Thiết Kế Phòng Họp Văn Phòng: Kích Thước Và Tầm Nhìn

Trong các hạng mục nội thất văn phòng, thiết kế phòng họp văn phòng là nơi sai số về kích thước gây hậu quả rõ nhất. Khu làm việc chung thiếu 10cm thì ít ai nhận ra, nhưng phòng họp thiếu 10cm thì người ngồi giữa không kéo được ghế ra khi hai bên đã ngồi.

Bài viết này đưa bảng thông số theo số người, cách tính tầm nhìn tới màn hình, và ba lỗi lặp lại nhiều nhất.

Bảng kích thước phòng họp theo số người

Số người	Kích thước bàn	Diện tích phòng	Màn hình
4 người	1,6 × 0,9m	10 – 12m2	43 – 50 inch
6 người	2,0 × 1,0m	14 – 17m2	50 – 55 inch
8 người	2,6 × 1,1m	18 – 22m2	55 – 65 inch
12 người	3,6 × 1,2m	26 – 32m2	65 – 75 inch
16 người	4,8 × 1,4m	36 – 44m2	75 inch hoặc máy chiếu

Cách tính diện tích: chiều dài bàn cộng 1,8m cho hai đầu, nhân chiều rộng bàn cộng 1,8m cho hai bên. Con số 0,9m mỗi bên gồm khoảng lùi ghế 0,6m và lối đi vào chỗ 0,3m.

Nếu phòng có màn hình treo tường, cần thêm 0,6m khoảng cách từ đầu bàn tới tường màn hình để người ngồi đầu bàn không phải ngoái. Với phòng có tủ hoặc kệ dọc một bên, cộng thêm chiều sâu tủ.

Con số diện tích trên là mức đủ dùng. Cộng thêm 15 phần trăm nếu phòng cũng dùng để tiếp khách, vì lúc đó cần chỗ đặt nước và không gian đứng chào.

Tầm nhìn tới màn hình quyết định cỡ màn hình

Sai lầm phổ biến là chọn màn hình theo diện tích phòng thay vì theo khoảng cách người xa nhất.

Công thức một phần sáu và một phần tám

Quy tắc thực dụng cho nội dung văn bản và bảng tính: chiều cao màn hình tối thiểu bằng một phần sáu khoảng cách tới người xa nhất. Nếu chỉ chiếu slide chữ lớn, tỉ lệ một phần tám là đủ.

Áp dụng vào ví dụ: phòng họp 12 người, bàn dài 3,6m, màn hình cách đầu bàn 0,6m nên người xa nhất cách khoảng 4,5m. Chiều cao màn hình cần tối thiểu 0,75m, tương đương màn hình 65 inch tỉ lệ 16:9.

Cơ chế đằng sau con số này là góc nhìn của ký tự. Chữ trên bảng tính cao khoảng một phần ba mươi chiều cao màn hình; ở tỉ lệ một phần sáu, ký tự đó phủ khoảng 12 phút cung tại mắt người xa nhất, đúng ngưỡng đọc được chữ nhỏ mà không phải nhoài người tới. Chọn thiếu một cỡ, dùng 55 inch cho phòng người xa 4,5m, nghĩa là người cuối bàn phải mở lại nội dung trên laptop, và màn hình chung mất tác dụng.

Góc nhìn ngang và chống chói

Ngoài cỡ, cần kiểm tra hai điểm về vị trí. Chiều cao tâm màn hình nên ở 1,2 đến 1,3m so với sàn để người ngồi nhìn ngang, không phải ngước. Đặt tâm ở 1,6m — mức hay gặp khi treo cho cân mặt vách — buộc người ngồi ngửa cổ khoảng 15 độ suốt cuộc họp dài, và đây là nguyên nhân mỏi cổ ít ai truy ra.

Không đặt màn hình đối diện cửa sổ, vì ánh sáng phản chiếu làm mất tương phản; nếu buộc phải vậy thì cần rèm chắn sáng. Màn hình bóng gương phản chiếu mạnh hơn màn mờ, nên với phòng nhiều kính thì chọn tấm nền chống chói quan trọng hơn tăng độ sáng: độ sáng dư không bù được vệt phản xạ trực tiếp từ cửa sổ, nó chỉ làm cả khung hình chói thêm.

