Bố Trí Chỗ Ngồi Văn Phòng: Mật Độ, Lối Đi Và Trục Di Chuyển

Sau khi mặt bằng đã quy hoạch xong các khối chức năng, steps tiếp là bố trí chỗ ngồi văn phòng trong khu làm việc. Đây là steps dễ bị coi là kỹ thuật thuần túy, chỉ cần xếp đủ số bàn. Nhưng cùng một số chỗ ngồi trên cùng diện tích, cách xếp quyết định người ngồi có bị người khác đi qua sau lưng liên tục, có bị chói màn hình, có phải đối mặt người lạ suốt ngày.

Bài viết này nêu các thông số cần giữ và năm phương án xếp dãy bàn kèm tiêu chí chọn.

Thông số tối thiểu cho một chỗ ngồi

Thông số hay bị cắt nhất là khoảng lùi sau ghế. Với 0,8m, người ngồi rút ghế ra được nhưng người khác không đi qua phía sau được. Nếu chỗ ngồi nằm cạnh lối đi, khoảng này cần 1,0m để một người có thể đi qua khi người kia đang ngồi.

Chiều sâu bàn 0,6m chỉ đủ cho laptop. Với màn hình rời 24 inch, khoảng cách mắt tới màn hình cần 0,6 tới 0,75m, nên bàn sâu 0,7 đến 0,8m mới đủ. Đây là lý do nhiều văn phòng có màn hình bị kê sát mặt người dùng. Kích thước theo tiêu chuẩn công thái học nằm trong bài về tiêu chuẩn ergonomic bàn ghế văn phòng .

Năm cách xếp dãy bàn

Dãy đối diện có vách lửng. Hai hàng bàn đấu mặt nhau, có vách 40 đến 50cm trên mặt bàn. Đây là cách phổ biến nhất vì tiết kiệm diện tích và dễ đi dây điện qua trục giữa. Phù hợp công việc cần phối hợp nhóm. Nhược điểm: tiếng ồn truyền dọc dãy.

Dãy đối diện không vách. Giống trên nhưng bỏ vách, cần tăng khoảng cách lên 1,4m. Cho cảm giác mở nhất, phù hợp nhóm nhỏ làm việc gắn kết. Không phù hợp khi có nhiều cuộc gọi.

Dãy cùng hướng. Mọi người nhìn cùng một phía, như lớp học. Tiết kiệm diện tích và không ai đối mặt ai. Nhược điểm là người ngồi sau nhìn thấy màn hình người trước, và cảm giác thứ bậc.

Cụm bốn hoặc sáu chỗ. Bàn xếp thành khối vuông, mỗi người một góc. Phù hợp nhóm dự án làm việc chặt với nhau. Tốn diện tích hơn 12 đến 18 phần trăm so với dãy đối diện.

Xếp so le. Các bàn lệch nhau nửa nhịp, không ai đối mặt trực tiếp. Balanced giữa mở và riêng tư, nhưng khó đi dây và khó mở rộng theo module.

Trong thực tế, phần lớn văn phòng dùng kết hợp: dãy đối diện có vách cho khối vận hành đông người, cụm cho nhóm dự án, và một số chỗ cùng hướng ở khu ven cửa sổ.

Chọn cách xếp theo diện tích mỗi chỗ

Cách xếp không phải lựa chọn thẩm mỹ mà bị ràng buộc bởi diện tích mỗi chỗ đã có. Dãy đối diện có vách là cách tiết kiệm nhất, cho phép về sát mức 3,5m2 mỗi chỗ vì hai dãy dùng chung trục dây và trục lối đi. Cụm bốn hoặc sáu chỗ cần 4,2 đến 4,8m2 mỗi chỗ vì có khoảng chết ở tâm cụm. Nếu ngân sách diện tích chỉ có 4m2 mỗi chỗ mà lại chọn cụm, kết quả là phải cắt khoảng lùi ghế xuống dưới ngưỡng dùng được — đây là mâu thuẫn hay gặp khi cách xếp được chọn trước khi tính diện tích.

