Thanh Toán Theo Giai Đoạn Thi Công Văn Phòng: Chia Mốc Sao Cho An Toàn

Cấu trúc thanh toán theo giai đoạn thi công văn phòng quyết định ai giữ đòn bẩy trong suốt dự án. Một bản hợp đồng có giá tốt nhưng chia mốc sai sẽ đặt chủ đầu tư vào thế phải trả tiền trước khi thấy kết quả, và khi tiến độ chậm thì không còn công cụ nào để thúc.

Nguyên tắc gốc rất đơn giản: tiền chỉ đi ra khi có khối lượng nghiệm thu được tương ứng. Mọi cách chia khác, dù nghe hợp lý tới đâu, đều là biến thể của việc trả trước.

Vì sao chia mốc theo thời gian là sai

Cách chia phổ biến nhất trong các mẫu hợp đồng là theo tuần hoặc theo tháng: tạm ứng 30 phần trăm, sau hai tuần trả 25 phần trăm, sau bốn tuần trả 25 phần trăm, còn lại khi hoàn thành.

Khoảng cách giữa tiền đã trả và khối lượng đã làm

Vấn đề nằm ở chỗ mốc thời gian đến bất kể công việc có tiến triển hay không. Nếu tuần thứ hai nhà thầu chỉ hoàn thành một nửa khối lượng dự kiến, chủ đầu tư vẫn tới hạn trả 25 phần trăm. Từ chối trả thì vi phạm hợp đồng, mà trả thì càng làm tăng phần đã ứng trước so với giá trị thực hiện.

Sau ba đợt như vậy, khoảng cách giữa tiền đã trả và khối lượng đã làm có thể tới 20 phần trăm giá trị hợp đồng. Đó chính là khoảng mà nhà thầu có thể bỏ dở mà không thiệt hại. Với hợp đồng 2 tỉ đồng, 20 phần trăm là 400 triệu — lớn hơn phần lợi nhuận nhà thầu kỳ vọng cho cả gói, nên tại điểm đó việc bỏ dở dự án này để dồn lực sang dự án khác trở thành lựa chọn có lợi về tài chính cho họ. Cấu trúc thanh toán sai biến việc hoàn thành dự án từ nghĩa vụ thành một quyết định kinh tế mà chủ đầu tư đã tự đặt mình vào thế yếu.

Thời gian là việc của nhà thầu, không phải của chủ đầu tư

Cách chia đúng gắn mỗi đợt với một mốc nghiệm thu cụ thể. Nhà thầu muốn nhận tiền thì phải hoàn thành và được nghiệm thu hạng mục đó. Thời gian trở thành việc của nhà thầu, không phải nghĩa vụ của chủ đầu tư.

Điểm tinh tế là cách chia này không hề bất lợi cho nhà thầu làm tốt. Đội thi công đúng tiến độ nhận tiền đúng lịch, thậm chí sớm hơn nếu đẩy nhanh khối lượng. Chỉ đội chậm mới thấy tiền về chậm — và đó chính là hành vi mà cấu trúc cần tạo ra. Một nhà thầu có năng lực không phản đối cách chia theo khối lượng, vì nó thưởng cho tốc độ thực. Nhà thầu phản đối gay gắt điều khoản này thường là tín hiệu đáng lưu ý ngay từ vòng đàm phán.

Năm mốc chuẩn cho dự án nội thất văn phòng

Cấu trúc dưới đây phù hợp với dự án 300 đến 800m2, thời gian 45 đến 70 ngày.

Ba điểm cần chú ý trong bảng này.

Mốc đợt 2 là mốc quan trọng nhất về mặt kỹ thuật, vì sau khi đóng trần thì không ai kiểm tra được phần bên trong. Gắn tiền vào mốc này đảm bảo nhà thầu phải mời nghiệm thu thay vì âm thầm che phủ. Danh mục kiểm tra ở từng mốc nằm trong bài về nghiệm thu nội thất văn phòng .

Đợt quyết toán 15 phần trăm nghe lớn nhưng cần thiết. Giai đoạn cuối luôn còn hàng chục hạng mục nhỏ chưa xong: chỉnh cửa, sơn dặm, thay ổ cắm sai vị trí. Nếu phần tiền còn lại chỉ 5 phần trăm, nhà thầu tính ra rằng chi phí làm nốt cao hơn số tiền nhận được, và họ sẽ rút đội.

Khoản giữ bảo hành tách riêng khỏi quyết toán. Gộp hai khoản này là cách để nhà thầu coi 5 phần trăm bảo hành như phần đã mất và không phản hồi khi có sự cố.

Điều kiện giải ngân phải viết được thành biên bản

Ghi "hoàn thành phần thô" là điều kiện không giải ngân được vì hai bên hiểu khác nhau. Mỗi mốc cần một danh mục hạng mục cụ thể, và biên bản nghiệm thu chỉ tick vào danh mục đó.

