Báo Giá Thiết Kế Nội Thất Văn Phòng 2026: Bóc Tách Từng Hạng Mục

Khi doanh nghiệp bắt đầu tìm hiểu báo giá thiết kế nội thất văn phòng, phần lớn câu hỏi đầu tiên đều là "bao nhiêu một mét vuông". Nhưng con số trên bản báo giá chỉ có nghĩa khi đi kèm danh mục đầu ra. Hai đơn vị cùng ghi 180.000 đồng/m2 có thể đang bán hai thứ hoàn toàn khác nhau: một bên là bộ hồ sơ đủ để thi công, một bên là vài phối cảnh đẹp mà đội thi công không dùng được.

Bài viết này bóc tách một bản báo giá thiết kế thành từng hạng mục, chỉ ra chỗ dễ bị hiểu sai, và nêu những gì cần yêu cầu bổ sung trước khi đặt bút ký.

Báo giá thiết kế nội thất văn phòng gồm những hạng mục nào

Một bản báo giá đầy đủ luôn tách được thành bốn nhóm công việc. Nếu bản báo giá bạn nhận được chỉ có một dòng tổng, hãy đề nghị tách ra — đó là cách nhanh nhất để thấy phần nào đang bị bỏ trống.

Nhóm thứ nhất là khảo sát và phân tích hiện trạng. Đo lại mặt bằng thực tế so với bản vẽ của toà nhà, xác định vị trí cột, dầm, hộp gen kỹ thuật, chiều cao trần thông thuỷ, vị trí đầu chờ điều hoà và cấp thoát nước. Bước này chiếm ít chi phí nhưng quyết định toàn bộ phần sau: một sai số 15cm ở vị trí hộp gen có thể làm lệch cả dãy vách ngăn khi thi công.

Nhóm thứ hai là phương án thiết kế. Bao gồm sơ đồ quan hệ chức năng, phương án mặt bằng bố trí, và thường là hai đến ba lựa chọn để chủ đầu tư so sánh. Đây là phần chủ đầu tư tham gia nhiều nhất, cũng là phần cần chốt kỹ nhất vì mọi thay đổi sau khi đã sang bước triển khai đều tốn thời gian.

Nhóm thứ ba là hồ sơ triển khai. Bản vẽ chi tiết từng hạng mục nội thất, mặt cắt, chi tiết cấu tạo, bảng thống kê vật liệu, và bản vẽ phối hợp với hệ thống kỹ thuật. Đây là phần chiếm khối lượng công việc lớn nhất và cũng là phần hay bị cắt bớt trong các báo giá rẻ.

Nhóm thứ tư là giám sát tác giả. Kiến trúc sư theo dõi trong quá trình thi công để đảm bảo hiện trường khớp thiết kế, xử lý các tình huống phát sinh. Nhiều báo giá không nhắc tới hạng mục này, và khi thi công gặp vướng thì không ai chịu trách nhiệm diễn giải bản vẽ.

Tỉ trọng công sức giữa bốn nhóm

Bốn nhóm này không chia đều số giờ. Trên các bộ hồ sơ đã bàn giao, phương án thiết kế và hồ sơ triển khai chiếm phần lớn: khảo sát khoảng 8 đến 12 phần trăm số giờ, phương án 20 đến 25 phần trăm, hồ sơ triển khai 45 đến 55 phần trăm, giám sát tác giả 12 đến 18 phần trăm. Con số này giải thích vì sao cắt hồ sơ triển khai lại hạ được giá nhiều nhất — và cũng là chỗ rủi ro nhất, vì đó chính là bộ bản vẽ đội thi công cầm ra hiện trường.

Cách tính đơn giá và vùng giá tham khảo trên thị trường

Trên thị trường TP.HCM và Hà Nội hiện có ba cách báo giá phổ biến, mỗi cách phù hợp một quy mô khác nhau.

