Thiết Kế Nội Thất Văn Phòng Chuyên Nghiệp: Quy Trình 7 Bước Của ORIIN

Khi doanh nghiệp tìm đơn vị thiết kế nội thất văn phòng, phần lớn tập trung vào portfolio và giá. Nhưng thứ quyết định kết quả cuối cùng lại là quy trình: một chuỗi quyết định được chốt đúng thứ tự, mỗi bước có đầu ra kiểm tra được trước khi sang bước sau.

Thiết kế bỏ bước hoặc đảo thứ tự sẽ tạo ra hồ sơ đẹp nhưng không thi công được, hoặc thi công được nhưng không đúng nhu cầu. Bài viết này trình bày bảy bước với đầu ra cụ thể của từng bước.

Bảng đầu ra và thời lượng bảy bước

Số ngày và số bản vẽ dưới đây lấy từ các hồ sơ thiết kế đã triển khai cho mặt bằng 300 đến 500m2, hoàn thiện mức trung bình. Cột "chủ đầu tư chốt" đánh dấu ba mốc bắt buộc có chữ ký, là các mốc quyết định toàn bộ phần sau.

Điều quan trọng nhất trong bảng: ba mốc chủ đầu tư phải chốt cộng lại chỉ khoảng năm tới bảy giờ, nhưng nằm ở đầu chuỗi. Chốt chậm một mốc thì mọi bước sau lùi theo, và đây là nguyên nhân chậm tiến độ thiết kế phổ biến hơn cả năng lực của đơn vị thiết kế.

Bước một: khảo sát và bản mô tả nhu cầu

Bước này không có bản vẽ nào nhưng quyết định nhiều nhất. Đầu ra là một tài liệu ghi rõ doanh nghiệp cần gì, và tài liệu đó phải được chủ đầu tư ký.

Nội dung bắt buộc: số nhân sự hiện tại chia theo phòng ban, số dự kiến sau ba năm, tỉ lệ nhân sự có mặt mỗi ngày, số phòng họp và quy mô từng phòng, có cần khu tiếp khách riêng không, có khu chức năng đặc thù nào, mốc thời gian và biên ngân sách.

Song song là khảo sát hiện trạng: đo lại mặt bằng bằng máy, xác định vị trí cột và hộp gen, đo chiều cao trần thông thuỷ, ghi vị trí đầu chờ điều hoà, điện, nước và các đầu phun phòng cháy.

Điểm hay bị bỏ: đo lại mặt bằng thay vì dùng bản vẽ toà nhà. Bản vẽ toà nhà thường là bản thiết kế chứ không phải hoàn công, lệch 5 đến 20cm là bình thường, và sai số đó lan sang mọi bản vẽ sau. Chi phí đo lại chỉ vài triệu đồng.

Bước hai: sơ đồ quan hệ chức năng của văn phòng

Trước khi vẽ mặt bằng, cần xác định các khối chức năng quan hệ với nhau thế nào. Đầu ra là sơ đồ khối, không có kích thước, chỉ thể hiện khu nào cần gần khu nào.

Ví dụ: khu tiếp khách phải gần lối vào và gần phòng họp lớn, nhưng phải cách khu làm việc tập trung. Pantry cần gần trục nước và không nên nằm cạnh phòng họp vì tiếng ồn. Phòng máy cần gần trục kỹ thuật.

Bước này chiếm ít thời gian nhưng chặn được sai lầm cấu trúc. Một mặt bằng đẹp về hình thức nhưng có phòng họp nằm cạnh pantry là lỗi ở bước này, và không sửa được bằng vật liệu hay chi tiết.

Bước ba: phương án mặt bằng và mốc chốt quan trọng nhất

Đầu ra là hai tới ba phương án bố trí mặt bằng có kích thước, kèm bảng thống kê số chỗ ngồi và diện tích từng khu.

Mỗi phương án phải trả lời được gì

Mỗi phương án cần trả lời được: đủ số chỗ ngồi yêu cầu chưa, mật độ có đạt tiêu chuẩn không, lối đi có đủ rộng và có đường thoát hiểm hợp lệ không, trục di chuyển có cắt qua khu cần yên tĩnh không.

Cách trình bày tốt là ba phương án khác nhau về đánh đổi, không phải ba biến thể của cùng một ý: một phương án tối đa số chỗ ngồi, một phương án tối đa không gian chung, một phương án cân bằng. Đưa ba biến thể gần giống nhau khiến chủ đầu tư không thấy được đánh đổi và chốt theo cảm tính, rồi đổi ý ở bước sau.

Vì sao đây là mốc đắt nhất nếu sửa muộn

Đây là mốc chủ đầu tư phải tham gia sâu nhất. Sau khi chốt phương án bằng biên bản, mọi thay đổi cấu trúc đều tốn kém. Tiêu chuẩn diện tích để đối chiếu nằm trong bài về tiêu chuẩn diện tích cho một nhân viên , còn nguyên tắc quy hoạch nằm trong bài về quy hoạch mặt bằng văn phòng .