Với phòng họp trên 16 người, màn hình đơn không còn đủ và nên dùng hai màn hình hoặc máy chiếu. Chi tiết về thiết bị hội nghị nằm trong bài về thiết bị hội nghị trực tuyến cho phòng họp .

Ba lỗi thường gặp khi thiết kế phòng họp

Cách âm làm nửa vời. Đây là lỗi tốn kém nhất vì phải sửa sau khi hoàn thiện. Vách được làm cách âm nhưng dừng ở trần giả, phía trên vẫn thông sang phòng bên; hoặc cửa không có gờ kín; hoặc ống gió điều hoà xuyên vách mà không xử lý. Bất kỳ một trong ba điểm này đủ để triệt tiêu toàn bộ nỗ lực cách âm. Cách làm đúng nằm trong bài về cách âm phòng họp .

Không đủ ổ điện và cổng kết nối. Phòng họp 12 người cần tối thiểu tám ổ điện và hai tới ba cổng HDMI, tốt nhất là hộp điện âm bàn. Thiếu thì dây kéo ngang sàn, vừa mất thẩm mỹ vừa nguy hiểm.

Chỉ làm một phòng họp lớn. Nhu cầu họp thực tế phân bố lệch: phần lớn cuộc họp có 2 đến 4 người, chỉ ít cuộc trên 10 người. Một phòng lớn duy nhất sẽ luôn kín chỗ vì bị dùng cho cả họp hai người, trong khi nhóm cần họp 10 người không có chỗ. Cấu hình hợp lý là một phòng lớn, một phòng vừa và một tới hai chỗ họp nhanh.

Hộp điện âm bàn: chi tiết phải chốt ở bước thi công vách

Hộp điện âm bàn cần đường ống chờ đi từ sàn hoặc từ vách lên chân bàn, và đường ống đó phải có trước khi hoàn thiện sàn. Chốt muộn nghĩa là hoặc cắt sàn đã lát — mất 2 đến 4 ngày cùng chi phí hoàn nguyên lớp sàn — hoặc chấp nhận đi dây nổi trong máng nhựa dọc chân vách rồi bò qua sàn tới chân bàn.

Thông số cần ghi vào bản vẽ: vị trí tim hộp so với tim bàn, số ổ điện và số cổng dữ liệu trong mỗi hộp, và đường kính ống chờ. Với bàn 12 chỗ, hai hộp đặt tại một phần ba và hai phần ba chiều dài bàn phục vụ tốt hơn một hộp giữa, vì người ngồi hai đầu bàn không phải luồn dây qua mặt bàn.

Một chi tiết hay bị bỏ: ống chờ cần đường kính trong tối thiểu 32mm nếu luồn cả dây nguồn và dây HDMI. Ống 20mm chỉ đủ cho dây nguồn, và khi cần thêm HDMI về sau thì không luồn được nữa vì đầu jack HDMI không đi qua khúc uốn của ống nhỏ.

Vì sao một phòng lớn duy nhất luôn kín chỗ

Cơ chế là hiệu ứng chiếm dụng theo đơn vị thời gian, không theo đơn vị chỗ. Một cuộc họp hai người chiếm phòng 12 chỗ trong một giờ vẫn khoá toàn bộ phòng trong một giờ đó. Nếu 70 phần trăm số cuộc họp trong tuần là 2 đến 4 người, thì 70 phần trăm thời lượng phòng lớn bị dùng dưới một phần ba công suất.

Trên các mặt bằng đã bàn giao, sau khi thêm hai chỗ họp nhanh, tỉ lệ đặt trước phòng họp lớn giảm rõ và các cuộc họp đông người không còn phải xếp lịch trước ba đến bốn ngày. Đây là lý do chỗ họp nhanh trả lại giá trị nhanh hơn việc mở rộng phòng họp lớn.

