

Đây là chỗ dự toán sai nhiều nhất. Một chỗ ngồi văn phòng hành chính cần hai ổ cắm là đủ; một chỗ ngồi lập trình viên cần bốn đến sáu, và công suất tiêu thụ đỉnh gấp hai lần.

Vì sao con số gấp đôi

Một máy trạm để bàn có card đồ họa rời tiêu thụ 250 đến 400W khi chạy tải nặng, hai màn hình thêm 60 đến 100W, chưa kể dock, loa và sạc. Trên một khu 40 chỗ ngồi, tổng công suất đỉnh có thể lên 14 đến 18kW chỉ riêng thiết bị đầu cuối, chưa tính chiếu sáng và điều hòa. Nếu tuyến điện thiết kế theo mức 200W mỗi chỗ như văn phòng thường, aptomat nhảy vào giờ cao điểm là chuyện chắc chắn xảy ra.

Cách làm đúng là chia tải theo tuyến nhỏ, mỗi tuyến phục vụ sáu đến tám chỗ ngồi, và để dự phòng 25 đến 30% công suất cho việc mở rộng thiết bị. Con số dự phòng này không phải làm sang: một công ty công nghệ tăng nhân sự nhanh, và mỗi nhân sự mới cắm thêm ba đến bốn thiết bị. Tuyến điện không có dự phòng thì mỗi đợt tuyển người lại kéo theo một đợt kéo dây bổ sung. Cơ chế và cách bố trí tủ điện chi tiết nằm trong bài về hệ thống điện văn phòng .

Đi dây tới mặt bàn

Với mật độ ổ cắm cao, dây phải lên tới mặt bàn sạch sẽ chứ không kéo lằng nhằng dưới sàn. Giải pháp thường dùng là hộp điện âm bàn hoặc máng cáp chạy dọc chân bàn cụm. Quản lý dây kém là lỗi nhìn thấy ngay khi khách vào, và xử lý sau khi bàn đã lắp thì tốn gấp nhiều lần, nên cần chốt từ khâu bố trí, tham khảo bài về quản lý dây cáp văn phòng .

Phòng gọi riêng và bài toán họp online

Đặc thù rõ nhất của ngành công nghệ là số cuộc họp trực tuyến. Đội kỹ thuật họp daily standup, họp với đối tác nước ngoài, phỏng vấn từ xa — nếu tất cả diễn ra ngay tại bàn trong khu mở thì độ ồn nền tăng vọt và không ai tập trung được.

Tỉ lệ phòng gọi riêng thực tế cho văn phòng công nghệ là một phòng trên tám đến mười hai người, so với một trên hai mươi ở văn phòng thường. Phòng gọi không cần lớn — 1,2 đến 1,6m2 đủ cho một người đứng hoặc ngồi — nhưng cần cách âm thật và thông gió, vì một buồng kín nhỏ không có cấp gió sẽ ngột sau mười phút.

Sai lầm hay gặp là làm phòng gọi bằng vách kính đơn không đi tới trần kết cấu, khiến âm lọt qua khe trần. Muốn phòng gọi có tác dụng thì vách phải kín tới sàn trên và cửa có gioăng, cùng nguyên lý với cách âm phòng họp . Ngoài phòng gọi cá nhân, đội kỹ thuật còn cần vài phòng họp nhỏ hai đến bốn người cho họp nhóm online, và một phòng lớn cho họp toàn công ty hoặc trình bày với đối tác. Tỉ lệ giữa ba loại phòng này nên bám theo cách công ty thực sự họp, không sao chép mặt bằng ngành khác: một công ty làm sản phẩm cần nhiều phòng nhóm nhỏ, còn công ty gia công theo dự án cần nhiều phòng lớn hơn cho họp với khách.

Tải lạnh do màn hình và thiết bị

Mỗi màn hình, mỗi máy trạm là một lò sưởi nhỏ. Trên khu mật độ cao với hai màn hình mỗi người, lượng nhiệt sinh ra đủ để làm khu đó nóng hơn khu họp hai đến ba độ C nếu điều hòa tính theo mức trung bình.