Ví dụ cho đợt 2, điều kiện nên viết: hoàn thành và được nghiệm thu toàn bộ hệ thống điện đi trong trần và vách theo bản vẽ ME-01 tới ME-04, hệ ống gió điều hoà theo bản vẽ HV-01 tới HV-03, hệ cáp mạng và ổ chờ theo bản vẽ IT-01, cùng khung xương trần khu vực A và B. Kèm điều kiện phụ: nhà thầu không được đóng trần bất kỳ khu vực nào trước khi có biên bản nghiệm thu của khu vực đó.

Cách viết này dài hơn nhưng loại bỏ tranh luận. Khi tới hạn, hai bên chỉ cần đối chiếu danh mục.

Ngoài ra cần điều khoản thời hạn nghiệm thu về phía chủ đầu tư: sau khi nhà thầu gửi thông báo mời nghiệm thu, chủ đầu tư phải tổ chức trong ba ngày làm việc, quá hạn thì coi như đã nghiệm thu. Không có điều khoản đối ứng này thì phần thanh toán theo khối lượng dễ bị coi là bất công và nhà thầu sẽ không đồng ý.

Bảo lãnh và các công cụ giảm rủi ro

Với hợp đồng giá trị lớn, có ba công cụ đáng đưa vào.

• Bảo lãnh tạm ứng. Ngân hàng bảo lãnh khoản tạm ứng, giá trị giảm dần theo khối lượng thực hiện. Chi phí khoảng 1 đến 2 phần trăm giá trị bảo lãnh, do nhà thầu chịu. Nên yêu cầu khi tạm ứng vượt 30 phần trăm hoặc trên 500 triệu đồng.
• Bảo lãnh thực hiện hợp đồng. Thường 5 đến 10 phần trăm giá trị hợp đồng, đảm bảo nhà thầu không bỏ dở. Với nhà thầu đã làm nhiều dự án và có uy tín, khoản này có thể thay bằng việc tăng tỉ lệ giữ lại ở đợt cuối.
• Thanh toán trực tiếp cho nhà cung cấp vật tư chính. Áp dụng cho vách kính, thiết bị điều hoà, sàn nâng — những hạng mục giá trị lớn và thời gian đặt hàng dài. Cách này chặn rủi ro nhà thầu nhận tiền mà chưa đặt hàng, nhưng cần ghi rõ trách nhiệm nếu vật tư giao sai vẫn thuộc nhà thầu.

Không cần dùng cả ba. Với dự án dưới 1 tỉ đồng và nhà thầu có hồ sơ dự án kiểm chứng được, cấu trúc năm mốc cộng giữ bảo hành thường đã đủ. Các điều khoản kèm theo nằm trong bài về hợp đồng thi công nội thất văn phòng .

Xử lý thanh toán cho khối lượng phát sinh

Phát sinh làm rối cấu trúc thanh toán nếu không có quy tắc riêng. Ba nguyên tắc.

Thứ nhất, phát sinh thanh toán riêng, không gộp vào các đợt của hợp đồng gốc. Gộp vào sẽ làm mất khả năng đối chiếu giữa tiền đã trả và khối lượng gốc đã nghiệm thu.

Thứ hai, phát sinh chỉ thanh toán sau khi hoàn thành và có biên bản, không tạm ứng. Ngoại lệ duy nhất là phát sinh cần vật tư đặt hàng riêng giá trị lớn.

Thứ ba, tổng phát sinh vượt ngưỡng đã định thì phải có phụ lục hợp đồng, không xử lý bằng biên bản rời. Ngưỡng phổ biến là 10 phần trăm giá trị hợp đồng gốc.

Lý do gộp phát sinh vào phụ lục khi vượt ngưỡng là để giữ khả năng kiểm soát. Khi phát sinh còn nhỏ và rời rạc, xử lý bằng biên bản từng lần là đủ nhanh. Nhưng khi tổng phát sinh đã vượt một phần mười giá trị gốc, nó đủ lớn để cần một lần chốt lại toàn bộ về đơn giá, tiến độ điều chỉnh và mốc thanh toán mới. Không làm steps này thì các biên bản rời tích lại thành một khoản không ai nắm được tổng, và tới lúc quyết toán mới phát hiện phát sinh đã bằng 18 đến 20 phần trăm hợp đồng gốc mà không qua một lần phê duyệt tập trung nào.

Các nguyên nhân phát sinh phổ biến và cách chặn trước nằm trong bài về phát sinh khi thi công văn phòng , còn cách kiểm tra khối lượng để đối chiếu nằm trong bài về dự toán thi công văn phòng .

Khi nhà thầu đề nghị đổi cấu trúc thanh toán

Giữa dự án, nhà thầu có thể đề nghị ứng thêm với lý do dòng tiền. Đây là tình huống cần xử lý cẩn thận vì từ chối cứng có thể làm dự án dừng, còn đồng ý dễ dãi thì mất đòn bẩy.

