Quy Hoạch Mặt Bằng Văn Phòng: Đọc Bản Vẽ Layout Trước Khi Ký

Việc quy hoạch mặt bằng văn phòng quyết định phần lớn chất lượng không gian làm việc, nhiều hơn cả vật liệu và chi tiết hoàn thiện. Một mặt bằng bố trí sai thì dù dùng vật liệu cấp cao vẫn cho ra không gian khó dùng: lối đi cắt qua khu cần yên tĩnh, khách phải đi xuyên qua chỗ nhân viên, phòng họp không ai muốn vào vì ở góc xa.

Vấn đề là bản vẽ bố trí đầu tiên thường được nhìn như hình ảnh chứ không như tài liệu kỹ thuật. Bài viết này nêu bảy điểm phải kiểm tra, theo thứ tự.

Bắt đầu từ điểm cố định, không từ bàn làm việc

Sai lầm phổ biến nhất là bắt đầu bằng câu hỏi xếp được bao nhiêu bàn. Cách làm đúng đi từ những thứ không thể dịch chuyển.

Các điểm cố định gồm: lối vào chính từ hành lang toà nhà, vị trí thang thoát hiểm, hộp gen kỹ thuật, trục cấp thoát nước, vị trí đầu chờ điều hoà, và cột kết cấu. Những điểm này quyết định pantry và nhà vệ sinh phải nằm đâu, khu nào có thể làm phòng kín, khu nào buộc để mở.

Sau khi đánh dấu điểm cố định, xác định trục di chuyển chính từ lối vào đi vào bên trong. Trục này phải thẳng và liên tục, không gấp khúc qua các khu chức năng. Chỉ sau khi có trục mới đặt các khối chức năng hai bên, và bàn làm việc là steps cuối.

Một bố trí bắt đầu từ bàn làm việc thường có trục di chuyển hình thành ngẫu nhiên từ khoảng trống còn lại, và đó là nguyên nhân của cảm giác lộn xộn dù mọi thứ đều ngay ngắn.

Lưới cột quyết định mọi khối chức năng đặt được ở đâu

Sau lối vào và trục kỹ thuật, lưới cột là ràng buộc cứng thứ hai và thường bị bỏ qua ở bản vẽ đầu. Bước cột trong nhà văn phòng Việt Nam phổ biến là 8 đến 9m, đôi khi 6m ở nhà cũ. Con số này quyết định trực tiếp phòng họp và phòng kín đặt được cỡ nào mà không có cột mọc giữa phòng.

Khớp kích thước phòng với steps cột

Một phòng họp rộng khớp một nhịp cột 8,4m thì gọn và không vướng; một phòng rộng 5m cắt ngang giữa hai cột sẽ để lại cột thừa trong phòng hoặc dải chết cạnh vách. Nguyên tắc là chia phòng theo bội số hoặc ước số của steps cột, không chia theo số tròn cho đẹp. Trên dự án đã theo dõi, việc chỉnh chiều rộng một dãy phòng họp từ 5m về 4,2m để khớp nửa nhịp cột đã loại được ba cột lồi ra giữa phòng.

Cột giữa khu mở xử lý thế nào

Cột nằm trong khu làm việc mở không phải lỗi nếu được dùng đúng: gắn thành đầu dãy bàn, bọc thành trụ tủ, hoặc thành mốc phân cụm. Sai lầm là để cột đứng tự do giữa lối đi, vừa cản di chuyển vừa tạo điểm chết không ai dùng. Kích thước cụm bàn quanh cột cần tính từ tiết diện cột thực, thường 400 đến 700mm mỗi cạnh cho nhà cao tầng; chi tiết cách xếp cụm bàn theo mật độ nằm trong bài về bố trí chỗ ngồi văn phòng .

Kiểm tra tỉ lệ diện tích phụ trợ

Tính nhanh trên bản vẽ: tổng diện tích lối đi, khu phụ trợ, kho, phòng máy và trục kỹ thuật chia cho tổng diện tích sàn.

Tỉ lệ thấp thường xuất hiện khi chủ đầu tư yêu cầu tối đa số chỗ ngồi. Kết quả là lối đi hẹp, không có chỗ đặt tủ, và khu pantry chỉ còn một góc nhỏ. Sáu tháng sau khi vào ở, doanh nghiệp phải bỏ bớt bàn để lấy chỗ, tức là đã trả tiền thi công cho phần không dùng được.

Trục di chuyển không được cắt qua khu cần tập trung

Nguyên tắc: người đi từ lối vào tới phòng họp, pantry hoặc nhà vệ sinh không được đi xuyên qua giữa các dãy bàn làm việc.

Cách kiểm tra luồng di chuyển trên bản vẽ

Cách kiểm tra trên bản vẽ: vẽ đường từ lối vào tới từng khu phụ trợ, xem đường nào cắt qua khu làm việc. Nếu có, cần bố trí lại để trục chạy dọc theo cạnh khu làm việc thay vì cắt ngang.