Chỗ họp nhanh: hạng mục hiệu quả nhất trên mỗi mét vuông

Chỗ họp nhanh cho 2 đến 4 người, không cần đặt trước, chỉ chiếm 4 đến 6m2 nhưng giải quyết phần lớn nhu cầu họp thực tế.

Cấu hình tối giản: một bàn tròn nhỏ hoặc bàn cao, ba tới bốn ghế, một màn hình nhỏ hoặc không cần màn hình, và vách chắn tầm nhìn ba mặt cao 1,6 đến 1,8m. Không cần cách âm hoàn chỉnh, chỉ cần giảm tiếng ồn lan ra khu làm việc.

Vị trí đặt: gần khu làm việc để tiện dùng, nhưng lệch khỏi trục di chuyển chính. Đặt ở góc hoặc hốc tường là lý tưởng vì đã có hai mặt vách sẵn.

Với văn phòng 50 người, hai chỗ họp nhanh chiếm khoảng 10m2 nhưng giảm áp lực lên phòng họp lớn tới 60 phần trăm. Đây là tỉ lệ hiệu quả cao nhất trong các hạng mục phòng họp.

Một đánh đổi cần nói rõ: chỗ họp nhanh không cách âm hoàn chỉnh, nên không dùng được cho cuộc họp có nội dung nhạy cảm hoặc gọi video kéo dài mà không làm phiền khu bên cạnh. Nếu doanh nghiệp có nhiều cuộc gọi một-một cần riêng tư, phương án tốt hơn là hai tới ba buồng điện thoại kín 1 đến 2m2 thay cho một chỗ họp nhanh, vì buồng kín chặn tiếng tốt hơn trên cùng diện tích. Cách chọn giữa hai loại này tuỳ tỉ lệ cuộc gọi riêng tư trên tổng nhu cầu, và nên quyết ngay ở bước bố trí mặt bằng chứ không để phát sinh sau.

Âm học bên trong phòng họp

Cách âm ngăn tiếng ra ngoài; âm học bên trong quyết định nghe nhau có rõ hay không. Hai vấn đề khác nhau và cần xử lý riêng.

Phòng họp có nhiều bề mặt cứng như kính, thạch cao phẳng và mặt bàn nhẵn sẽ có thời gian vang dài, khiến giọng nói bị nhoè và người ở đầu bàn khó nghe người ở đầu kia. Với họp trực tuyến, micro thu cả tiếng vang và người bên kia càng khó nghe.

Ba biện pháp theo mức độ chi phí:

Thảm sàn. Rẻ nhất và hiệu quả rõ. Giảm phản xạ từ mặt sàn, thứ chiếm phần lớn năng lượng vang.
Tấm tiêu âm trên trần hoặc một mặt vách. Diện tích cần khoảng 20 đến 30 phần trăm diện tích sàn. Nên đặt ở trần và vách đối diện màn hình.
Rèm dày ở mặt cửa sổ. Vừa chắn sáng vừa tiêu âm, giải quyết hai việc.

Không cần xử lý toàn bộ bề mặt. Với phòng 20m2, thảm sàn cộng khoảng 5m2 tấm tiêu âm trần là đủ đưa thời gian vang về ngưỡng dễ nghe. Loại vật liệu và cách chọn nằm trong bài về vật liệu tiêu âm văn phòng .

Ngưỡng cần nhắm là thời gian vang dưới 0,6 giây cho phòng họp thường và dưới 0,5 giây cho phòng chuyên họp trực tuyến. Phòng toàn bề mặt cứng thường vang 0,9 đến 1,2 giây, đủ để giọng nói ở đầu bàn tới tai người đầu kia bị chồng lên tiếng vang của chính âm trước đó, nghe thành nhoè. Mỗi lần gấp đôi diện tích vật liệu tiêu âm thì thời gian vang giảm khoảng một phần ba, nên bước từ không xử lý gì lên 5m2 tấm trần cho hiệu quả rõ nhất; thêm quá 30 phần trăm diện tích sàn thì mức cải thiện nhỏ dần và không đáng chi phí.

Vị trí phòng họp trong mặt bằng

Bốn nguyên tắc về vị trí, xếp theo mức quan trọng.