Đồng ý ứng thêm nhưng gắn điều kiện

Cách xử lý hợp lý: đồng ý ứng thêm nhưng gắn điều kiện. Yêu cầu bảng kê vật tư cụ thể mà khoản ứng đó dùng để đặt hàng, và thanh toán trực tiếp cho nhà cung cấp thay vì chuyển cho nhà thầu. Cách này giải quyết đúng vấn đề dòng tiền mà không làm tăng phần trả trước.

Khi nhà thầu không đưa được bảng kê vật tư

Nếu nhà thầu không cung cấp được bảng kê vật tư, lý do dòng tiền thường không nằm ở dự án này mà ở dự án khác của họ. Đó là dấu hiệu cần đánh giá lại năng lực tài chính, và là lúc nên kiểm tra tiến độ hiện trường kỹ hơn bình thường. Cách theo dõi hiện trường hằng ngày nằm trong bài về giám sát thi công nội thất .

Trên thực tế, một nhà thầu dùng tiền ứng của dự án này để bù cho dự án khác là mô hình rủi ro dây chuyền: khi dự án kia vỡ, khoản thiếu hụt quay lại đúng dự án đang ứng thêm. Vì vậy dấu hiệu không đưa được bảng kê vật tư đáng lo hơn bản thân việc thiếu tiền. Ở điểm này, giữ nguyên cấu trúc thanh toán theo khối lượng và tăng tần suất giám sát là phản ứng an toàn hơn nhiều so với việc nới tay để giữ hoà khí.

Doanh nghiệp cần rà lại cấu trúc thanh toán cho một hợp đồng cụ thể có thể xem các dự án ORIIN Concept đã bàn giao , tham khảo phạm vi dịch vụ , hoặc liên hệ ORIIN Concept để trao đổi về cách chia mốc phù hợp quy mô dự án.

Câu hỏi thường gặp về thanh toán theo giai đoạn thi công văn phòng

Tạm ứng thi công văn phòng bao nhiêu phần trăm là hợp lý?

Mức phổ biến là 25 đến 30 phần trăm giá trị hợp đồng, dùng để nhà thầu đặt vật tư và huy động nhân lực. Trên 40 phần trăm là mức bất lợi cho chủ đầu tư vì lúc đó nhà thầu đã thu phần lớn biên lợi nhuận và mất động lực đẩy tiến độ. Nếu nhà thầu yêu cầu cao hơn, nên đòi bảo lãnh tạm ứng từ ngân hàng.

Nên giữ lại bao nhiêu cho đợt thanh toán cuối?

Tối thiểu 15 phần trăm giá trị hợp đồng cho đợt cuối, cộng 5 phần trăm giữ bảo hành. Đợt cuối dưới 10 phần trăm thì chủ đầu tư không còn đòn bẩy để yêu cầu hoàn thiện các hạng mục dở dang và hồ sơ hoàn công, vì phần tiền còn lại nhỏ hơn chi phí nhà thầu phải bỏ ra để làm nốt.

Mốc thanh toán nên gắn với thời gian hay khối lượng?

Luôn gắn với khối lượng đã nghiệm thu, không gắn với ngày. Mốc theo ngày buộc chủ đầu tư trả tiền dù công việc chậm, còn mốc theo khối lượng thì tiền chỉ ra khi có biên bản nghiệm thu tương ứng. Đây là điều khoản quyết định nhất trong toàn bộ phần thanh toán của hợp đồng.

Có nên thanh toán trực tiếp cho nhà cung cấp vật tư không?

Chỉ nên với vật tư giá trị lớn và có thời gian đặt hàng dài như vách kính hoặc thiết bị điều hoà, và phải ghi thành điều khoản. Cách này giảm rủi ro nhà thầu nhận tiền mà không đặt hàng, nhưng làm phức tạp việc quy trách nhiệm nếu vật tư giao sai hoặc lỗi.

Về người viết

Nội dung trên được biên soạn bởi Nguyễn Mạnh Duy — Giám đốc Thương mại (CCO) tại ORIIN Concept, phụ trách báo giá, hợp đồng, phạm vi công việc, thương lượng ngân sách. Các số liệu và ví dụ trong bài lấy từ hồ sơ dự án ORIIN Concept đã bàn giao, không phải tài liệu tham khảo lại.

Cần đánh giá cụ thể cho mặt bằng của bạn? Xem danh mục dự án đã hoàn thiện , tham khảo phạm vi dịch vụ hoặc liên hệ ORIIN Concept để nhận tư vấn về thanh toán theo giai đoạn thi công văn phòng.

Bài này thuộc cụm nội dung về thiết kế thi công nội thất văn phòng của ORIIN Concept — nơi tập hợp toàn bộ quy trình, đơn giá và tiêu chuẩn nghiệm thu mà chúng tôi áp dụng cho dịch vụ thiết kế thi công văn phòng trọn gói.