Vùng giá trên là mức thị trường mang tính tham khảo, không phải bảng giá cố định. Biên độ rộng vì ba lý do: mức độ phức tạp của mặt bằng, số lượng khu chức năng đặc thù, và phạm vi hồ sơ được yêu cầu. Một văn phòng 300m2 chỉ có khu làm việc mở và hai phòng họp sẽ nằm ở đầu dưới của vùng giá. Cùng diện tích đó nhưng có phòng lab, khu trưng bày sản phẩm và yêu cầu chứng nhận công trình xanh thì nằm ở đầu trên.

Điều cần chú ý ở cách tính theo m2: hỏi rõ diện tích tính phí là diện tích nào. Diện tích thuê trên hợp đồng thường lớn hơn diện tích thực kê nội thất từ 8 đến 15 phần trăm do bao gồm phần hành lang chung và cột. Với mặt bằng 500m2, chênh lệch này tương đương vài chục triệu đồng phí thiết kế.

Vì sao đơn giá theo m2 tăng vọt với mặt bằng nhỏ

Khối lượng hồ sơ không giảm tuyến tính theo diện tích. Một phòng họp 20m2 cần đúng bằng ấy mặt cắt, chi tiết cấu tạo và bản vẽ phối hợp kỹ thuật dù nó nằm trong văn phòng 80m2 hay 300m2. Vì thế hồ sơ cho mặt bằng 80m2 vẫn ngốn khoảng 55 đến 65 phần trăm số giờ vẽ của mặt bằng 250m2, trong khi diện tích chỉ bằng một phần ba.

Quy ra đơn giá m2 thì con số lệch rõ: một hồ sơ 80m2 báo gói 25 triệu tương đương 312.000 đồng/m2, còn mặt bằng 250m2 báo theo m2 ở mức 150.000 đồng vẫn ra 37,5 triệu. Với mặt bằng dưới 150m2, yêu cầu báo theo gói cố định là cách duy nhất để đơn giá m2 không đánh lừa. Cấu trúc chi phí ở khâu thi công tương ứng nằm trong bài về chi phí thi công nội thất văn phòng .

Những dòng dễ bị bỏ trống trong báo giá

Sau nhiều lần bóc tách khối lượng cho các dự án đã bàn giao, đây là những hạng mục thường không xuất hiện trong báo giá ban đầu nhưng chắc chắn phát sinh về sau.

• Bản vẽ phối hợp hệ thống kỹ thuật. Nếu hồ sơ nội thất không có mặt bằng phối hợp với điều hoà, điện, mạng và phòng cháy, đội thi công sẽ phải tự khớp tại hiện trường. Hậu quả điển hình là đèn đâm vào miệng gió, hoặc ổ cắm nằm sau tủ.
• Số lần chỉnh sửa phương án. Báo giá không giới hạn số lần sửa nghe có lợi cho chủ đầu tư, nhưng thực tế đơn vị thiết kế sẽ tự giới hạn bằng cách kéo dài thời gian. Nên ghi rõ: hai lần sửa lớn cho phương án, ba lần sửa nhỏ cho hồ sơ triển khai.
• Bảng thống kê vật liệu có mã cụ thể. Ghi "gỗ công nghiệp phủ melamine" là chưa đủ. Cần mã màu, nhà sản xuất, độ dày. Thiếu thông tin này thì mỗi nhà thầu chào một loại vật liệu khác nhau và bản báo giá thi công không so sánh được.
• Bản vẽ chi tiết đồ đóng theo thiết kế. Quầy lễ tân, tủ lưu trữ âm tường, bàn phòng họp thường là đồ đặt đóng. Nếu chỉ có phối cảnh mà không có bản vẽ chi tiết cấu tạo, thợ sẽ làm theo cách hiểu của họ.
• Phí giám sát tác giả trong giai đoạn thi công. Cần ghi số lần có mặt tại hiện trường mỗi tuần, chứ không chỉ ghi "có giám sát".

