Dự Toán Thi Công Văn Phòng: Cách Đọc Bảng Khối Lượng Không Bị Đội Giá

Bản dự toán thi công văn phòng là tài liệu duy nhất cho biết ngân sách thực sự đi đâu. Khác với báo giá chỉ có con số tổng, dự toán liệt kê từng hạng mục kèm khối lượng và đơn giá, nên đây là tài liệu duy nhất có thể kiểm tra được. Vấn đề là phần lớn chủ đầu tư nhận bảng dự toán vài chục dòng, xem dòng tổng cuối cùng rồi thương lượng giảm phần trăm, mà không kiểm tra khối lượng.

Kết quả là những dòng bị tính thiếu vẫn nằm im, và chúng xuất hiện lại dưới dạng phát sinh khi thi công tới nửa chặng. Bài viết này chỉ cách đọc bảng dự toán theo trình tự của người bóc tách khối lượng.

Một bảng dự toán đầy đủ trông thế nào

Dự toán chuẩn có sáu cột. Thiếu bất kỳ cột nào cũng làm bảng mất khả năng kiểm tra.

Cột đơn vị là chỗ đáng chú ý nhất. Khi một hạng mục giá trị lớn được ghi đơn vị là "gói" hoặc "hệ thống" thay vì mét vuông hay mét dài, khối lượng không còn kiểm tra được và chủ đầu tư mất hoàn toàn công cụ đối chiếu. Với các hạng mục trên 100 triệu đồng, luôn yêu cầu tách theo đơn vị đo được.

Bảy dòng thường bị thiếu trong dự toán

Đây là những hạng mục chắc chắn phải làm nhưng hay không xuất hiện ở bảng dự toán đầu tiên, xếp theo mức độ tốn kém khi phát sinh về sau.

1. Xử lý hệ thống kỹ thuật hiện hữu không đạt. Mặt bằng cũ thường có dây điện đi nổi, ống nước rò hoặc đầu chờ điều hoà sai vị trí. Chi phí khắc phục dao động 80 đến 250 triệu đồng cho mặt bằng 400m2.
2. Thẩm duyệt và điều chỉnh phòng cháy. Mỗi lần dịch vách là phải dịch sprinkler và đầu báo, kèm hồ sơ thẩm duyệt. Khoản này thường 30 đến 90 triệu đồng và không thể bỏ.
3. Bù trừ cốt sàn. Sàn cũ ít khi phẳng đúng dung sai của vật liệu mới. Lớp cán phẳng tốn 120.000 đến 200.000 đồng mỗi mét vuông.
4. Vận chuyển và xử lý phế thải. Riêng phần này ở mặt bằng có nội thất cũ đã là 40 đến 100 triệu đồng, gồm cả phí đổ thải theo quy định.
5. Chi phí thi công ngoài giờ. Nếu toà nhà chỉ cho làm sau 18 giờ, phần chênh công đêm phải nằm thành dòng riêng.
6. Vệ sinh công nghiệp và chạy thử. Làm sạch trước ngày nhân viên vào, chạy thử điều hoà và hệ điện. Khoảng 25.000 đến 45.000 đồng mỗi mét vuông.
7. Hồ sơ hoàn công. Bản vẽ as-built, biên bản nghiệm thu từng hạng mục, chứng chỉ vật liệu. Ban quản lý toà nhà sẽ đòi bộ này trước khi trả tiền cọc.

Kinh nghiệm từ các dự án đã nghiệm thu: bảy dòng trên cộng lại thường bằng 12 đến 18 phần trăm giá trị hợp đồng. Một dự toán không có chúng không phải rẻ hơn, chỉ là chưa đầy đủ.

Dòng tốn kém nhất khi phát sinh: hệ thống kỹ thuật hiện hữu

Trong bảy dòng trên, xử lý hệ thống kỹ thuật cũ là dòng có biên độ rộng nhất và khó lường nhất, vì phần lớn nằm khuất sau trần và tường cho tới khi phá dỡ mới lộ ra. Trên một mặt bằng 420m2 từng là văn phòng ngân hàng, sau khi tháo trần mới thấy toàn bộ tuyến ống gió cũ đã hoen gỉ và không dùng lại được, cùng một đoạn trục nước bị âm trong tường không có bản vẽ. Chi phí thay và định tuyến lại phát sinh 210 triệu đồng, đúng vào khoảng đầu trên của dải 80 đến 250 triệu.

Cách duy nhất để dòng này không thành cú sốc ngân sách là khảo sát phá dỡ thử ở vài điểm trước khi chốt dự toán, hoặc ghi rõ trong hợp đồng rằng phần hệ thống ẩn được tính theo khối lượng thực tế sau phá dỡ. Bỏ qua cả hai thì con số 80 đến 250 triệu này rơi thẳng vào phát sinh giữa dự án, khi ngân sách đã cạn phần dự phòng.

Cách tự kiểm tra khối lượng chỉ trong một giờ

Không cần biết bóc tách chuyên nghiệp cũng kiểm tra được phần lớn rủi ro. Cách làm theo nguyên tắc Pareto: bốn dòng lớn nhất thường chiếm 60 phần trăm giá trị.