Nên vẽ riêng ba luồng vì chúng có tần suất khác nhau: luồng khách từ lối vào tới phòng họp, luồng nhân viên tới pantry và nhà vệ sinh, và luồng tới máy in cùng khu lưu trữ. Luồng tới pantry và vệ sinh là luồng dày nhất trong ngày, nên nó là luồng phải giữ sạch nhất khỏi khu tập trung; ưu tiên sai — tối ưu luồng khách mà để luồng pantry cắt ngang khu làm việc — là lỗi bố trí phổ biến vì luồng khách ít lần nhưng dễ thấy hơn khi trình bày phương án.

Vì sao mỗi lần đi qua là một chi phí

Điểm này ảnh hưởng trực tiếp tới năng suất. Mỗi người đi qua là một lần gián đoạn cho những người ngồi hai bên, và với văn phòng 50 người thì lượng di chuyển trong ngày rất lớn. Ước lượng thô: mỗi người ra khỏi chỗ trung bình 8 đến 12 lần mỗi ngày cho pantry, vệ sinh và họp; với 50 người là 400 đến 600 lượt di chuyển, và mỗi lượt cắt qua khu tập trung kéo theo vài giây mất tập trung cho hai tới bốn người ngồi cạnh.

Trường hợp mặt bằng dài và hẹp buộc trục phải đi giữa, giải pháp là dùng tủ thấp hoặc vách lửng cao 1,2 đến 1,4m làm ranh giới thị giác, vẫn giữ được cảm giác mở nhưng chắn tầm nhìn ngang khi ngồi.

Ánh sáng tự nhiên phân bổ theo mức độ cần tập trung

Cửa sổ là tài nguyên có hạn và phân bổ nó là quyết định quan trọng. Nguyên tắc phổ biến nhưng thường bị làm ngược: khu làm việc chung nên được ưu tiên gần cửa sổ, phòng kín và khu phụ trợ đặt vào lõi.

Cách làm ngược, đặt phòng giám đốc và phòng họp dọc theo toàn bộ mặt cửa sổ, khiến khu làm việc chung nơi đông người nhất phải dùng ánh sáng nhân tạo suốt ngày. Đây là bố trí theo thứ bậc chứ không theo công năng.

Giải pháp cân bằng: dùng vách kính cho phòng kín nằm ven cửa sổ để ánh sáng xuyên vào lõi, hoặc đặt phòng kín ở hai đầu và giữ toàn bộ mặt giữa cho khu làm việc chung. Yêu cầu độ rọi cụ thể nằm trong bài về tiêu chuẩn chiếu sáng văn phòng .

Bảy điểm cần kiểm tra khi nhận bản vẽ bố trí

Danh mục để rà soát trước khi chốt phương án.

1. Đủ số chỗ ngồi yêu cầu, kèm biên dự phòng. Đếm trực tiếp trên bản vẽ, không tin bảng thống kê. Kiểm tra có chừa chỗ cho tăng trưởng ba năm tới.
2. Lối đi đủ rộng. Lối chính 1,2 đến 1,5m, lối phụ tối thiểu 0,9m, khoảng lùi sau ghế tối thiểu 0,8m.
3. Đường thoát hiểm hợp lệ. Khoảng cách từ chỗ xa nhất tới lối thoát trong ngưỡng quy định, chiều rộng không bị thu hẹp bởi vách. Chi tiết trong bài về tiêu chuẩn lối thoát hiểm văn phòng .
4. Trục di chuyển không cắt khu tập trung. Vẽ đường từ lối vào tới từng khu phụ trợ để kiểm tra.
5. Phòng họp không cạnh pantry. Cũng không cạnh phòng máy hay khu in ấn vì tiếng ồn.
6. Vị trí pantry và nhà vệ sinh khớp trục nước. Nếu lệch, chi phí kéo ống và độ dốc thoát nước sẽ thành vấn đề.
7. Có chỗ cho những thứ không ai vẽ. Tủ đồ cá nhân, chỗ để xe đẩy, kho văn phòng phẩm, chỗ đặt máy in, khu để rác. Thiếu chúng thì hành lang sẽ thành kho.

Điểm thứ bảy hay bị bỏ nhất. Một bố trí hoàn hảo trên giấy nhưng không có kho sẽ trở nên bừa bộn sau ba tháng, vì đồ phải để đâu đó.

Mật độ và cảm nhận về không gian

Hai mặt bằng cùng số mét vuông trên mỗi người có thể cho cảm nhận rất khác nhau, tuỳ cách phân bổ.

Yếu tố quyết định không phải diện tích trung bình mà là khoảng cách tới bề mặt thẳng đứng gần nhất và tầm nhìn từ chỗ ngồi. Một chỗ ngồi có 6m2 nhưng bị vây ba mặt bởi vách cho cảm giác chật hơn chỗ ngồi 4,5m2 nhìn ra không gian mở.

Do đó khi cần tăng mật độ, cách ít gây khó chịu nhất là giảm diện tích mỗi chỗ nhưng giữ tầm nhìn thoáng, thay vì giữ diện tích mà chia nhỏ bằng vách. Standard diện tích tham chiếu nằm trong bài về tiêu chuẩn diện tích cho một nhân viên , còn cách chọn giữa mở và kín nằm trong bài về không gian mở hay phòng kín .

