Thiết Kế Văn Phòng Cho Nhân Sự Tăng Trưởng: Chừa Chỗ Cho 3 Năm Tới

Với doanh nghiệp đang tăng trưởng, thiết kế văn phòng mở rộng nhân sự là bài toán khó vì hai yêu cầu ngược nhau: không muốn trả tiền cho diện tích chưa dùng, nhưng cũng không muốn phải cải tạo sau mười tám tháng.

Cách giải quyết không phải chọn giữa hai cực mà là phân biệt đúng: thứ gì đắt để bổ sung sau thì chừa sẵn ngay, thứ gì dễ mua thêm thì để sau.

Thứ gì đắt để bổ sung sau

Bốn nhóm hạng mục có chi phí bổ sung cao hơn nhiều lần chi phí chừa sẵn.

Hạ tầng điện và mạng

Ổ điện và ổ mạng. Chừa sẵn một ổ chờ tốn thêm 250.000 đến 500.000 đồng. Kéo dây sau khi hoàn thiện tốn 1,5 đến 3 triệu đồng vì phải phá trần hoặc đi nổi, cộng gián đoạn công việc. Tỉ lệ chênh khoảng sáu lần.

Cơ chế của tỉ lệ sáu lần nằm ở chỗ khi hoàn thiện, việc kéo thêm một ổ không chỉ là tiền dây và ổ. Nó phải mở trần thạch cao hoặc cắt máng đi nổi, luồn dây về tủ điện qua tuyến đã đầy, đấu nối lại, rồi vá và sơn lại phần trần đã mở. Mỗi điểm ổ bổ sung làm gián đoạn khu vực đó nửa tới một ngày, và với văn phòng đang vận hành thì phần lớn phải làm ngoài giờ với đơn giá cao hơn. Chừa sẵn lúc thi công thì chỉ là thêm một nhánh dây trong tuyến đang mở, gần như không thêm công.

Công suất điều hoà. Nếu hệ được tính đúng cho số nhân sự hiện tại, thêm 15 người sẽ vượt tải và phòng không đủ mát. Nâng công suất sau nghĩa là thay dàn lạnh và có thể thay cả dàn nóng.

Hạ tầng dùng chung khó nâng cấp

Độ dư của tủ điện. Tủ điện tính vừa đủ phụ tải hiện tại thì thêm thiết bị sẽ nhảy aptomat. Nâng tủ điện cần chấp thuận của ban quản lý toà nhà và có thể không được. Cách tính phụ tải nằm trong bài về hệ thống điện văn phòng .

Vị trí và số lượng nhà vệ sinh. Nếu số thiết bị vệ sinh tính đúng theo đầu người hiện tại, tăng nhân sự sẽ gây hàng chờ. Bổ sung nhà vệ sinh gần như không khả thi vì phụ thuộc trục thoát nước. Tiêu chuẩn số thiết bị nằm trong bài về tiêu chuẩn nhà vệ sinh văn phòng .

Chi phí chừa dư cho hai nhóm này khi thi công mới thường chỉ 3 đến 6 phần trăm phần hạ tầng kỹ thuật, trong khi nâng cấp sau khi vận hành có thể gấp nhiều lần hoặc bất khả thi về mặt kỹ thuật, nên đây là chỗ đáng chừa dư nhất trong toàn bộ dự án.

Thứ gì để sau cũng được

Ngược lại, ba nhóm dưới đây không cần chừa và không nên chừa.

Bàn ghế. Nếu chọn dòng sản phẩm có sẵn trên thị trường và không phải đồ đặt đóng, mua thêm khi cần chỉ mất một tới hai tuần. Điều kiện là ghi rõ mã sản phẩm trong hồ sơ để mua đúng dòng, và kiểm tra dòng đó có tuổi thọ thị trường dài.

Tủ lưu trữ rời. Tương tự, mua thêm dễ nếu là đồ mua sẵn. Chỉ tủ âm tường mới cần chừa.

Chỗ ngồi trống có sẵn. Bàn trống chiếm diện tích, tạo cảm giác văn phòng vắng, và làm giảm chất lượng không gian cho những người đang ngồi. Tốt hơn là dùng phần diện tích đó cho khu chung, rồi chuyển đổi khi cần.

Điểm cuối là điểm hay bị làm ngược. Nhiều văn phòng chừa cả một dãy bàn trống cho tương lai, và trong hai năm chờ thì nhân viên hiện tại phải ngồi chật hơn mức cần thiết. Phép tính đơn giản cho thấy sự lãng phí: một dãy 10 bàn trống chiếm khoảng 25 đến 30m2, và với giá thuê văn phòng hạng B tại trung tâm khoảng 400.000 đến 700.000 đồng mỗi mét vuông mỗi tháng, đó là 10 đến 21 triệu đồng mỗi tháng trả cho diện tích không tạo giá trị, kéo dài suốt thời gian chờ tuyển. Cùng khoản đó, chừa dưới dạng hạ tầng và dùng diện tích cho khu chung sẽ vừa phục vụ người hiện tại vừa sẵn sàng chuyển đổi khi cần.