Bắt đầu bằng việc sắp bảng dự toán theo thành tiền giảm dần. Lấy bốn dòng đầu tiên rồi tự tính lại khối lượng từ bản vẽ mặt bằng.

Với trần, khối lượng gần bằng diện tích sàn trừ phần các phòng có trần khác loại. Sai lệch quá 8 phần trăm cần hỏi lại. Với vách, đo tổng chiều dài vách trên mặt bằng rồi nhân chiều cao thông thuỷ; nhớ trừ diện tích cửa. Với sàn, bằng diện tích sàn trừ khu vực dùng vật liệu khác như sàn pantry hoặc nhà vệ sinh. Với đồ gỗ đặt đóng, đếm số lượng theo bản vẽ và kiểm tra kích thước từng món.

Nếu bốn dòng này khớp, phần còn lại thường đáng tin vì nhà thầu bóc tách bằng cùng một quy trình. Nếu một trong bốn dòng lệch trên 10 phần trăm, cần yêu cầu bóc tách lại toàn bộ.

Sai số dồn từ đâu khi tự tính khối lượng

Khi tự tính lại, đừng kỳ vọng khớp tuyệt đối — luôn có sai số vài phần trăm và biết nó từ đâu ra thì mới phân biệt được sai số bình thường với dấu hiệu bất thường. Diện tích trần thực tế nhỏ hơn diện tích sàn khoảng 3 đến 6 phần trăm do phần vách chiếm chỗ và các hộp kỹ thuật. Chiều dài vách đo trên bản vẽ thường lệch 2 đến 4 phần trăm so với thực tế vì bản vẽ đo theo tim vách còn thi công đo theo mặt phủ. Với đồ gỗ, sai số đến từ việc bản vẽ tính theo kích thước phủ bì còn dự toán có thể tính theo mét vuông bề mặt khai triển.

Vì thế ngưỡng 5 đến 8 phần trăm là vùng bình thường, không cần truy. Chỉ khi lệch vượt 10 phần trăm ở một dòng lớn mới là dấu hiệu hoặc khối lượng bị thổi, hoặc phạm vi công tác được hiểu khác nhau giữa hai bên — cả hai đều cần làm rõ bằng văn bản trước khi ký, không phải sau.

Đơn giá bất thường ở đâu

Có hai kiểu bất thường về đơn giá, và chúng ngược nhau.

Kiểu thứ nhất là đơn giá thấp ở dòng khối lượng lớn. Nhìn qua thì có lợi, nhưng đây thường là cách hạ tổng dự toán để thắng thầu, sau đó bù lại bằng phát sinh. Dấu hiệu nhận biết: đơn giá thấp hơn thị trường trên 20 phần trăm ở hạng mục dùng vật liệu tiêu chuẩn, nơi không có cách nào tối ưu.

Kiểu thứ hai là đơn giá cao ở dòng khối lượng nhỏ. Chủ đầu tư ít để ý những dòng vài triệu đồng, nên đây là chỗ dồn biên lợi nhuận. Cộng dồn nhiều dòng nhỏ có thể tới vài chục triệu.

Cách xử lý cho cả hai: yêu cầu nhà thầu ghi rõ chủng loại vật liệu kèm mã sản phẩm cho mọi dòng trên 20 triệu đồng. Khi có mã cụ thể, đơn giá có thể tra được và không còn chỗ để lệch.

Các mốc dự toán trong một dự án

Dự toán không phải tài liệu làm một lần. Trên thực tế có ba phiên bản, và lẫn chúng với nhau là nguồn tranh chấp phổ biến.

Dự toán sơ bộ làm khi mới có phương án mặt bằng, sai số 15 đến 20 phần trăm. Dùng để quyết định có thuê mặt bằng và có đủ ngân sách không. Không dùng để ký hợp đồng.

Dự toán chi tiết làm khi đã có hồ sơ triển khai đầy đủ, sai số dưới 5 phần trăm. Đây là cơ sở ký hợp đồng và là bản duy nhất có giá trị đối chiếu khi có phát sinh.

Quyết toán làm khi hoàn thành, tính theo khối lượng thực tế thi công. Chênh lệch giữa quyết toán và dự toán chi tiết phải giải thích được bằng biên bản phát sinh có xác nhận hai bên. Chênh trên 10 phần trăm mà không có biên bản là dấu hiệu quy trình kiểm soát bị bỏ.

Nhiều tranh chấp phát sinh vì hợp đồng ký trên dự toán sơ bộ. Khi đó nhà thầu có cơ sở hợp lý để tăng giá ở giai đoạn triển khai, còn chủ đầu tư không có căn cứ để từ chối. Thứ tự đúng là chốt hồ sơ triển khai trước, dự toán chi tiết sau, rồi mới ký. Cách chia mốc thanh toán tương ứng được nêu trong bài về thanh toán theo giai đoạn thi công văn phòng .