Vì sao khu kỹ thuật cần tải lạnh cao hơn

Tải lạnh cần tính theo mức 600 đến 800 BTU/h mỗi chỗ ngồi ở khu kỹ thuật, cao hơn mức 400 đến 500 của khu hành chính. Chênh lệch đến từ ba nguồn nhiệt cộng dồn: nhiệt từ thiết bị đầu cuối, nhiệt từ mật độ người cao hơn, và nhiệt tỏa từ chiếu sáng khi khu làm việc bật đèn suốt ngày. Bỏ qua chênh lệch này dẫn tới điều hòa chạy hết công suất mà khu kỹ thuật vẫn nóng, còn khu hành chính thì lạnh quá.

Cách xử lý là chia vùng điều hòa theo mật độ nhiệt thật, không chia đều theo diện tích. Trên các mặt bằng công nghệ đã bàn giao, việc tách riêng vùng điều hòa cho khu máy trạm giúp giữ nhiệt độ đồng đều mà không phải hạ nhiệt độ đặt xuống quá thấp cho cả sàn. Nguyên lý phân vùng nằm trong bài về hệ thống điều hòa văn phòng .

Nhiệt tích lũy ngoài giờ

Một điểm hay bị bỏ là nhiệt tích lũy khi nhiều máy để chế độ chờ qua đêm. Nếu văn phòng tắt toàn bộ điều hòa sau giờ làm nhưng vẫn để máy trạm và thiết bị mạng chạy, khu đó tích nhiệt suốt đêm và sáng hôm sau mất một đến hai giờ mới hạ về nhiệt độ làm việc. Với khu có nhiều thiết bị chạy liên tục, cần một dàn lạnh nhỏ duy trì ngoài giờ thay vì tắt toàn bộ.

Khu server nhỏ trong văn phòng

Nhiều công ty công nghệ giữ một tủ rack hoặc phòng server nhỏ ngay trong văn phòng cho thiết bị mạng, NAS và một vài máy chủ nội bộ. Khu này nhỏ nhưng có bốn yêu cầu riêng mà phần còn lại của văn phòng không cần.

1. Điều hòa riêng chạy độc lập, không tắt theo lịch điều hòa văn phòng — thiết bị chạy 24/7 nên cuối tuần tắt máy lạnh là quá nhiệt.
2. Sàn nâng hoặc máng cáp dưới sàn để đi dây nguồn và dây mạng khối lượng lớn.
3. Kiểm soát độ ẩm giữ trong khoảng an toàn, tránh ngưng tụ trên thiết bị.
4. Nguồn dự phòng UPS đủ cho thời gian tắt máy an toàn khi mất điện.

Sai lầm điển hình là đặt tủ rack trong một phòng kho không cửa gió và dùng chung điều hòa văn phòng. Kết quả là thiết bị nóng vào ban đêm và cuối tuần, tuổi thọ giảm và nguy cơ mất dữ liệu tăng. Chi phí làm đúng khu server nhỏ ngay từ đầu thấp hơn nhiều so với xử lý sự cố sau này.

Độ ồn nền và đánh đổi mật độ

Câu hỏi lớn nhất khi thiết kế văn phòng công ty công nghệ là chọn mật độ cao để tiết kiệm tiền thuê hay ưu tiên yên tĩnh để lập trình viên tập trung. Đây là đánh đổi thật.

Mật độ cao — dưới 6m2 mỗi người — hạ chi phí thuê trên đầu người nhưng đẩy độ ồn nền lên trên ngưỡng dễ chịu cho công việc cần tập trung sâu. Ngược lại, giãn mật độ ra 8 đến 9m2 tốn thêm tiền thuê nhưng giảm ồn và tăng chất lượng làm việc.

Cách cân bằng thực tế là không ép cả công ty vào một mật độ. Chia sàn thành khu tập trung mật độ thấp cho việc cần yên tĩnh, khu cộng tác mật độ cao cho làm việc nhóm, và các phòng gọi cho họp online. Với văn phòng startup công nghệ giai đoạn tăng trưởng nhanh, phần khu cộng tác nên để linh hoạt để chuyển đổi công năng khi đội hình thay đổi, thay vì đóng cứng vách ngay từ đầu. Cách phân khu theo tính chất công việc được phân tích kỹ trong bài văn phòng không gian mở hay kín , và ngưỡng độ ồn chấp nhận được cho từng khu nằm trong bài về tiêu chuẩn độ ồn văn phòng .

