Trọn Gói Hay Tách Gói Thi Công Văn Phòng: So Sánh Chi Phí Và Rủi Ro

Khi ngân sách đã rõ, câu hỏi tiếp theo là chọn thi công văn phòng trọn gói hay tách gói. Trên bề mặt, tách gói rẻ hơn vì không phải trả biên quản lý cho tổng thầu. Nhưng khoản tiết kiệm đó đi kèm việc chuyển toàn bộ rủi ro phối hợp sang chủ đầu tư, và rủi ro đó có giá.

Bài viết này so sánh hai mô hình theo bốn tiêu chí thực tế, và nêu ngưỡng để chọn.

Hai mô hình thi công khác nhau ở đâu

Với mô hình trọn gói, một đơn vị nhận toàn bộ phạm vi từ hoàn thiện xây dựng, hệ thống kỹ thuật, đồ gỗ tới nội thất rời. Chủ đầu tư có một hợp đồng, một đầu mối, một mốc nghiệm thu tổng thể.

Với mô hình tách gói, chủ đầu tư ký nhiều hợp đồng riêng với các nhà thầu chuyên môn, và tự điều phối tiến độ cùng các giao diện giữa họ.

Bảng trên cho thấy điểm cốt lõi: khoản tiết kiệm của tách gói không miễn phí, nó được trả bằng công quản lý và rủi ro. Câu hỏi thực chất là chủ đầu tư có nguồn lực để nhận phần đó hay không.

Một điểm bảng không thể hiện là biên 8 đến 15 phần trăm của trọn gói không phân bổ đều: phần lớn nằm ở các hạng mục có rủi ro phối hợp cao như kỹ thuật và đồ gỗ, còn hạng mục đơn giản như sơn hay sàn thì biên rất mỏng. Đây là cơ sở của mô hình lai bàn ở phần sau — giữ trọn gói ở đúng chỗ biên đắt vì rủi ro cao, tách ra ở chỗ biên mỏng và ít giao diện.

Giao diện giữa các gói là nơi phát sinh tranh chấp

Với tách gói, phần lớn vấn đề không xảy ra bên trong một gói mà ở chỗ hai gói gặp nhau. Số điểm giao tăng nhanh hơn số gói: ba gói có ba giao diện, bốn gói có sáu, năm gói có mười. Đây là lý do yêu cầu tách trên năm gói gần như luôn vượt khả năng phối hợp của đội nội bộ.

Bốn giao diện hay tranh chấp nhất

Giữa gói hoàn thiện và gói kỹ thuật. Ai chịu trách nhiệm khi khoét trần để lắp miệng gió làm hỏng tấm thạch cao. Ai làm phần bù trừ khi vị trí đầu chờ điều hoà không khớp bản vẽ trần.

Giữa gói kỹ thuật và gói đồ gỗ. Ổ cắm âm trong tủ, hộp điện trong bàn phòng họp. Nếu đồ gỗ làm xong trước khi kéo dây thì phải tháo ra, và cả hai bên đều nói bên kia sai thứ tự.

Giữa gói đồ gỗ và gói nội thất rời. Kích thước thực tế của tủ đặt đóng và khoảng trống dành cho tủ mua sẵn. Lệch 2cm là không lắp được.

Giữa mọi gói và phần vệ sinh, bảo vệ mặt bằng. Không ai muốn nhận, và cuối cùng chủ đầu tư phải thuê riêng.

Ma trận trách nhiệm phải viết vào hợp đồng

Cách xử lý duy nhất có hiệu quả là viết ma trận trách nhiệm cho từng giao diện vào hợp đồng của cả hai bên liên quan, kèm thứ tự công tác bắt buộc. Việc này cần làm ở giai đoạn hồ sơ, chi tiết trong bài về quy trình thi công nội thất văn phòng .

Ma trận cần ghi rõ ba cột cho mỗi giao diện: bên nào làm trước, bên nào nghiệm thu phần của bên trước khi bắt đầu phần mình, và bên nào trả chi phí nếu phần đã làm bị hỏng do bên sau. Thiếu cột thứ hai là lỗi phổ biến nhất — không có mốc nghiệm thu trung gian thì khi lỗi lộ ra ở cuối, không truy được bên nào gây ra. Trên các dự án tách gói đã theo dõi, riêng việc bổ sung mốc nghiệm thu giữa gói kỹ thuật và gói đồ gỗ đã loại được phần lớn tranh chấp ổ cắm âm tủ.

Khi nào tách gói thực sự có lợi

Tách gói cho lợi ích rõ khi có đủ bốn điều kiện.

