Chi Phí Cải Tạo Văn Phòng Cũ: So Sánh Với Làm Mới Từ Đầu

Khi hợp đồng thuê sắp hết hoặc văn phòng đã dùng nhiều năm, câu hỏi đặt ra là cải tạo hay chuyển đi. Giả định phổ biến là chi phí cải tạo văn phòng thấp hơn làm mới, nên cải tạo là phương án tiết kiệm. Giả định này đúng trong khoảng một nửa các trường hợp, và sai ở nửa còn lại theo cách khá tốn kém.

Yếu tố quyết định không phải diện tích hay mức độ cũ của bề mặt, mà là tuổi và tình trạng của hạ tầng kỹ thuật ẩn sau trần và vách.

Ba mức cải tạo và vùng chi phí tương ứng

Không phải mọi công việc gọi là cải tạo đều cùng một quy mô. Phân biệt rõ ba mức giúp so sánh đúng với phương án làm mới.

Mức thứ ba là mức mà giả định "cải tạo rẻ hơn" sụp đổ. Khi phải thay hệ điện và điều hoà, toàn bộ lớp hoàn thiện phải phá ra rồi làm lại, nghĩa là chi phí hoàn thiện gần bằng làm mới, cộng thêm chi phí phá dỡ và xử lý phế thải mà phương án làm mới không có.

Vì sao ba mức lệch nhau nhiều đến vậy

Khoảng cách giữa ba mức không đến từ diện tích mà từ số lớp phải chạm tới. Làm mới bề mặt chỉ tác động lớp ngoài cùng: sơn lại tường, thay sàn nổi, đổi đồ rời — không mở trần, không động vào vách. Bố trí lại mặt bằng phải mở trần để dịch đèn và miệng gió theo vách mới, nên khối lượng nhân lên. Cải tạo toàn diện chạm tới lớp ẩn sâu nhất, và mỗi lớp phủ bên trên nó đều phải phá rồi làm lại.

Đây là lý do một dự án tưởng chỉ "sửa lại cho đẹp" lại nhảy vọt sang mức ba khi khảo sát phát hiện hệ điện quá tuổi: chỉ cần lý do thay một hệ ẩn là kéo theo phá toàn bộ lớp hoàn thiện phủ lên nó. Ranh giới giữa mức hai và mức ba vì thế không nằm ở ý muốn của chủ đầu tư mà ở tình trạng hạ tầng, và đó là thứ phải biết trước khi lập ngân sách chứ không phải sau.

Bốn khoản chi phí chỉ có ở phương án cải tạo

Đây là những khoản không xuất hiện khi làm mới trên mặt bằng trống, và chúng là nguyên nhân khiến dự toán cải tạo vượt kỳ vọng.

Phá dỡ và xử lý phế thải. Tháo trần, vách, sàn cũ và vận chuyển ra khỏi toà nhà. Với mặt bằng 400m2 hoàn thiện đầy đủ, khoản này từ 60 đến 140 triệu đồng, gồm cả phí đổ thải đúng quy định. Nếu toà nhà chỉ cho dùng thang tải trong giờ hạn chế thì thời gian và chi phí tăng thêm.

Khắc phục phần hạ tầng phát hiện sau khi phá dỡ. Đây là khoản không lường trước được chính xác. Dây điện đấu nối sai chuẩn, ống nước rò rỉ âm tường, khung xương trần bị gỉ, cốt sàn không phẳng. Dự phòng cho nhóm này nên ở mức 15 phần trăm giá trị hợp đồng, cao hơn mức 10 phần trăm của dự án làm mới.

Chi phí thi công trong không gian đang sử dụng. Nếu nhân viên vẫn làm việc trong khi cải tạo, phải quây khu vực, thi công ngoài giờ, vệ sinh hằng ngày và bảo vệ tài sản. Khoản này làm tăng 12 đến 20 phần trăm chi phí nhân công.

Gián đoạn hoạt động. Không nằm trong dự toán nhà thầu nhưng là chi phí thật của doanh nghiệp. Nhân sự phải chuyển chỗ tạm, năng suất giảm, đôi khi phải thuê không gian tạm. Cần lượng hoá khoản này khi so sánh hai phương án.

Ngưỡng quyết định: tuổi hạ tầng kỹ thuật

Câu hỏi cần trả lời trước mọi tính toán khác: hệ điện, điều hoà và cấp thoát nước hiện hữu còn dùng được bao lâu nữa.

Nếu dưới tám năm và đủ công suất cho số nhân sự dự kiến, giữ nguyên hạ tầng và cải tạo ở mức bố trí lại mặt bằng. Đây là vùng cải tạo có lợi rõ ràng, tiết kiệm 25 đến 45 phần trăm so với làm mới.

Nếu từ tám đến mười hai năm, cần khảo sát chi tiết. Đo lại phụ tải điện thực tế, kiểm tra hiệu suất điều hoà, soi tình trạng ống nước. Kết quả khảo sát mới cho biết nên thay bộ phận nào. Chi phí khảo sát chỉ vài triệu đồng nhưng quyết định cả hướng ngân sách.