Hạ tầng mạng LAN cho đội kỹ thuật

Văn phòng công nghệ phụ thuộc vào mạng nhiều hơn bất kỳ ngành nào. Mỗi chỗ ngồi thường cần ít nhất hai điểm mạng có dây, và các điểm phải chạy về tủ mạng theo chuẩn để dễ bảo trì.

Điểm cần chốt sớm là vị trí tủ mạng và số điểm dự phòng. Đi mạng thiếu điểm thì về sau phải kéo dây nổi, vừa xấu vừa khó quản lý. Số liệu về khoảng cách tối đa của cáp, cách bố trí tủ và số điểm dự phòng nằm trong bài về hệ thống mạng LAN văn phòng .

Với văn phòng công nghệ, mạng có dây vẫn là xương sống cho các máy trạm cần băng thông ổn định, còn wifi phủ cho khu họp và khu di động. Bố trí điểm phát wifi cần tính theo mật độ thiết bị thật, vì một người ở đây thường mang hai đến ba thiết bị kết nối cùng lúc.

Doanh nghiệp công nghệ đang chuẩn bị làm văn phòng mới có thể xem các dự án ORIIN Concept đã bàn giao , tham khảo phạm vi dịch vụ hoặc liên hệ ORIIN Concept để nhận tư vấn tải điện và bố trí theo đúng đặc thù ngành công nghệ.

Câu hỏi thường gặp về thiết kế văn phòng công ty công nghệ

Văn phòng công ty công nghệ cần bao nhiêu ổ cắm cho mỗi chỗ ngồi?

Mỗi chỗ ngồi nên bố trí bốn đến sáu ổ cắm điện thay vì hai như văn phòng thường, vì một lập trình viên thường dùng laptop, hai màn hình, dock, sạc điện thoại và đôi khi một máy để bàn. Thiếu ổ dẫn tới ổ chia dây kéo lằng nhằng dưới bàn, vừa mất an toàn vừa xấu.

Cần bao nhiêu phòng gọi riêng Buồng gọi điện trên số nhân viên?

Với đội kỹ thuật họp online liên tục, tỉ lệ thực tế là một phòng gọi riêng trên tám đến mười hai người, cao hơn nhiều mức một trên hai mươi của văn phòng thường. Thiếu phòng gọi thì nhân viên họp online ngay tại bàn, gây ồn nền cho cả khu làm việc mở.

Khu server nhỏ trong văn phòng cần điều kiện gì?

Một tủ rack hoặc phòng server nhỏ cần điều hòa riêng chạy độc lập với điều hòa văn phòng, sàn nâng hoặc máng cáp dưới sàn, kiểm soát độ ẩm và một nguồn dự phòng. Dùng chung điều hòa với khu làm việc là sai lầm phổ biến, vì cuối tuần tắt máy lạnh thì thiết bị quá nhiệt.

Văn phòng công nghệ nên chọn mật độ cao hay ưu tiên yên tĩnh?

Đây là đánh đổi thật, không có đáp án chung. Mật độ cao tiết kiệm tiền thuê nhưng đẩy độ ồn nền lên và giảm khả năng tập trung khi lập trình. Cách cân bằng là chia khu theo tính chất công việc thay vì ép cả công ty vào một mật độ, chi tiết trong phần bố trí bên dưới.

Về người viết

Nội dung trên được biên soạn bởi Đinh Châu Nhật Tảo — Kiến trúc sư Premium tại ORIIN Concept, phụ trách quy hoạch mặt bằng, tiêu chuẩn diện tích, tổ chức không gian. Các số liệu và ví dụ trong bài lấy từ hồ sơ dự án ORIIN Concept đã bàn giao, không phải tài liệu tham khảo lại.

Cần đánh giá cụ thể cho mặt bằng của bạn? Xem danh mục dự án đã hoàn thiện , tham khảo phạm vi dịch vụ hoặc liên hệ ORIIN Concept để nhận tư vấn về thiết kế văn phòng công ty công nghệ.

Bài này thuộc cụm nội dung về thiết kế thi công nội thất văn phòng của ORIIN Concept — nơi tập hợp toàn bộ quy trình, đơn giá và tiêu chuẩn nghiệm thu mà chúng tôi áp dụng cho dịch vụ thiết kế thi công văn phòng trọn gói.