Ba mức dự phòng và chi phí

Mức cơ bản nên là mặc định cho mọi dự án vì chi phí rất nhỏ so với giá trị. Mức trung bình phù hợp phần lớn doanh nghiệp đang tăng trưởng.

Mức cao đáng cân nhắc khi doanh nghiệp chưa biết cấu trúc phòng ban sẽ thế nào sau hai năm. Nội dung chính là làm một khu có thể chuyển đổi giữa khu chung và phòng kín bằng vách tháo lắp, và chừa hạ tầng cho cả hai kịch bản.

Cần lưu ý: mức cao chỉ có giá trị nếu thực sự dùng tới. Nếu cấu trúc doanh nghiệp ổn định thì 8 đến 12 phần trăm chi phí thêm là chi phí không thu hồi được. Cách tính tổng ngân sách nằm trong bài về tổng mức đầu tư văn phòng .

Cách chọn giữa ba mức nên dựa trên tốc độ tuyển thực tế của hai năm gần nhất chứ không dựa trên kế hoạch lạc quan. Một sai lầm hay gặp là chọn mức cao vì kỳ vọng tăng trưởng mạnh, rồi tăng trưởng không đến, và khoản 8 đến 12 phần trăm đã bỏ vào vách tháo lắp và khu chuyển đổi trở thành chi phí chết. Ngược lại, doanh nghiệp thực sự scale nhanh mà chọn mức cơ bản sẽ phải cải tạo trong vòng mười hai đến mười tám tháng, và chi phí cải tạo khi đang vận hành cộng gián đoạn công việc thường vượt xa phần đáng lẽ chừa sẵn. Nguyên tắc an toàn là chọn theo tốc độ đã chứng minh, cộng một mức đệm nhỏ, thay vì đặt cược vào kịch bản tốt nhất.

Module hoá: điều kiện để mở rộng văn phòng không phải làm lại

Module hoá nghĩa là dùng một lưới kích thước thống nhất cho các thành phần chính.

Chọn module cho bàn, vách và tủ

Bàn làm việc. Chọn một module chiều rộng, thường 1,4 hoặc 1,6m, và dùng cho toàn bộ. Thêm một chỗ chỉ cần thêm một module, không phải bố trí lại cả dãy.

Vách ngăn. Module chiều rộng tấm vách, thường 0,9 hoặc 1,2m. Khi cần dịch vách, chỉ tháo và lắp lại số tấm nguyên, không phải cắt.

Tủ lưu trữ. Cùng chiều rộng và chiều cao với module bàn để xếp được liền mạch ở nhiều cấu hình.

Lưới điện và mạng. Ổ chờ đặt theo lưới đều thay vì theo vị trí bàn cụ thể. Cách này cho phép dịch bàn mà vẫn có ổ gần.

Vì sao module giảm chi phí thay đổi

Lợi ích của module hoá thể hiện ở lần thay đổi đầu tiên: bố trí lại một mặt bằng module hoá tốn khoảng một phần ba chi phí so với mặt bằng có kích thước tự do. Nguyên tắc quy hoạch chi tiết nằm trong bài về quy hoạch mặt bằng văn phòng .

Cơ chế nằm ở chỗ khi mọi thành phần cùng một lưới, một thay đổi không lan sang các thành phần khác. Trên mặt bằng kích thước tự do, dịch một vách để thêm hai chỗ ngồi kéo theo cắt lại tấm vách, khoan lại chân bàn không khớp, và đi lại ổ điện vốn đặt theo vị trí bàn cũ — mỗi việc là một tổ thợ khác nhau và một lần chờ. Trên mặt bằng module, cùng thay đổi đó chỉ là tháo hai tấm vách nguyên và lắp lại ở vị trí mới, dùng đúng số bàn và ổ đã có sẵn theo lưới. Sai lầm hay gặp là đặt đóng bàn theo kích thước lọt lòng của từng phòng để tận dụng tối đa từng centimet — cách này cho thêm một hai chỗ lúc đầu nhưng khoá cứng mặt bằng, vì bàn đặt theo phòng này không dùng lại được ở phòng khác khi cần dịch chuyển.

Ngưỡng nên chuyển mặt bằng thay vì mở rộng nhân sự tại chỗ

Có điểm mà việc thêm chỗ ngồi gây thiệt hại nhiều hơn lợi ích. Hai ngưỡng để nhận biết.

Mật độ dưới 5m2 mỗi người tính cả lối đi trong khu làm việc. Dưới ngưỡng này, lối đi hẹp và khoảng lùi ghế không đủ, người ngồi phải đứng lên khi có người đi qua.

Tỉ lệ diện tích phụ trợ dưới 22 phần trăm. Khi nhồi thêm chỗ ngồi, diện tích lấy từ đâu đó, thường từ khu chung và kho. Dưới ngưỡng này thì không đủ chỗ chứa và hành lang bắt đầu thành kho.

Khi chạm một trong hai ngưỡng, lựa chọn hợp lý là thuê thêm diện tích hoặc chuyển mặt bằng, chứ không tiếp tục nhồi. Phép so sánh nằm trong bài về mở rộng văn phòng tại chỗ .