1. Scale trên 500m2. Dưới mức này, khoản tiết kiệm tuyệt đối không bù được công quản lý. Với mặt bằng 300m2 và ngân sách 1,5 tỉ, tiết kiệm 12 phần trăm là 180 triệu, trong khi thuê một quản lý dự án ba tháng đã 90 tới 150 triệu.
2. Có nhân sự quản lý dự án nội bộ hiểu nội thất. Không phải nhân sự hành chính kiêm nhiệm. Người này cần đọc được bản vẽ kỹ thuật và có mặt tại hiện trường hằng ngày.
3. Hồ sơ thiết kế đủ chi tiết. Tách gói chỉ hoạt động khi mỗi nhà thầu biết chính xác phạm vi của mình từ bản vẽ, không phải từ diễn giải. Yêu cầu hồ sơ tương ứng nằm trong bài về chi phí thiết kế văn phòng theo m2 .
4. Schedule không quá gấp. Tách gói cần thời gian đệm giữa các công tác vì không thể chồng lấn linh hoạt như trọn gói.

Thiếu một trong bốn điều kiện thì phần tiết kiệm dự kiến thường bị xoá bởi phát sinh và chậm tiến độ.

Trong bốn điều kiện, điều kiện hai — có nhân sự đọc được bản vẽ và có mặt hằng ngày — là điều kiện quyết định và cũng hay bị đánh giá nhẹ nhất. Nhiều chủ đầu tư giao việc điều phối cho nhân sự hành chính kiêm nhiệm vài giờ mỗi tuần, và đó là lý do tách gói thất bại nhiều hơn thành công. Điều phối thứ tự công tác giữa các nhà thầu độc lập là việc toàn thời gian trong suốt giai đoạn thi công, không phải việc kiêm nhiệm; đây chính là phần giá trị mà biên quản lý của tổng thầu mua lấy trong mô hình trọn gói.

Mô hình lai: trọn gói phần cứng, tách phần rời

Trên thực tế, mô hình dùng nhiều nhất không phải hai cực mà là ở giữa: ký trọn gói cho toàn bộ phần cứng gồm hoàn thiện, kỹ thuật và đồ gỗ đặt đóng, còn nội thất rời và thiết bị IT thì mua trực tiếp.

Lý do mô hình này hiệu quả: phần cứng có nhiều giao diện kỹ thuật phức tạp, nên để một đầu mối chịu trách nhiệm là hợp lý. Còn nội thất rời và thiết bị gần như không có giao diện với phần khác, chỉ cần đúng kích thước và đúng ngày giao, nên tách ra tiết kiệm được biên của tổng thầu mà không tạo rủi ro phối hợp.

Khoản tiết kiệm từ mô hình lai thường 5 đến 9 phần trăm tổng ngân sách, tức khoảng hai phần ba lợi ích của tách gói hoàn toàn, nhưng chỉ với một phần nhỏ rủi ro. Điều kiện duy nhất là phải có người theo dõi ngày giao hàng khớp tiến độ hoàn thiện. So sánh chi tiết giữa mua sẵn và đặt đóng nằm trong bài về nội thất rời văn phòng .

Ranh giới cần vẽ đúng chỗ: đồ gỗ đặt đóng phải nằm trong gói trọn dù nó là "đồ nội thất", vì nó có giao diện kích thước với vách và giao diện điện với hệ kỹ thuật. Chỉ những món không gắn cố định và không cần đo theo hiện trường — bàn ghế rời, tủ tài liệu mua sẵn, thiết bị IT — mới nên tách ra. Nhầm đồ gỗ đặt đóng sang phần tách là sai lầm khiến mô hình lai mất hết ưu điểm, vì khi đó chủ đầu tư lại phải điều phối đúng cái giao diện phức tạp nhất.

Đấu thầu thi công thế nào cho từng mô hình

Đấu thầu trọn gói: cùng một bộ hồ sơ

Với trọn gói, mời ba tới bốn nhà thầu chào trên cùng bộ hồ sơ. Điều kiện để so sánh được là hồ sơ phải đủ chi tiết; nếu không, mỗi bên sẽ chào một phạm vi khác nhau và bảng so sánh vô nghĩa. Yêu cầu tất cả chào theo cùng một mẫu bảng dự toán với thứ tự hạng mục giống nhau.

Mời quá bốn nhà thầu thường phản tác dụng: nhà thầu tốt biết tỉ lệ trúng thấp nên chào qua loa hoặc bỏ, còn bên chào giá thấp bất thường thường là bên đã cắt phạm vi ở chỗ khó thấy trên bảng. Chênh lệch giá giữa các nhà thầu nghiêm túc trên cùng hồ sơ hiếm khi quá 10 phần trăm; nếu một báo giá thấp hơn phần còn lại 20 phần trăm, gần như chắc chắn là thiếu hạng mục chứ không phải rẻ hơn thật.

Đấu thầu tách gói: đúng thứ tự chốt gói

Với tách gói, đấu thầu từng gói riêng, nhưng cần cẩn thận về thời điểm. Nên chốt gói hoàn thiện và gói kỹ thuật trước, vì hai gói này quyết định thứ tự công tác. Gói đồ gỗ chốt sau khi đã có kích thước thực tế từ hiện trường, thường sau khi dựng xong khung vách.