Quy hoạch cho khả năng thay đổi

Mặt bằng tốt là mặt bằng chịu được thay đổi mà không phải làm lại. Ba điều kiện.

Module hoá kích thước. Dùng lưới kích thước thống nhất cho bàn và vách, để có thể thêm hoặc bớt một đơn vị mà không phải cắt lại.

Vách tháo lắp được ở những ranh giới có thể đổi. Phòng họp nhỏ có thể cần mở rộng, khu nào có khả năng đó thì dùng vách khung nhôm thay vì thạch cao.

Hạ tầng dư ở vị trí tiềm năng. Chừa ổ điện và ổ mạng cho các vị trí chỗ ngồi chưa dùng. Chi phí thêm nhỏ, còn kéo dây sau khi hoàn thiện thì phải phá lớp trần.

Với doanh nghiệp đang tăng trưởng nhân sự, ba điều kiện này quyết định mặt bằng dùng được ba năm hay phải cải tạo sau mười tám tháng. Cách thiết kế cho tăng trưởng nằm trong bài về thiết kế văn phòng cho nhân sự tăng trưởng .

Điều kiện thứ nhất, module hoá kích thước, có tác động lớn nhất nhưng khó thấy nhất trên bản vẽ đầu. Khi bàn, vách và lưới trần cùng theo một steps module, thêm mười chỗ ngồi chỉ là kéo dài dãy thêm vài đơn vị; khi ba hệ dùng ba steps khác nhau, mỗi lần thay đổi đều đụng phần khác và kéo theo cắt lại vách hoặc trần. Đây là lý do một mặt bằng nhìn giống nhau trên giấy có thể chênh nhau nhiều lần về chi phí điều chỉnh về sau.

Doanh nghiệp cần rà soát bản vẽ bố trí cho mặt bằng cụ thể có thể xem các dự án ORIIN Concept đã bàn giao , tham khảo phạm vi dịch vụ thiết kế , hoặc liên hệ ORIIN Concept để được kiểm tra phương án theo bảy điểm trên.

Câu hỏi thường gặp về quy hoạch mặt bằng văn phòng

Quy hoạch mặt bằng văn phòng nên bắt đầu từ đâu?

Từ trục di chuyển và các điểm cố định, không từ vị trí bàn làm việc. Điểm cố định gồm lối vào, trục kỹ thuật, hộp gen, vị trí nhà vệ sinh và thang thoát hiểm. Sau khi xác định trục di chuyển chính từ những điểm này, mới đặt các khối chức năng, và bàn làm việc là steps cuối cùng.

Lối đi trong văn phòng cần rộng bao nhiêu?

Lối đi chính nên từ 1,2 đến 1,5m để hai người đi ngược chiều không phải nhường. Lối đi phụ giữa các dãy bàn tối thiểu 0,9m, và khoảng lùi phía sau ghế tối thiểu 0,8m để rút ghế ra được. Lối thoát hiểm có yêu cầu riêng theo quy định phòng cháy, thường tối thiểu 1,2m và không được thu hẹp.

Phòng họp nên đặt ở đâu trong mặt bằng?

Gần lối vào và khu tiếp khách để khách không phải đi xuyên qua khu làm việc, đồng thời cách khu cần tập trung. Không đặt cạnh pantry vì tiếng ồn, không đặt ở góc xa nhất vì sẽ ít được dùng. Nếu có hai phòng họp, nên một gần lối vào cho khách và một sâu bên trong cho họp nội bộ.

Bao nhiêu phần trăm diện tích dành cho lối đi và khu phụ trợ?

Thông thường 25 đến 35 phần trăm tổng diện tích dành cho lối đi, khu phụ trợ, kho và trục kỹ thuật. Tỉ lệ dưới 22 phần trăm cho thấy mặt bằng bị nhồi và sẽ chật khi vận hành. Trên 40 phần trăm là dấu hiệu mặt bằng có hình dạng bất lợi hoặc quy hoạch chưa chặt.

Về người viết

Nội dung trên được biên soạn bởi Đinh Châu Nhật Tảo — Kiến trúc sư Premium tại ORIIN Concept, phụ trách quy hoạch mặt bằng, tiêu chuẩn diện tích, tổ chức không gian. Các số liệu và ví dụ trong bài lấy từ hồ sơ dự án ORIIN Concept đã bàn giao, không phải tài liệu tham khảo lại.

Cần đánh giá cụ thể cho mặt bằng của bạn? Xem danh mục dự án đã hoàn thiện , tham khảo phạm vi dịch vụ hoặc liên hệ ORIIN Concept để nhận tư vấn về quy hoạch mặt bằng văn phòng.

Bài này thuộc cụm nội dung về thiết kế thi công nội thất văn phòng của ORIIN Concept — nơi tập hợp toàn bộ quy trình, đơn giá và tiêu chuẩn nghiệm thu mà chúng tôi áp dụng cho dịch vụ thiết kế thi công văn phòng trọn gói.