Nếu trên mười hai năm, gần như chắc chắn phải thay phần lớn hạ tầng, và khi đó chi phí cải tạo tiệm cận hoặc vượt làm mới. Lúc này nên đưa phương án chuyển sang mặt bằng khác vào so sánh, tính cả tiền thuê còn lại của hợp đồng hiện tại.

Một chỉ dấu nhanh: nếu hoá đơn điện tăng đều mỗi năm dù số nhân sự không đổi, hệ điều hoà đang mất hiệu suất và nằm ở nhóm cần thay.

Sai lầm khi bỏ qua khảo sát và đi thẳng vào thiết kế

Trên một mặt bằng 380m2 thuê lại từ một công ty cũ, chủ đầu tư chốt phương án cải tạo ở mức bố trí lại mặt bằng với dự toán tương ứng 60 phần trăm làm mới, không khảo sát hạ tầng trước. Khi phá trần để dịch đèn, hệ điều hoà trung tâm 13 năm tuổi lộ ra đã chạy quá tải và một dàn lạnh không còn linh kiện thay thế. Scope thực nhảy sang mức ba, dự toán đội từ 60 lên 96 phần trăm làm mới, và tiến độ kéo dài thêm ba tuần vì phải đặt thiết bị điều hoà mới.

Khoản đội giá này lẽ ra tránh được bằng một buổi khảo sát hạ tầng vài triệu đồng trước khi vẽ. Đánh đổi ở đây rõ ràng: bỏ qua khảo sát tiết kiệm được vài ngày lúc đầu, nhưng đổi lấy rủi ro cả hướng ngân sách sai lệch tới hàng trăm triệu khi đã phá dỡ và không thể quay lại.

Những hạng mục nên tái sử dụng

Cải tạo có một lợi thế mà làm mới không có: một số hạng mục còn dùng được. Nhưng phải đưa vào phương án từ đầu, vì quyết định sau khi đã vẽ xong thì không lắp lại được.

• Vách kính khung nhôm. Tháo và lắp lại được nếu module kích thước khớp bố trí mới. Tiết kiệm 60 đến 70 phần trăm so với làm mới, với điều kiện phương án mới thiết kế theo module có sẵn.
• Tủ tài liệu và tủ cao. Thay bề mặt hoặc dán phim, giữ nguyên thân tủ. Chi phí bằng 30 phần trăm tủ mới.
• Ghế làm việc. Bọc lại đệm và thay bánh xe, chi phí khoảng 25 phần trăm ghế mới, dùng thêm được ba đến bốn năm nếu khung còn tốt.
• Đèn LED panel còn dưới bốn năm. Tháo và lắp lại vào trần mới, chỉ cần thay driver nếu có dấu hiệu nhấp nháy.
• Hệ thống mạng và tủ rack. Nếu là cat6 và dưới sáu năm thì giữ, chỉ kéo thêm nhánh cho các vị trí mới.

Cần lưu ý điều kiện: mọi hạng mục tái sử dụng phải được kiểm tra và ghi vào hồ sơ khảo sát trước khi thiết kế. Nếu đưa vào giữa quá trình thi công thì thường không kịp và phải mua mới. Chi tiết về giá trị các nhóm vật liệu nằm trong bài về vật liệu nội thất văn phòng bền .

Trình tự quyết định trong bốn steps

1. Khảo sát hạ tầng kỹ thuật trước khi làm bất kỳ phương án nào. Chi phí nhỏ, ảnh hưởng lớn nhất tới ngân sách. Kết quả cần có: tuổi và tình trạng hệ điện, công suất điều hoà còn lại, tình trạng ống nước, hiện trạng phòng cháy so với bố trí dự kiến.
2. Lập hai dự toán song song. Một cho cải tạo ở mức phù hợp với kết quả khảo sát, một cho phương án làm mới trên mặt bằng khác cùng diện tích. Cả hai phải cùng cấp hoàn thiện để so sánh được.
3. Cộng chi phí ẩn vào phương án cải tạo. Phá dỡ, dự phòng khắc phục 15 phần trăm, chi phí thi công trong không gian đang dùng, và ước lượng thiệt hại do gián đoạn.
4. So sánh trên vòng đời, không so trên chi phí ban đầu. Nếu còn ba năm hợp đồng thuê, chia chi phí cho ba năm. Nếu vừa ký thuê thêm năm năm, chia cho năm năm. Phương án cải tạo giữ hạ tầng cũ có chi phí vận hành cao hơn, cần tính vào.

Trên thực tế, steps một thường bị bỏ qua và chủ đầu tư đi thẳng vào phương án thiết kế. Đó là lý do nhiều dự án cải tạo vượt ngân sách 30 phần trăm: phạm vi thật chỉ lộ ra sau khi đã phá dỡ. Các nguyên nhân phát sinh khác được liệt kê trong bài về phát sinh khi thi công văn phòng .

