Phát Sinh Khi Thi Công Văn Phòng: 9 Nguyên Nhân Và Cách Chặn Trước

Trong các dự án nội thất văn phòng, phát sinh khi thi công văn phòng là khoản khiến ngân sách lệch nhiều nhất so với kế hoạch. Nhưng phát sinh không phải hiện tượng ngẫu nhiên. Sau nhiều dự án ở hiện trường, có thể thấy chúng tập trung vào chín nguyên nhân, và bảy trong số đó lộ ra được trước khi khởi công nếu giai đoạn khảo sát làm đủ.

Bài viết này nêu từng nguyên nhân theo thứ tự mức độ tốn kém, kèm dấu hiệu nhận biết sớm và cách xử lý tại hiện trường.

Chín nguyên nhân, tần suất và mức phát sinh điển hình

Bảng dưới đây tổng hợp chín nguyên nhân theo tần suất gặp và mức phát sinh tính trên phần trăm giá trị hợp đồng, lấy cơ sở mặt bằng 400m2 với hợp đồng thi công quanh 2 tỉ đồng — cùng cơ sở với các bài chi phí khác trong cụm. Cột cuối cho biết nguyên nhân đó có phát hiện được trước khi khởi công hay không.

Điều bảng này cho thấy rõ nhất: bảy trong chín nguyên nhân có cột phòng được ghi "Có", và chúng cộng lại chiếm phần lớn tổng phát sinh. Hai nguyên nhân còn lại — phụ tải điện và thời tiết — tần suất thấp và chỉ một phần phòng được, nên đây là phần dự phòng thực sự cần giữ. Nói cách khác, phát sinh vượt 15 phần trăm hầu như luôn nằm ở nhóm phòng được nhưng đã bị bỏ qua khảo sát, chứ không phải nhóm rủi ro khách quan.

Nguyên nhân thứ nhất: hiện trạng khác bản vẽ toà nhà

Đây là nguyên nhân phổ biến nhất và cũng dễ phòng nhất. Bản vẽ mà ban quản lý toà nhà cung cấp thường là bản vẽ thiết kế, không phải bản vẽ hoàn công. Sai lệch điển hình từ 5 đến 20cm ở vị trí cột, hộp gen kỹ thuật và chiều cao trần thông thuỷ.

Hệ quả: dãy vách ngăn đã đặt hàng theo module không khớp, phải cắt lại hoặc bù trừ. Với vách kính khung nhôm, mỗi tấm phải làm lại tốn từ 3 đến 8 triệu đồng.

Cách chặn: đo lại toàn bộ mặt bằng bằng máy trước khi lập hồ sơ triển khai, không dùng bản vẽ toà nhà làm cơ sở thiết kế. Chi phí đo lại chỉ vài triệu đồng và mất một ngày.

Nguyên nhân thứ hai: hạ tầng kỹ thuật cũ không đạt

Chỉ lộ ra sau khi phá dỡ lớp hoàn thiện. Các dạng thường gặp: dây điện đấu nối không đúng chuẩn, tiết diện dây không đủ cho phụ tải mới, ống nước rò rỉ âm tường, khung xương trần gỉ, đầu chờ điều hoà bị bịt.

Chi phí khắc phục từ 80 đến 250 triệu đồng cho mặt bằng 400m2, và không thể bỏ vì liên quan an toàn.

Cách chặn: khảo sát hạ tầng trước khi thiết kế, mở thăm dò ở ba đến bốn điểm đại diện. Với mặt bằng trên tám năm, đây là bước bắt buộc. Ngưỡng quyết định theo tuổi hạ tầng được nêu trong bài về chi phí cải tạo văn phòng .

Nguyên nhân thứ ba: điều chỉnh phòng cháy theo bố trí mới

Mỗi lần dịch vách ngăn là phải dịch đầu phun sprinkler và đầu báo khói, kèm thủ tục thẩm duyệt với cơ quan chức năng. Nhiều chủ đầu tư không biết hạng mục này bắt buộc nên không đưa vào dự toán.