Đi dây điện quyết định cách xếp bền được bao lâu

Yếu tố ít được nhắc nhưng quyết định là đường đi dây. Dãy đối diện có trục giữa cho phép hộp điện âm chạy dọc, và thêm một chỗ ngồi chỉ là nối thêm một điểm. Xếp so le và cụm rời làm đường dây gãy khúc, nên mỗi lần thêm chỗ phải kéo dây mới nổi trên sàn hoặc mở lại hộp sàn. Trên mặt bằng dự kiến thay đổi nhân sự thường xuyên, chọn cách xếp có trục dây liên tục tiết kiệm nhiều hơn phần diện tích nó chiếm.

Hướng ngồi và những hướng cần tránh

Ba hướng gây khó chịu nhất, xếp theo mức độ.

Lưng ra lối đi chính. Người ngồi cảm thấy bị quan sát và bị giật mình khi có người đi qua. Đây là hướng gây phàn nàn nhiều nhất trong các văn phòng mở. Nếu không tránh được, đặt tủ thấp cao 1,1 đến 1,3m phía sau để chắn.

Đối diện trực tiếp cửa ra vào. Ánh mắt gặp mọi người steps vào, gây gián đoạn liên tục. Nên xoay 90 độ hoặc đặt vách chắn tầm nhìn từ cửa.

Mặt hướng thẳng ra cửa sổ. Nghe hấp dẫn nhưng gây chói và làm màn hình khó đọc vào buổi chiều. Hướng tốt là vuông góc với cửa sổ: ánh sáng đến từ bên, không chói và không bị bóng của chính mình trên màn hình.

Với văn phòng có cửa sổ hướng tây, cần thêm rèm hoặc phim cách nhiệt bất kể hướng ngồi, vì nhiệt và độ chói buổi chiều vượt ngưỡng chịu được. Cách xử lý chiếu sáng kết hợp nằm trong bài về chiếu sáng văn phòng .

Một chi tiết đo được: độ chói trên màn hình khi mặt hướng thẳng ra cửa sổ buổi chiều thường đưa độ tương phản chữ xuống dưới ngưỡng đọc thoải mái, buộc người dùng tăng độ sáng màn hình hoặc nghiêng màn, cả hai đều gây mỏi mắt sau vài giờ. Ngồi vuông góc cửa sổ giữ được ánh sáng tự nhiên trên mặt bàn mà không đưa nguồn sáng mạnh vào sau lưng màn hình. Đây là lý do hướng ngồi nên chốt cùng lúc với vị trí cửa sổ, không để tách thành hai quyết định.

Xếp theo cụm phòng ban, không tách bằng vách

Nguyên tắc: giữ mỗi phòng ban thành một cụm liền mạch để phối hợp nội bộ dễ, nhưng không dựng vách tách biệt giữa các cụm.

Lý do là phần lớn doanh nghiệp muốn tăng trao đổi giữa các phòng ban, và vách làm điều ngược lại. Ranh giới giữa hai cụm nên là lối đi hoặc tủ thấp, đủ để biết đây là hai nhóm khác nhau nhưng không cản trao đổi.

Ngoại lệ cần vách kín: nhóm làm việc với thông tin bảo mật như nhân sự và tài chính, và nhóm có nhiều cuộc gọi như bán hàng và chăm sóc khách hàng. Nhóm thứ hai cần tách vì tiếng ồn, không vì bảo mật.

Khi xếp cụm cạnh nhau, cân nhắc quan hệ công việc: nhóm bán hàng nên gần khu tiếp khách, nhóm kỹ thuật nên gần phòng máy, nhóm hành chính nên gần lối vào để nhận hàng và tiếp khách không hẹn trước.