Sai lầm hay gặp là chốt cả bốn gói cùng lúc để "khoá giá sớm". Khi đó gói đồ gỗ báo giá theo kích thước bản vẽ, và sau khi dựng vách thì kích thước thực lệch, dẫn tới phụ lục điều chỉnh giá — đúng thứ mà việc khoá giá sớm định tránh. Đo thực tế sau dựng vách rồi mới chốt gói đồ gỗ tốn thêm một tới hai tuần chờ nhưng loại được phụ lục này.

Trong cả hai mô hình, cần yêu cầu nhà thầu nộp danh mục dự án tương đương đã thực hiện kèm thông tin liên hệ để kiểm chứng, không chỉ nộp hình ảnh. Tiêu chí sàng lọc nhà thầu nằm trong bài về chọn nhà thầu thi công văn phòng .

Bốn câu hỏi để quyết định

Doanh nghiệp có ai đọc được bản vẽ kỹ thuật và có mặt hiện trường hằng ngày không? Nếu không, chọn trọn gói. Đây là câu hỏi quyết định nhất.

Scale ngân sách bao nhiêu? Dưới 1,5 tỉ đồng thì khoản tiết kiệm của tách gói thường không đáng so với rủi ro.

Schedule có gấp không? Dưới 45 ngày cho 400m2 là gấp, nên chọn trọn gói.

Hồ sơ thiết kế đã có bản vẽ phối hợp kỹ thuật chưa? Nếu chưa, tách gói sẽ dẫn tới tranh chấp giao diện ngay tuần đầu.

Với phần lớn doanh nghiệp vừa, câu trả lời hợp lý là mô hình lai: trọn gói phần cứng, tách nội thất rời và thiết bị. Cấu trúc hợp đồng cho mô hình này nằm trong bài về hợp đồng thi công nội thất văn phòng .

Doanh nghiệp cần chọn mô hình cho dự án cụ thể có thể xem các dự án ORIIN Concept đã bàn giao , tham khảo phạm vi dịch vụ , hoặc liên hệ ORIIN Concept để trao đổi về cấu trúc gói phù hợp nguồn lực nội bộ.

Câu hỏi thường gặp về thi công văn phòng trọn gói hay tách gói

Office build-out trọn gói đắt hơn tách gói bao nhiêu?

Thông thường 8 đến 15 phần trăm, là phần biên quản lý và rủi ro mà tổng thầu cộng vào. Nhưng con số này chỉ so sánh được nếu chủ đầu tư có nhân sự quản lý dự án nội bộ. Nếu phải thuê tư vấn quản lý bên ngoài, chi phí đó thường xoá gần hết khoản tiết kiệm.

Tách gói nên tách thành mấy gói?

Ba tới bốn gói là hợp lý: hoàn thiện xây dựng, hệ thống kỹ thuật, đồ gỗ nội thất, và nội thất rời. Tách trên năm gói làm số điểm giao tiếp tăng theo bình phương và vượt khả năng phối hợp của phần lớn đội nội bộ. Mỗi điểm giao giữa hai gói là một chỗ có thể tranh chấp trách nhiệm.

Ai chịu trách nhiệm khi hai nhà thầu làm ảnh hưởng nhau?

Với mô hình trọn gói thì tổng thầu chịu toàn bộ. Với tách gói thì trách nhiệm thuộc chủ đầu tư trừ khi hợp đồng có điều khoản phối hợp rõ ràng. Đây là rủi ro lớn nhất của tách gói, và nó thường lộ ra ở giao diện giữa gói hoàn thiện và gói kỹ thuật.

Mô hình nào phù hợp dự án gấp tiến độ?

Turnkey, gần như luôn. Tổng thầu điều phối được thứ tự công tác và chấp nhận chồng lấn có kiểm soát. Với tách gói, mỗi lần một gói chậm là các gói sau phải chờ, và không ai có quyền điều động nhân lực giữa các nhà thầu để bù tiến độ.

Về người viết

Nội dung trên được biên soạn bởi Nguyễn Mạnh Duy — Giám đốc Thương mại (CCO) tại ORIIN Concept, phụ trách báo giá, hợp đồng, phạm vi công việc, thương lượng ngân sách. Các số liệu và ví dụ trong bài lấy từ hồ sơ dự án ORIIN Concept đã bàn giao, không phải tài liệu tham khảo lại.

Cần đánh giá cụ thể cho mặt bằng của bạn? Xem danh mục dự án đã hoàn thiện , tham khảo phạm vi dịch vụ hoặc liên hệ ORIIN Concept để nhận tư vấn về thi công văn phòng trọn gói hay tách gói.

Bài này thuộc cụm nội dung về thiết kế thi công nội thất văn phòng của ORIIN Concept — nơi tập hợp toàn bộ quy trình, đơn giá và tiêu chuẩn nghiệm thu mà chúng tôi áp dụng cho dịch vụ thiết kế thi công văn phòng trọn gói.