So sánh hai bản báo giá đúng cách

Khi có hai bản báo giá lệch nhau đáng kể, cách so sánh sai là đặt hai con số tổng cạnh nhau. Cách đúng là dựng một bảng danh mục đầu ra rồi tick từng dòng.

1. Liệt kê toàn bộ đầu ra bạn cần: khảo sát, phương án mặt bằng, phối cảnh những khu nào, hồ sơ triển khai, bảng vật liệu, bản vẽ phối hợp kỹ thuật, giám sát tác giả.
2. Đối chiếu từng bản báo giá vào danh mục đó, đánh dấu dòng nào có và dòng nào không.
3. Với dòng bên nào không có, hỏi giá bổ sung. Con số bổ sung này là phần so sánh thật.
4. Cuối cùng mới so tổng. Rất thường xuyên, bản báo giá rẻ hơn ban đầu lại cao hơn sau khi bổ sung đủ phạm vi.

Bước thứ ba là bước hay bị bỏ qua nhất, và cũng là bước tiết kiệm nhiều nhất. Một đơn vị báo thiếu hồ sơ triển khai sẽ báo giá bổ sung phần đó cao hơn mức đưa ngay từ đầu, vì lúc đó chủ đầu tư đã cam kết về phương án và khó đổi nhà thiết kế.

Sai lầm hiện trường khi hồ sơ thiếu chi tiết cấu tạo

Trên một mặt bằng 320m2, bộ hồ sơ chỉ có phối cảnh và mặt bằng bố trí, không có mặt cắt hệ tủ âm tường. Đội thợ đóng tủ theo chiều sâu 600mm như thông lệ, trong khi hốc tường chỉ còn 540mm sau khi trừ lớp ốp thạch cao hai mặt. Kết quả là phải cắt lại toàn bộ hông tủ, mất 6 ngày và khoảng 28 triệu đồng vật liệu, chưa tính phần bù tiến độ cho các hạng mục xếp sau.

Khoản 28 triệu đó lớn hơn phí bổ sung bộ mặt cắt chi tiết cho toàn dự án. Đây là dạng đánh đổi lặp lại nhiều lần: phần cắt trong hồ sơ luôn nhỏ hơn phần phải trả ở hiện trường, vì tại hiện trường vật liệu đã mua và nhân công đã huy động.

Quan hệ giữa phí thiết kế và tổng mức đầu tư

Phí thiết kế thường chiếm 3 đến 7 phần trăm tổng mức đầu tư nội thất. Đây là tỉ lệ nhỏ nhưng có đòn bẩy lớn nhất trong toàn bộ ngân sách: mọi quyết định về vật liệu, khối lượng đồ đóng, và cách chia không gian đều được chốt ở giai đoạn thiết kế và quyết định 90 phần trăm chi phí thi công về sau.

Cắt phí thiết kế để tiết kiệm là phép tính hiếm khi có lợi. Một hồ sơ thiếu chi tiết dẫn tới phát sinh trong thi công, và phát sinh tại hiện trường luôn đắt hơn thay đổi trên bản vẽ. Nếu ngân sách thật sự căng, cách hợp lý hơn là giữ nguyên chất lượng hồ sơ nhưng thu hẹp phạm vi vật liệu, hoặc chia dự án thành hai giai đoạn. Cách tiếp cận này được trình bày chi tiết trong bài về tối ưu ngân sách thiết kế văn phòng .

Cần chuẩn bị gì trước khi yêu cầu báo giá

Bản báo giá chỉ chính xác khi thông tin đầu vào đủ. Trước khi liên hệ đơn vị thiết kế, nên có sẵn:

• Bản vẽ mặt bằng hiện trạng từ ban quản lý toà nhà, kèm chiều cao trần thông thuỷ.
• Số nhân sự hiện tại và dự kiến trong ba năm tới, chia theo phòng ban.
• Danh sách khu chức năng bắt buộc: số phòng họp, có cần phòng lab hay khu tiếp khách riêng không.
• Mốc thời gian: ngày nhận mặt bằng và ngày cần vào làm việc.
• Khoảng ngân sách dự kiến cho toàn bộ nội thất, kể cả khi chỉ là con số ước lượng.