Một tiêu chí ít được tính là hướng tăng trưởng của từng cụm. Nhóm dự kiến tuyển nhiều trong năm tới nên đặt cạnh khoảng có thể mở rộng, không kẹp giữa hai cụm ổn định. Đặt sai thì khi nhóm đó lớn lên phải xé lẻ sang khu khác, mất chính sự liền mạch mà việc xếp theo cụm định giữ. Trên mặt bằng cho doanh nghiệp đang tuyển, để một cụm giáp cạnh trống 15 đến 20 phần trăm số chỗ là biên hợp lý cho mười tám tháng.

Chỗ ngồi linh hoạt khi tỉ lệ có mặt thấp

Với mô hình làm việc kết hợp, tỉ lệ nhân sự có mặt mỗi ngày thường 55 đến 75 phần trăm. Thiết kế đủ chỗ cho 100 phần trăm là thiết kế cho không gian trống.

Ba mức chia sẻ chỗ ngồi

Có ba cách xử lý, mức độ triệt để tăng dần.

1. Giữ chỗ cố định nhưng giảm diện tích mỗi chỗ, dùng phần tiết kiệm cho khu họp nhóm và khu tập trung. Ít gây phản ứng nhất.
2. Chỗ cố định cho nhóm có mặt thường xuyên, chỗ dùng chung cho nhóm linh hoạt. Tỉ lệ phổ biến là 70 phần trăm cố định, 30 phần trăm dùng chung.
3. Chỗ dùng chung hoàn toàn với hệ thống đặt trước. Tiết kiệm nhất nhưng cần thay đổi văn hoá và hạ tầng tủ đồ cá nhân.

Điều kiện chung cho cả ba: phải có tủ đồ cá nhân cho từng người, và phải có đủ khu tập trung yên tĩnh. Bỏ hai điều kiện này thì mô hình linh hoạt gây khó chịu nhiều hơn tiết kiệm. Cách bố trí cho mô hình kết hợp nằm trong bài về văn phòng hybrid .

Tỉ lệ chia sẻ đặt sai gây phản ứng ngược

Con số quyết định là tỉ lệ chỗ trên người, không phải phần trăm dùng chung. Với tỉ lệ có mặt trung bình 65 phần trăm, đặt 0,7 chỗ mỗi người là an toàn; nhưng trung bình che giấu ngày cao điểm. Thứ Ba và thứ Tư thường có mặt cao hơn trung bình 15 đến 20 phần trăm, nên tỉ lệ tính theo trung bình sẽ thiếu chỗ đúng vào hai ngày đông nhất, và nhân viên đến không có chỗ ngồi là trải nghiệm phá vỡ niềm tin vào mô hình nhanh nhất. Cách đúng là tính theo ngày cao điểm cộng biên 5 phần trăm, không theo trung bình tuần.

Other biệt giữa bố trí cho mật độ cao và quy hoạch tổng thể mặt bằng nằm ở cấp độ: bố trí chỗ ngồi làm việc trong khu đã được phân từ steps quy hoạch. Nếu tỉ lệ phụ trợ và trục di chuyển của toàn mặt bằng chưa đúng thì tối ưu chỗ ngồi cũng không cứu được, nên hai việc phải làm theo thứ tự, chi tiết trong bài về quy hoạch mặt bằng văn phòng .

Kiểm tra bố trí trước khi chốt

Bốn phép kiểm tra làm được ngay trên bản vẽ.

Đếm lại số chỗ ngồi thủ công. Không tin bảng thống kê, đếm trực tiếp trên bản vẽ và kiểm tra từng chỗ có đủ khoảng lùi.

Vẽ đường di chuyển từ mỗi chỗ tới lối thoát gần nhất. Kiểm tra không có chỗ nào phải đi vòng quá xa, và đường không bị chặn bởi bàn.

Đánh dấu mọi chỗ có lưng ra lối đi. Nếu quá 20 phần trăm số chỗ, cần bố trí lại hoặc thêm tủ chắn.