Chi phí 30 đến 90 triệu đồng, thời gian thẩm duyệt từ hai đến sáu tuần. Phần thời gian đáng lo hơn phần chi phí vì nó nằm trên đường tiến độ chính.

Cách chặn: gửi phương án mặt bằng cho đơn vị phòng cháy ngay khi chốt bố trí, song song với việc lập hồ sơ triển khai. Yêu cầu chi tiết trong bài về quy định PCCC văn phòng .

Nguyên nhân thứ tư: cốt sàn không phẳng

Sàn cũ hiếm khi phẳng đúng dung sai của vật liệu mới. Với sàn vinyl, dung sai cho phép chỉ 3mm trên 2m; sàn cũ thường lệch 8 đến 15mm.

Chi phí cán phẳng 120.000 đến 200.000 đồng mỗi mét vuông, cộng thêm ba đến năm ngày chờ khô. Với mặt bằng 400m2, đây là 50 đến 80 triệu đồng và một tuần tiến độ.

Cách chặn: đo cốt sàn bằng máy laser ở lưới 3x3m trước khi chốt loại vật liệu sàn. Nếu độ lệch lớn, có thể chọn thảm tấm thay vinyl vì thảm chịu được dung sai cao hơn.

Nguyên nhân thứ năm: thay đổi yêu cầu từ chủ đầu tư

Đây là nhóm phát sinh mà chủ đầu tư kiểm soát hoàn toàn nhưng lại thường xảy ra nhiều nhất. Thêm một phòng họp, đổi vị trí pantry, tăng số chỗ ngồi sau khi đã đóng trần.

Chi phí của một thay đổi ở giai đoạn thi công gấp bốn tới mười lần so với cùng thay đổi trên bản vẽ. Đổi vị trí một ổ cắm trên bản vẽ là miễn phí; đổi sau khi ốp vách là phá vách, đi lại dây, ốp lại và sơn lại.

Cách chặn: chốt phương án bằng biên bản có ký, và sau mốc đó mọi thay đổi đi qua quy trình phát sinh có báo giá trước. Nghe cứng nhắc nhưng thực tế bảo vệ cả hai bên. Cấu trúc điều khoản cụ thể nằm trong bài về hợp đồng thi công nội thất văn phòng .

Nguyên nhân thứ sáu: vật liệu hết hàng hoặc đổi mã

Vật liệu chốt ở giai đoạn thiết kế nhưng đặt hàng ở giai đoạn thi công, cách nhau bốn tới tám tuần. Trong khoảng đó nhà cung cấp có thể hết mã màu, đổi nhà sản xuất hoặc tăng giá.

Chi phí phát sinh không lớn, thường 3 đến 8 phần trăm giá trị vật liệu, nhưng ảnh hưởng tiến độ nếu phải chờ nhập.

Cách chặn: đặt cọc giữ hàng cho các mã đặc thù ngay khi chốt bảng vật liệu, và luôn có mã thay thế được phê duyệt trước cho mỗi vật liệu chính. Cách chọn vật liệu có tính sẵn có nằm trong bài về vật liệu nội thất văn phòng bền .

Nguyên nhân thứ bảy: quy định thi công của toà nhà

Nội quy toà nhà thường chỉ được cung cấp đầy đủ sau khi ký hợp đồng thuê. Những quy định làm tăng chi phí: chỉ được thi công sau 18 giờ, giới hạn giờ dùng thang tải, yêu cầu bảo hiểm mức cao, tiền đặt cọc hoàn trả mặt bằng.

Chi phí tăng 10 đến 18 phần trăm phần nhân công nếu buộc làm ngoài giờ.

Cách chặn: yêu cầu bản nội quy thi công đầy đủ trước khi ký hợp đồng thuê, và đưa các điều kiện đó vào yêu cầu báo giá cho nhà thầu. Chi tiết cách làm việc trong điều kiện hạn chế nằm trong bài về thi công trong toà nhà đang hoạt động .