Vì sao chênh giữa quyết toán và dự toán chi tiết phải dưới 10 phần trăm

Dự toán chi tiết lập trên hồ sơ triển khai đầy đủ nên khối lượng đã gần đúng với thực tế thi công; phần chênh còn lại chỉ đến từ các điều chỉnh nhỏ tại hiện trường và dung sai đo bóc. Với một bộ hồ sơ chuẩn, phần chênh này nằm dưới 5 phần trăm. Khi quyết toán vượt dự toán chi tiết trên 10 phần trăm mà không kèm biên bản phát sinh, gần như luôn có một trong hai nguyên nhân: hồ sơ triển khai thực ra chưa đủ chi tiết khi ký, hoặc quá trình thi công có thay đổi phạm vi không được ghi nhận kịp thời.

Đây là lý do biên bản phát sinh phải lập ngay tại thời điểm phát sinh, không dồn tới cuối dự án. Ghi muộn thì hai bên không còn nhớ chính xác khối lượng và lý do, và khoản chênh 10 phần trăm trên một hợp đồng vài tỉ đồng là con số đủ lớn để thành tranh chấp kéo dài.

Điều khoản cần gắn với dự toán trong hợp đồng

Bảng dự toán chỉ có hiệu lực khi được hợp đồng dẫn chiếu đúng cách. Bốn điều khoản tối thiểu.

• Dự toán chi tiết là phụ lục không tách rời, kèm ngày lập và số phiên bản. Tránh trường hợp thi công theo một bản khác bản đã thống nhất.
• Cơ chế xử lý phát sinh: phát sinh phải có biên bản, đơn giá phát sinh dùng đúng đơn giá trong dự toán gốc cho công tác tương tự, chỉ hạng mục hoàn toàn mới mới báo giá riêng.
• Ngưỡng phát sinh cần chủ đầu tư phê duyệt trước, thường 10 triệu đồng cho mỗi lần và 3 phần trăm giá trị hợp đồng cho tổng cộng.
• Điều kiện quyết toán: đo bóc theo khối lượng thực tế, có biên bản nghiệm thu từng hạng mục.

Nội dung chi tiết của các điều khoản này nằm trong bài về hợp đồng thi công nội thất văn phòng . Doanh nghiệp muốn đối chiếu mức độ chi tiết của một bộ dự toán thực tế có thể xem danh mục dự án đã bàn giao hoặc liên hệ ORIIN Concept để nhận mẫu bảng bóc tách theo quy mô tương đương.

Câu hỏi thường gặp về dự toán thi công văn phòng

Dự toán thi công văn phòng khác báo giá ở điểm nào?

Báo giá là con số tổng kèm mô tả phạm vi, còn dự toán là bảng chi tiết từng hạng mục với khối lượng, đơn vị và đơn giá. Chỉ có dự toán mới kiểm tra được vì nó cho phép đối chiếu khối lượng với bản vẽ. Nhận báo giá một dòng thì không có cách nào biết nhà thầu tính đủ hay thiếu.

Làm sao biết khối lượng trong dự toán có đúng không?

Chọn ba đến bốn dòng có giá trị lớn nhất rồi tự tính lại từ bản vẽ. Diện tích trần bằng diện tích sàn trừ phần vách chiếm chỗ, diện tích vách bằng chiều dài nhân chiều cao thông thuỷ. Nếu ba dòng lớn nhất khớp trong khoảng 5 phần trăm thì phần còn lại thường đáng tin.

Tỉ lệ dự phòng bao nhiêu là hợp lý?

Từ 8 đến 12 phần trăm cho mặt bằng đã có bản vẽ hiện trạng chính xác, 15 phần trăm cho mặt bằng cũ cần phá dỡ hoặc chưa khảo sát kỹ. Dự phòng dưới 5 phần trăm là dấu hiệu dự toán chưa lường hết rủi ro, còn trên 20 phần trăm cho thấy phạm vi công việc còn quá mờ.

Dự toán có bao gồm thuế và chi phí quản lý chưa?

Cần kiểm tra riêng vì cách trình bày khác nhau giữa các nhà thầu. Một số cộng chi phí quản lý và thuế vào đơn giá từng dòng, một số tách thành dòng riêng ở cuối bảng. Khi so sánh hai dự toán, phải đưa cả hai về cùng cách trình bày rồi mới đối chiếu.

Về người viết

Nội dung trên được biên soạn bởi Võ Trọng Bằng — QS/QC tại ORIIN Concept, phụ trách bóc tách khối lượng, đơn giá, kiểm soát chất lượng và nghiệm thu. Các số liệu và ví dụ trong bài lấy từ hồ sơ dự án ORIIN Concept đã bàn giao, không phải tài liệu tham khảo lại.

Cần đánh giá cụ thể cho mặt bằng của bạn? Xem danh mục dự án đã hoàn thiện , tham khảo phạm vi dịch vụ hoặc liên hệ ORIIN Concept để nhận tư vấn về dự toán thi công văn phòng.

Bài này thuộc cụm nội dung về thiết kế thi công nội thất văn phòng của ORIIN Concept — nơi tập hợp toàn bộ quy trình, đơn giá và tiêu chuẩn nghiệm thu mà chúng tôi áp dụng cho dịch vụ thiết kế thi công văn phòng trọn gói.