Một lựa chọn trung gian đáng cân nhắc: chuyển sang mô hình làm việc kết hợp với tỉ lệ chỗ dùng chung. Nếu tỉ lệ nhân sự có mặt mỗi ngày chỉ 65 phần trăm, mặt bằng phục vụ được nhiều nhân sự hơn số chỗ ngồi. Cách bố trí nằm trong bài về văn phòng hybrid .

Rà soát định kỳ để phát hiện sớm

Ba chỉ số nên theo dõi hằng quý để biết khi nào cần hành động.

1. Số chỗ ngồi còn trống. Dưới 10 phần trăm là lúc cần bắt đầu lên kế hoạch, không phải lúc bắt đầu tìm mặt bằng.
2. Tỉ lệ sử dụng phòng họp. Trên 75 phần trăm giờ làm việc là dấu hiệu thiếu phòng họp, có thể giải quyết bằng thêm chỗ họp nhanh thay vì mở rộng mặt bằng.
3. Phụ tải điện thực tế so với công suất tủ. Trên 80 phần trăm là lúc cần đánh giá lại trước khi thêm thiết bị.

Ba chỉ số này đo được mà không cần thiết bị đặc biệt, và chúng cho biết vấn đề trước khi nó thành cấp bách. Điểm mấu chốt là ngưỡng hành động phải đặt trước thời điểm cấp bách một quãng đủ dài: tìm và ký mặt bằng mới mất 3 đến 6 tháng, và thi công thêm 2 đến 3 tháng, nên khi chỗ trống xuống dưới 10 phần trăm mà mới bắt đầu tìm thì gần như chắc chắn sẽ có giai đoạn ngồi chật. Cách đo hiệu quả sử dụng không gian nằm trong bài về đo lường hiệu quả không gian văn phòng .

Doanh nghiệp đang tăng trưởng cần thiết kế cho ba năm tới có thể xem các dự án ORIIN Concept đã bàn giao , tham khảo phạm vi dịch vụ , hoặc liên hệ ORIIN Concept để chọn mức dự phòng phù hợp tốc độ tuyển dụng.

Câu hỏi thường gặp về thiết kế văn phòng mở rộng nhân sự

Nên chừa dự phòng cho bao nhiêu phần trăm nhân sự?

Với doanh nghiệp tăng trưởng ổn định, chừa 15 đến 25 phần trăm số chỗ ngồi là hợp lý. Với doanh nghiệp đang scale nhanh thì 30 đến 40 phần trăm, nhưng nên chừa dưới dạng hạ tầng sẵn thay vì bàn ghế trống, vì bàn trống chiếm diện tích và tạo cảm giác vắng.

Chừa dự phòng dưới dạng gì thì hiệu quả nhất?

Dưới dạng hạ tầng: ổ điện, ổ mạng, công suất điều hoà và độ dư của tủ điện. Ba thứ này rất đắt để bổ sung sau khi hoàn thiện nhưng rất rẻ để chừa sẵn. Bàn ghế thì ngược lại, mua thêm khi cần dễ dàng nếu đã chọn dòng sản phẩm có sẵn trên thị trường.

Module hoá kích thước có ý nghĩa gì?

Dùng một lưới kích thước thống nhất cho bàn, vách và tủ, để thêm hoặc bớt một đơn vị không phải cắt lại phần còn lại. Ví dụ bàn theo module 1,4m thì thêm một chỗ chỉ cần thêm 1,4m, không phải bố trí lại cả dãy. Đây là điều kiện cơ bản để mặt bằng chịu được thay đổi.

Khi nào nên chuyển sang mặt bằng lớn hơn thay vì nhồi thêm chỗ?

Khi mật độ chỗ ngồi xuống dưới 5m2 mỗi người tính cả lối đi, hoặc khi tỉ lệ diện tích phụ trợ xuống dưới 22 phần trăm. Dưới hai ngưỡng này, thêm chỗ ngồi sẽ làm lối đi hẹp và khu phụ trợ không đủ, và năng suất giảm nhiều hơn giá trị của chỗ ngồi thêm.

Về người viết

Nội dung trên được biên soạn bởi Đinh Châu Nhật Tảo — Kiến trúc sư Cao cấp tại ORIIN Concept, phụ trách quy hoạch mặt bằng, tiêu chuẩn diện tích, tổ chức không gian. Các số liệu và ví dụ trong bài lấy từ hồ sơ dự án ORIIN Concept đã bàn giao, không phải tài liệu tham khảo lại.

Cần đánh giá cụ thể cho mặt bằng của bạn? Xem danh mục dự án đã hoàn thiện , tham khảo phạm vi dịch vụ hoặc liên hệ ORIIN Concept để nhận tư vấn về thiết kế văn phòng mở rộng nhân sự.

Bài này thuộc cụm nội dung về thiết kế thi công nội thất văn phòng của ORIIN Concept — nơi tập hợp toàn bộ quy trình, đơn giá và tiêu chuẩn nghiệm thu mà chúng tôi áp dụng cho dịch vụ thiết kế thi công văn phòng trọn gói.