Hai nguyên nhân khó phòng và cách giảm thiệt hại

Phụ tải điện của toà nhà không đủ

Chỉ phát hiện khi đo thực tế, và nếu tủ điện tầng không đủ công suất thì phải nâng cấp, chi phí có thể trên 150 triệu đồng và cần chấp thuận của ban quản lý. Với văn phòng công nghệ mật độ thiết bị cao, cần kiểm tra hạng mục này ngay khi khảo sát mặt bằng, trước cả khi ký thuê. Cách tính phụ tải nằm trong bài về hệ thống điện văn phòng .

Con số cần đối chiếu là công suất khả dụng của tủ tầng so với phụ tải tính toán. Một chỗ ngồi văn phòng thông thường cần 300 đến 500W gồm máy tính, màn hình và chiếu sáng; văn phòng có nhiều màn hình hoặc máy trạm lên 700 đến 1000W. Với 60 chỗ ngồi cộng điều hoà và pantry, phụ tải đỉnh dễ chạm 60 đến 80kW, trong khi nhiều toà cũ chỉ cấp sẵn 40 đến 50kW cho mỗi sàn. Chênh lệch này không sửa được bằng cách đi dây, mà phải xin nâng công suất từ nguồn của toà, và đó là thủ tục nằm ngoài tầm kiểm soát của nhà thầu.

Thời tiết và vận chuyển

Mưa lớn kéo dài ảnh hưởng việc vận chuyển vật tư và độ ẩm khi sơn, thi công sàn gỗ. Không phòng được nhưng giảm thiệt hại bằng cách sắp xếp các công tác nhạy với độ ẩm vào giai đoạn có dự báo ổn định, và tập kết vật tư sớm.

Cụ thể, sơn nước cần độ ẩm không khí dưới 85 phần trăm để bám đúng, và sàn gỗ engineered cần môi trường ổn định 40 đến 60 phần trăm độ ẩm khi lắp để không cong vênh sau này. Trong mùa mưa, chênh lệch độ ẩm giữa ngày nắng và ngày mưa ở TP.HCM có thể vượt ngưỡng này, nên các công tác đó cần lịch linh hoạt thay vì mốc cứng. Đây là phát sinh về thời gian nhiều hơn về tiền: một đợt mưa dài có thể đẩy lùi công tác hoàn thiện bề mặt ba đến năm ngày.

Cách tổ chức để phát sinh lộ ra sớm

Chi phí xử lý một phát sinh phụ thuộc vào thời điểm phát hiện. Cùng một vấn đề về dây điện, phát hiện trước khi đóng trần tốn 5 triệu, phát hiện sau khi hoàn thiện tốn 40 triệu.

Bốn cơ chế phát hiện sớm

1. Khảo sát đủ trước khi thiết kế. Đo lại mặt bằng, mở thăm dò hạ tầng, đo cốt sàn, kiểm tra phụ tải. Toàn bộ bước này khoảng 10 đến 20 triệu đồng cho mặt bằng 400m2, và nó chặn được năm trong chín nguyên nhân.
2. Nghiệm thu theo lớp, không nghiệm thu một lần. Bốn mốc bắt buộc: hạ tầng trước khi đóng trần, khung xương trước khi ốp, cốt sàn trước khi trải vật liệu, và tổng thể khi hoàn thành. Danh mục kiểm tra nằm trong bài về nghiệm thu nội thất văn phòng .
3. Báo cáo hiện trường hằng ngày kèm ảnh. Yêu cầu nhà thầu gửi ảnh tiến độ mỗi cuối ngày. Cách này phát hiện sai lệch trong vòng 24 giờ thay vì sau vài tuần.
4. Giữ dự phòng ngoài giá hợp đồng. Nếu dự phòng nằm trong giá hợp đồng, nhà thầu coi đó là phần đã thuộc về mình. Để riêng bên ngoài, chỉ giải ngân khi có biên bản phát sinh hợp lệ.

Vì sao 20 phần trăm đầu tiên của tiến độ là cửa sổ quan trọng nhất

Phần lớn phát sinh do hiện trạng ẩn lộ ra ngay sau phá dỡ và trước khi che phủ, tức trong khoảng 20 phần trăm đầu của tiến độ. Đây là cửa sổ mà chi phí xử lý còn thấp vì chưa có lớp hoàn thiện nào phải phá đi. Sau khi đóng trần và ốp vách, cùng một lỗi trở nên đắt gấp nhiều lần vì phải tháo phần đã làm.