Kiểm tra chỗ đặt máy in, tủ đồ và khu để rác. Nếu bản vẽ không có, chúng sẽ chiếm lối đi sau khi vào ở.

Bốn phép kiểm tra này mất khoảng ba mươi phút và phát hiện phần lớn vấn đề. Làm sớm trên bản vẽ luôn rẻ hơn nhiều lần so với phát hiện sau khi đã lắp bàn. Toàn bộ quy trình thiết kế từ khảo sát tới hồ sơ triển khai nằm trong bài về thiết kế nội thất văn phòng chuyên nghiệp .

Doanh nghiệp cần rà lại phương án bố trí chỗ ngồi có thể xem các dự án ORIIN Concept đã bàn giao , tham khảo phạm vi dịch vụ , hoặc liên hệ ORIIN Concept để nhận kiểm tra mật độ và hướng ngồi trên bản vẽ hiện có.

Câu hỏi thường gặp về bố trí chỗ ngồi văn phòng

Bố trí chỗ ngồi văn phòng bao nhiêu mét vuông mỗi người?

Riêng chỗ ngồi làm việc gồm bàn và khoảng lùi ghế cần 3,5 đến 4,5m2 mỗi người. Tính cả lối đi trong khu làm việc thì 5 đến 6,5m2. Con số này chưa gồm phòng họp, pantry và khu phụ trợ; tính đủ toàn bộ mặt bằng thì mức phổ biến ở Việt Nam là 7 đến 9m2 mỗi người.

Bàn làm việc nên hướng ra sao?

Tránh hai hướng: ngồi lưng ra lối đi chính và ngồi đối diện trực tiếp cửa ra vào. Hướng tốt nhất là nhìn theo chiều vuông góc với cửa sổ để không bị chói mà vẫn có ánh sáng tự nhiên. Nếu buộc phải ngồi lưng ra lối đi, nên có tủ thấp hoặc vách lửng phía sau.

Khoảng cách giữa hai dãy bàn đối diện bao nhiêu?

Nếu hai người ngồi đối diện không có vách chắn, khoảng cách giữa hai cạnh bàn nên tối thiểu 1,4m để không bị cảm giác đối mặt. Với vách lửng cao 40 đến 50cm trên mặt bàn, khoảng cách 1,2m là đủ. Dưới 1,2m thì cần vách cao hơn tầm mắt khi ngồi.

Có nên xếp chỗ ngồi theo phòng ban không?

Nên, nhưng theo cụm chứ không theo dãy tách biệt. Cụm phòng ban giữ được sự phối hợp nội bộ trong khi vẫn cho phép trao đổi giữa các nhóm ở ranh giới. Tách hoàn toàn bằng vách làm giảm trao đổi liên phòng ban, thứ mà phần lớn doanh nghiệp lại muốn tăng.

Về người viết

Nội dung trên được biên soạn bởi Đinh Châu Nhật Tảo — Kiến trúc sư Premium tại ORIIN Concept, phụ trách quy hoạch mặt bằng, tiêu chuẩn diện tích, tổ chức không gian. Các số liệu và ví dụ trong bài lấy từ hồ sơ dự án ORIIN Concept đã bàn giao, không phải tài liệu tham khảo lại.

Cần đánh giá cụ thể cho mặt bằng của bạn? Xem danh mục dự án đã hoàn thiện , tham khảo phạm vi dịch vụ hoặc liên hệ ORIIN Concept để nhận tư vấn về bố trí chỗ ngồi văn phòng.

Bài này thuộc cụm nội dung về thiết kế thi công nội thất văn phòng của ORIIN Concept — nơi tập hợp toàn bộ quy trình, đơn giá và tiêu chuẩn nghiệm thu mà chúng tôi áp dụng cho dịch vụ thiết kế thi công văn phòng trọn gói.