Chi phí sửa tăng theo bậc, không tuyến tính: sửa vị trí một phòng họp ở bước phương án là chỉnh vài đường trên bản vẽ; sửa sau khi đã triển khai hồ sơ là làm lại cả nhóm bản vẽ trần, sàn, điện của khu đó; sửa khi đã dựng vách là tháo và làm lại, tốn gấp bốn tới mười lần. Đây là lý do giới hạn hai lần sửa lớn ở bước này không phải để tiết kiệm công thiết kế mà để buộc quyết định xảy ra khi nó còn rẻ.

Thời gian hợp lý cho bước này là 7 đến 10 ngày, cộng thời gian chủ đầu tư phản hồi. Nên giới hạn hai lần sửa lớn để tránh vòng lặp vô hạn.

Bước bốn: phối cảnh và ngôn ngữ vật liệu

Sau khi mặt bằng đã chốt, mới dựng phối cảnh ba chiều cho các khu chính. Thứ tự này quan trọng: dựng 3D trước khi chốt mặt bằng là làm ngược, vì hình ảnh đẹp dễ khiến chủ đầu tư chấp nhận một mặt bằng có vấn đề về công năng.

Đầu ra gồm phối cảnh các khu quyết định cảm nhận: lễ tân, khu làm việc chính, phòng họp lớn, pantry. Kèm bảng ngôn ngữ vật liệu với mẫu thật hoặc ảnh mẫu có mã sản phẩm.

Không cần 3D cho mọi khu. Kho, phòng máy, hành lang phụ chỉ cần bản vẽ kỹ thuật. Yêu cầu 3D toàn bộ làm tăng chi phí mà không thêm quyết định nào.

Bước năm: phê duyệt mẫu vật liệu thật

Đầu ra là bộ mẫu vật liệu vật lý được chủ đầu tư ký xác nhận, kèm bảng thống kê ghi mã sản phẩm, nhà sản xuất và độ dày.

Bước này hay bị bỏ qua với lý do đã xem ảnh trong phối cảnh. Nhưng màu sắc và bề mặt trên màn hình khác thực tế đáng kể, đặc biệt với gỗ công nghiệp và đá nhân tạo. Xác nhận mẫu thật loại bỏ tranh chấp về sau, khi vật liệu đã lắp và chủ đầu tư nói không giống hình.

Kèm theo cần phê duyệt mã thay thế cho mỗi vật liệu chính, phòng trường hợp hết hàng ở thời điểm đặt. Cách chọn vật liệu theo tần suất sử dụng nằm trong bài về vật liệu nội thất văn phòng bền .

Bước sáu: hồ sơ triển khai

Đây là bước chiếm nhiều thời gian nhất, 15 đến 25 ngày, và là bước quyết định thi công có đúng thiết kế hay không.

Sáu nhóm bản vẽ bắt buộc

Đầu ra gồm sáu nhóm bản vẽ: mặt bằng bố trí và mặt bằng kích thước, mặt bằng trần kèm vị trí đèn và thiết bị, mặt bằng sàn và cao độ, triển khai chi tiết từng món đồ gỗ với mặt cắt cấu tạo, bản vẽ phối hợp hệ thống kỹ thuật, và bảng thống kê khối lượng vật liệu.

Bản vẽ đồ gỗ là nhóm dày nhất, thường 30 đến 50 bản cho một văn phòng 400m2, vì mỗi món cần mặt đứng, mặt cắt và chi tiết liên kết ở tỉ lệ 1:10 hoặc 1:5. Bản vẽ ở tỉ lệ 1:50 nhìn đủ nhưng không đóng được đồ, vì không thể hiện được cấu tạo bản lề, ray trượt và cách ghép cạnh. Đây là chỗ phân biệt hồ sơ triển khai thật với hồ sơ chỉ có phối cảnh đẹp.

Vì sao bản vẽ phối hợp kỹ thuật không được cắt

Bản vẽ phối hợp kỹ thuật là bản dễ bị cắt nhất nhưng cần nhất. Nó chồng mặt bằng trần với hệ điện, ống gió, đầu phun phòng cháy và cáp mạng để phát hiện xung đột trước khi thi công. Thiếu nó thì đèn đâm vào miệng gió và ổ cắm nằm sau tủ.

Xung đột hay gặp nhất là giữa đèn âm trần và ống gió chính: cả hai đều muốn vị trí giữa trần, và trên bản vẽ riêng lẻ không ai thấy chúng chồng nhau. Phát hiện xung đột này trên bản vẽ tốn vài giờ chỉnh; phát hiện khi đã đóng trần thì phải hạ đèn sang vị trí lệch, và một hàng đèn lệch tim là lỗi thấy rõ suốt vòng đời văn phòng. Trên các dự án đã theo dõi, một mặt bằng 400m2 thường có 8 đến 15 điểm xung đột được bản vẽ phối hợp bắt trước khi ra hiện trường.