Vì vậy nên dồn nguồn lực giám sát vào đúng giai đoạn này thay vì rải đều. Một buổi khảo sát chung giữa chủ đầu tư, nhà thầu và tư vấn thiết kế ngay sau khi phá dỡ xong thường có giá trị cao hơn nhiều lần so với các buổi họp tiến độ định kỳ về sau, vì đó là lúc mọi hiện trạng ẩn đã lộ nhưng chưa có gì bị che lại. Danh mục hạng mục cần rà ở buổi này trùng với danh mục khảo sát trước thiết kế, chỉ khác là giờ kiểm được trên hiện trạng thật.

Doanh nghiệp muốn nắm rõ quy trình kiểm soát phát sinh có thể xem các dự án ORIIN Concept đã bàn giao , tham khảo phạm vi dịch vụ , hoặc liên hệ để được khảo sát mặt bằng trước khi lập ngân sách.

Câu hỏi thường gặp về phát sinh khi thi công văn phòng

Phát sinh khi thi công văn phòng thường chiếm bao nhiêu phần trăm hợp đồng?

Với dự án khảo sát kỹ và hồ sơ triển khai đầy đủ, phát sinh thường dưới 8 phần trăm. Với mặt bằng cũ chưa khảo sát hạ tầng, con số này lên 15 đến 25 phần trăm. Phát sinh vượt 25 phần trăm gần như luôn cho thấy giai đoạn khảo sát bị bỏ qua chứ không phải rủi ro bất thường.

Chủ đầu tư có quyền từ chối phát sinh không?

Có, nếu phát sinh do lỗi nhà thầu như thi công sai bản vẽ, sai trình tự hoặc dùng sai vật liệu. Cũng có quyền từ chối phát sinh thực hiện trước khi được phê duyệt nếu hợp đồng quy định ngưỡng phê duyệt. Với phát sinh do hiện trạng ẩn thì thường phải chia sẻ, tùy cách phân định trách nhiệm khảo sát.

Làm sao phát hiện phát sinh sớm nhất có thể?

Tổ chức nghiệm thu theo lớp và yêu cầu nhà thầu báo cáo hiện trường hằng ngày kèm ảnh. Phần lớn phát sinh lộ ra ngay sau khi phá dỡ và trước khi che phủ, tức trong khoảng 20 phần trăm đầu tiên của tiến độ. Phát hiện ở giai đoạn đó chi phí xử lý thấp hơn nhiều so với khi đã hoàn thiện.

Dự phòng bao nhiêu là đủ cho phát sinh?

Từ 8 đến 10 phần trăm cho mặt bằng mới có bản vẽ chính xác, 15 phần trăm cho mặt bằng cũ hoặc chưa có kết quả khảo sát hạ tầng. Quan trọng hơn con số là việc dự phòng phải nằm trong ngân sách chủ đầu tư chứ không nằm trong giá hợp đồng, để không bị dùng hết ngay từ đầu.

Về người viết

Nội dung trên được biên soạn bởi Nguyễn Bá Định — Giám sát thi công tại ORIIN Concept, phụ trách tiến độ hiện trường, an toàn, nội quy toà nhà, xử lý phát sinh khi thi công. Các số liệu và ví dụ trong bài lấy từ hồ sơ dự án ORIIN Concept đã bàn giao, không phải tài liệu tham khảo lại.

Cần đánh giá cụ thể cho mặt bằng của bạn? Xem danh mục dự án đã hoàn thiện , tham khảo phạm vi dịch vụ hoặc liên hệ ORIIN Concept để nhận tư vấn về phát sinh khi thi công văn phòng.

Bài này thuộc cụm nội dung về thiết kế thi công nội thất văn phòng của ORIIN Concept — nơi tập hợp toàn bộ quy trình, đơn giá và tiêu chuẩn nghiệm thu mà chúng tôi áp dụng cho dịch vụ thiết kế thi công văn phòng trọn gói.