Cải tạo từng phần khi không thể dừng hoạt động

Với doanh nghiệp không thể chuyển toàn bộ nhân sự đi trong thời gian cải tạo, phương án phân kỳ theo khu vực là lựa chọn duy nhất.

Cách chia hợp lý là theo trục kỹ thuật: mỗi phân kỳ bao trọn một nhánh điện và một zone điều hoà, để có thể ngắt và làm việc mà không ảnh hưởng khu vực khác. Chia theo cảm nhận về không gian, ví dụ "làm nửa bên trái trước", thường vướng vì hạ tầng chạy xuyên qua ranh giới đó.

Chi phí cho phương án phân kỳ cao hơn 10 đến 15 phần trăm so với làm một lần, và thời gian dài gấp khoảng 1,6 lần. Đổi lại doanh nghiệp không mất chi phí thuê không gian tạm và không gián đoạn. Cách tổ chức hiện trường cụ thể được nêu trong bài về cải tạo văn phòng khi đang làm việc .

Vì sao chia theo trục kỹ thuật chứ không theo không gian

Lý do nằm ở cách hạ tầng chạy trong trần. Một nhánh điện hay một zone điều hoà phủ một vùng liên tục không trùng với ranh giới cảm nhận về không gian. Nếu chia "làm nửa trái trước", nhánh điện của nửa trái thường vẫn cấp cho vài ổ ở nửa phải, và ngắt nó để thi công là ngắt luôn khu vực đang làm việc. Kết quả là hoặc phải đấu tạm dây tạm thời, hoặc nhân viên nửa phải cũng phải nghỉ — cả hai đều phá mục tiêu của phân kỳ.

Chia theo trục kỹ thuật khớp mỗi phân kỳ với một nhánh điện và một zone điều hoà độc lập, nhờ đó ngắt phân kỳ này không chạm phân kỳ kia. Đánh đổi là ranh giới thi công có thể trông kỳ cục giữa văn phòng trong vài tuần, nhưng đó là cái giá nhỏ để giữ được hoạt động liên tục.

Doanh nghiệp đang cân nhắc giữa cải tạo và chuyển mặt bằng có thể xem các dự án cải tạo ORIIN Concept đã thực hiện , tham khảo phạm vi dịch vụ , hoặc liên hệ để được khảo sát hạ tầng trước khi quyết định hướng ngân sách.

Câu hỏi thường gặp về chi phí cải tạo văn phòng

Chi phí cải tạo văn phòng bằng bao nhiêu phần trăm làm mới?

Dao động từ 55 đến 110 phần trăm tùy tình trạng hạ tầng. Nếu chỉ thay bề mặt và bố trí lại nội thất, chi phí khoảng 55 đến 70 phần trăm. Nếu phải thay hệ điện, điều hoà và điều chỉnh phòng cháy thì có thể vượt chi phí làm mới do cộng thêm phá dỡ và thi công trong không gian hạn chế.

Khi nào nên cải tạo, khi nào nên chuyển sang mặt bằng khác?

Nếu hạ tầng kỹ thuật dưới tám năm và mặt bằng còn đáp ứng số nhân sự dự kiến ba năm tới thì cải tạo hợp lý. Nếu hệ điện và điều hoà đã trên mười năm, hoặc diện tích không còn đủ, chi phí cải tạo cộng tiền thuê còn lại thường cao hơn chuyển sang mặt bằng phù hợp.

Office renovation mất bao lâu?

Cải tạo bề mặt cho mặt bằng 300m2 khoảng 25 đến 35 ngày. Cải tạo có thay hạ tầng kỹ thuật từ 50 đến 70 ngày, dài hơn làm mới cùng diện tích vì phải phá dỡ trước và thường chỉ được thi công ngoài giờ nếu nhân viên vẫn làm việc.

Có được khấu trừ phần nội thất cũ khi cải tạo không?

Về kế toán thì phần chưa khấu hao hết cần xử lý theo quy định thanh lý tài sản. Về thực tế, một số hạng mục như tủ tài liệu, vách kính khung nhôm và ghế còn tốt có thể tái sử dụng, giảm được 8 đến 15 phần trăm ngân sách nếu được đưa vào phương án ngay từ đầu.

Về người viết

Nội dung trên được biên soạn bởi Võ Trọng Bằng — QS/QC tại ORIIN Concept, phụ trách bóc tách khối lượng, đơn giá, kiểm soát chất lượng và nghiệm thu. Các số liệu và ví dụ trong bài lấy từ hồ sơ dự án ORIIN Concept đã bàn giao, không phải tài liệu tham khảo lại.

Cần đánh giá cụ thể cho mặt bằng của bạn? Xem danh mục dự án đã hoàn thiện , tham khảo phạm vi dịch vụ hoặc liên hệ ORIIN Concept để nhận tư vấn về chi phí cải tạo văn phòng.

Bài này thuộc cụm nội dung về thiết kế thi công nội thất văn phòng của ORIIN Concept — nơi tập hợp toàn bộ quy trình, đơn giá và tiêu chuẩn nghiệm thu mà chúng tôi áp dụng cho dịch vụ thiết kế thi công văn phòng trọn gói.