Bước bảy: giám sát tác giả thiết kế nội thất tại hiện trường

Hồ sơ dù chi tiết vẫn cần người diễn giải khi hiện trường có tình huống không lường trước. Đầu ra của bước này là các biên bản xử lý tại hiện trường và bản vẽ điều chỉnh nếu có.

Tần suất hợp lý là hai lần mỗi tuần trong giai đoạn thi công phần cứng, và hằng ngày trong tuần hoàn thiện cuối. Cần ghi rõ tần suất trong hợp đồng, không ghi chung là có giám sát.

Nhiệm vụ cụ thể: kiểm tra vật liệu tại hiện trường đúng mẫu đã phê duyệt, xác nhận vị trí thi công khớp bản vẽ, xử lý các xung đột phát sinh, và tham gia nghiệm thu từng lớp. Danh mục nghiệm thu nằm trong bài về nghiệm thu nội thất văn phòng .

Ba mốc chủ đầu tư không được bỏ

Trong bảy bước, chủ đầu tư bắt buộc tham gia ở ba mốc, và bỏ mốc nào cũng dẫn tới hệ quả cụ thể.

1. Ký bản mô tả nhu cầu ở bước một. Bỏ mốc này thì thiết kế dựa trên giả định, và phương án đưa ra thường lệch nhu cầu thật.
2. Chốt phương án mặt bằng ở bước ba. Bỏ mốc này thì phát hiện vấn đề công năng ở giai đoạn thi công, khi sửa tốn nhất.
3. Phê duyệt mẫu vật liệu thật ở bước năm. Bỏ mốc này thì tranh chấp về màu sắc và bề mặt xảy ra sau khi đã lắp.

Ba mốc này cộng lại chỉ chiếm khoảng năm tới bảy giờ của chủ đầu tư trong toàn bộ dự án, nhưng chúng quyết định phần lớn kết quả. Chi phí và phạm vi hồ sơ tương ứng từng mức đầu tư nằm trong bài về chi phí thiết kế văn phòng theo m2 .

Doanh nghiệp muốn xem quy trình này áp dụng trên dự án thật có thể tham khảo danh mục dự án ORIIN Concept đã bàn giao , xem phạm vi dịch vụ thiết kế , hoặc liên hệ ORIIN Concept để bắt đầu từ bước khảo sát.

Câu hỏi thường gặp về thiết kế nội thất văn phòng

Thiết kế nội thất văn phòng mất bao lâu?

Với mặt bằng 300 đến 500m2, toàn bộ quy trình từ khảo sát tới hồ sơ triển khai hoàn chỉnh thường 25 đến 40 ngày làm việc. Trong đó phương án mặt bằng chiếm 7 đến 10 ngày, hồ sơ triển khai 15 đến 25 ngày. Thời gian chủ đầu tư phản hồi và chốt phương án không tính trong con số này.

Chủ đầu tư cần tham gia ở những bước nào?

Bắt buộc ở ba mốc: chốt bản mô tả nhu cầu ở bước một, chốt phương án mặt bằng ở bước ba, và phê duyệt mẫu vật liệu ở bước năm. Ba mốc này quyết định toàn bộ phần sau, và thay đổi sau khi đã chốt sẽ tốn thời gian cùng chi phí đáng kể.

Có cần thiết kế 3D cho mọi khu vực không?

Không. 3D cần cho những khu quyết định cảm nhận về không gian như lễ tân, khu làm việc chính và phòng họp lớn. Các khu phụ trợ như kho, phòng máy chỉ cần bản vẽ kỹ thuật. Yêu cầu 3D cho mọi khu làm tăng chi phí thiết kế 20 đến 30 phần trăm mà ít giá trị.

Thiết kế xong có được sửa không?

Được, nhưng chi phí tùy giai đoạn. Sửa ở bước phương án gần như miễn phí. Sửa sau khi đã triển khai hồ sơ thì tính theo khối lượng bản vẽ phải làm lại. Sửa khi đang thi công thì tốn gấp bốn tới mười lần vì phải tháo phần đã làm.

Về người viết

Nội dung trên được biên soạn bởi Đinh Châu Nhật Tảo — Kiến trúc sư Cao cấp tại ORIIN Concept, phụ trách quy hoạch mặt bằng, tiêu chuẩn diện tích, tổ chức không gian. Các số liệu và ví dụ trong bài lấy từ hồ sơ dự án ORIIN Concept đã bàn giao, không phải tài liệu tham khảo lại.

Cần đánh giá cụ thể cho mặt bằng của bạn? Xem danh mục dự án đã hoàn thiện , tham khảo phạm vi dịch vụ hoặc liên hệ ORIIN Concept để nhận tư vấn về thiết kế nội thất văn phòng.

Bài này thuộc cụm nội dung về thiết kế thi công nội thất văn phòng của ORIIN Concept — nơi tập hợp toàn bộ quy trình, đơn giá và tiêu chuẩn nghiệm thu mà chúng tôi áp dụng cho dịch vụ thiết kế thi công văn phòng trọn gói.