Không cạnh pantry. Tiếng ồn từ pantry là tiếng nói chuyện và va đập, khó chắn bằng vách thông thường.
Gần lối vào nếu dùng tiếp khách. Khách không nên đi xuyên qua khu làm việc để tới phòng họp.
Cách khu cần tập trung. Người ra vào phòng họp tạo lượng di chuyển đáng kể trong ngày.
Không ở góc xa nhất. Phòng họp quá xa sẽ ít được dùng, và diện tích đầu tư thành lãng phí.

Với văn phòng có hai phòng họp, cấu hình tốt là một phòng gần lối vào cho họp với khách, và một phòng sâu bên trong cho họp nội bộ. Cách phân bổ vị trí các khối chức năng nằm trong bài về quy hoạch mặt bằng văn phòng .

Nếu chỉ có một phòng họp, ưu tiên vị trí gần lối vào, vì việc khách đi xuyên khu làm việc gây gián đoạn nhiều hơn việc nhân viên phải đi xa hơn vài mét.

Doanh nghiệp cần xác định cấu hình phòng họp phù hợp quy mô có thể xem các dự án ORIIN Concept đã bàn giao , tham khảo phạm vi dịch vụ , hoặc liên hệ ORIIN Concept để nhận tư vấn về số lượng và kích thước phòng họp.

Câu hỏi thường gặp về thiết kế phòng họp văn phòng

Phòng họp 8 người cần bao nhiêu mét vuông?

Khoảng 18 đến 22m2 cho phòng họp 8 người với bàn dài. Bàn cần 2,4 đến 2,8m dài và 1,1 đến 1,2m rộng, cộng khoảng lùi ghế 0,9m mỗi bên và lối đi vào chỗ 0,6m. Dưới 16m2 thì người ngồi giữa không rút ghế ra được khi hai bên đã ngồi.

Màn hình phòng họp nên đặt cỡ bao nhiêu?

Quy tắc thực dụng là chiều cao màn hình tối thiểu bằng một phần sáu khoảng cách tới người xa nhất. Với bàn dài 3m và người xa nhất cách màn hình 4m, cần màn hình cao tối thiểu 0,67m, tương đương 55 inch. Phòng họp 12 người trở lên thường cần 65 tới 75 inch.

Phòng họp có cần cách âm không?

Cần, và đây là hạng mục hay bị làm nửa vời nhất. Vách cách âm mà cửa không có gờ kín hoặc trần thông qua khoảng hở phía trên vách thì hiệu quả gần như bằng không. Cách âm phòng họp phải làm đủ ba mặt: vách kín tới sàn kết cấu, cửa có gờ, và xử lý đường ống xuyên vách.

Nên làm mấy phòng họp cho văn phòng 50 người?

Thông thường một phòng lớn 10 đến 12 người, một phòng vừa 6 người, và một tới hai chỗ họp nhanh 2 đến 4 người không cần đặt trước. Cấu hình này phục vụ được phần lớn nhu cầu. Chỉ làm một phòng lớn duy nhất là nguyên nhân phổ biến của tình trạng luôn kín chỗ.

Về người viết

Nội dung trên được biên soạn bởi Hà Yến Nhi — Kiến trúc sư Nội thất tại ORIIN Concept, phụ trách vật liệu, màu sắc, ánh sáng, chi tiết nội thất và đồ rời. Các số liệu và ví dụ trong bài lấy từ hồ sơ dự án ORIIN Concept đã bàn giao, không phải tài liệu tham khảo lại.

Cần đánh giá cụ thể cho mặt bằng của bạn? Xem danh mục dự án đã hoàn thiện , tham khảo phạm vi dịch vụ hoặc liên hệ ORIIN Concept để nhận tư vấn về thiết kế phòng họp văn phòng.

Bài này thuộc cụm nội dung về thiết kế thi công nội thất văn phòng của ORIIN Concept — nơi tập hợp toàn bộ quy trình, đơn giá và tiêu chuẩn nghiệm thu mà chúng tôi áp dụng cho dịch vụ thiết kế thi công văn phòng trọn gói.