Thiếu mục cuối cùng là lý do phổ biến nhất khiến vòng báo giá phải làm lại. Đơn vị thiết kế không thể chọn cấp vật liệu phù hợp khi không biết biên ngân sách, và phương án đưa ra sẽ hoặc vượt xa khả năng chi trả, hoặc thấp hơn kỳ vọng của chủ đầu tư.

Với các mặt bằng đã có bản vẽ hiện trạng đầy đủ, thời gian từ lúc gửi yêu cầu tới lúc nhận báo giá chi tiết thường trong vòng ba đến năm ngày làm việc. Có thể xem trước cách ORIIN Concept triển khai hồ sơ trên các dự án đã bàn giao để đối chiếu mức độ chi tiết của bộ hồ sơ.

Câu hỏi thường gặp về báo giá thiết kế nội thất văn phòng

Báo giá thiết kế nội thất văn phòng thường tính theo m2 hay theo gói?

Phần lớn đơn vị tại Việt Nam báo theo m2 sàn sử dụng vì dễ so sánh, nhưng với mặt bằng dưới 150m2 thì cách tính theo gói thường hợp lý hơn: khối lượng bản vẽ cho một văn phòng 80m2 không nhỏ hơn 60% một văn phòng 200m2, nên đơn giá m2 bị đẩy lên bất thường.

Phí thiết kế có được trừ vào giá thi công không?

Có, đây là thông lệ khi cùng một đơn vị làm cả thiết kế và thi công. Mức trừ phổ biến là 50 đến 100 phần trăm phí thiết kế, ghi thành điều khoản riêng trong hợp đồng. Nếu bản báo giá không nói rõ mức trừ và điều kiện áp dụng, cần yêu cầu bổ sung trước khi ký.

Bản báo giá thiết kế cần liệt kê những đầu ra nào?

Tối thiểu phải có: phương án mặt bằng, phối cảnh 3D các khu chính, hồ sơ kỹ thuật triển khai, bảng thống kê vật liệu và bản vẽ phối hợp hệ thống kỹ thuật. Thiếu hồ sơ triển khai thì đội thi công sẽ phải tự diễn giải, đó là nguồn phát sinh lớn nhất.

Vì sao hai đơn vị báo giá chênh nhau gấp đôi cho cùng một mặt bằng?

Gần như luôn là do phạm vi khác nhau chứ không phải chất lượng. Một bên báo trọn hồ sơ tới bản vẽ chi tiết và phối hợp MEP, bên kia chỉ báo phương án và 3D. Khi so sánh, hãy quy hai bản báo giá về cùng danh mục đầu ra rồi mới đối chiếu con số.

Về người viết

Nội dung trên được biên soạn bởi Võ Trọng Bằng — QS/QC tại ORIIN Concept, phụ trách bóc tách khối lượng, đơn giá, kiểm soát chất lượng và nghiệm thu. Các số liệu và ví dụ trong bài lấy từ hồ sơ dự án ORIIN Concept đã bàn giao, không phải tài liệu tham khảo lại.

Cần đánh giá cụ thể cho mặt bằng của bạn? Xem danh mục dự án đã hoàn thiện , tham khảo phạm vi dịch vụ hoặc liên hệ ORIIN Concept để nhận tư vấn về báo giá thiết kế nội thất văn phòng.

Bài này thuộc cụm nội dung về thiết kế thi công nội thất văn phòng của ORIIN Concept — nơi tập hợp toàn bộ quy trình, đơn giá và tiêu chuẩn nghiệm thu mà chúng tôi áp dụng cho dịch vụ thiết kế thi công văn phòng trọn gói.