Thiết Kế Văn Phòng Công Ty Bất Động Sản: Sàn Giao Dịch, Mô Hình Và Ồn Sales

Một công ty bất động sản bán hàng ngay trong văn phòng của mình. Khách tới xem mô hình dự án, ngồi nghe tư vấn, đàm phán và ký hợp đồng — tất cả diễn ra trên chính mặt bằng đó. Vì vậy thiết kế văn phòng công ty bất động sản đảo ngược tỉ lệ quen thuộc: khu tiếp khách và sàn giao dịch chiếm tỉ trọng lớn hơn khu làm việc, chứ không phải ngược lại như văn phòng hành chính.

Ba đặc thù kéo theo từ đó và định hình toàn bộ mặt bằng: tỉ lệ khu tiếp khách cao, nhiều phòng đàm phán nhỏ cho giao dịch theo nhóm, và một đội sales gọi điện liên tục tạo ra bài toán tiếng ồn mà ít ngành nào có ở mức này.

Bài viết dành cho người phụ trách làm office bất động sản hoặc sàn giao dịch bđs, cần biết tỉ lệ diện tích và cách chia zone để đặt yêu cầu đúng ngay từ đầu.

Tỉ lệ diện tích tiếp khách so với khu làm việc

Bảng dưới đây so tỉ trọng diện tích một văn phòng bất động sản với văn phòng hành chính cùng quy mô. Số liệu là dải tham khảo từ hồ sơ các sàn giao dịch và văn phòng bất động sản ORIIN Concept đã bàn giao, dùng để lập yêu cầu chứ không phải tỉ lệ cứng.

Điểm đảo ngược rõ nhất là khu làm việc nội bộ co xuống 30 đến 40%, trong khi phòng đàm phán nhỏ vọt lên 15 đến 25%. Một văn phòng bất động sản về bản chất là một không gian bán hàng có phần làm việc gắn kèm, chứ không phải một văn phòng có góc tiếp khách. Nếu lập kế hoạch theo tư duy văn phòng thường, khu tiếp khách và phòng đàm phán sẽ thiếu ngay vào cuối tuần khi lượng khách cao nhất.

Vì sao thiết kế văn phòng bất động sản đảo ngược tỉ lệ

Điểm cần hiểu trước tiên là bản chất của văn phòng bất động sản khác văn phòng ngành khác ở chỗ nó là một không gian thương mại. Ở phần lớn ngành, văn phòng là nơi nhân viên làm việc còn khách hàng hiếm khi đặt chân tới. Ở bất động sản, khách hàng là nhân vật chính của không gian: họ tới xem, nghe tư vấn, quyết định và ký.

Hệ quả là mọi quyết định thiết kế phải trả lời trước cho trải nghiệm của khách, sau đó mới tới hiệu quả làm việc của nhân viên. Đường đi của khách từ lúc bước vào tới lúc ký hợp đồng phải mượt và tạo được lòng tin ở mỗi bước. Đây là lý do tỉ lệ diện tích đảo ngược, và cũng là lý do những sai lầm bố trí ở đây tốn tiền hơn — một sảnh đón chật hay một phòng đàm phán không đủ riêng tư ảnh hưởng trực tiếp tới tỉ lệ chốt giao dịch, không chỉ tới sự thoải mái của nhân viên.

Sàn giao dịch và khu tiếp khách

Trái tim của một văn phòng bất động sản là khu tiếp khách và sàn giao dịch, nơi tạo ấn tượng đầu và diễn ra phần lớn hoạt động bán hàng.

Sảnh đón là điểm chạm quyết định

Khách bất động sản thường ra quyết định liên quan tới số tiền lớn, nên ấn tượng về độ chuyên nghiệp và uy tín của công ty ảnh hưởng trực tiếp tới lòng tin. Sảnh đón vì thế cần rộng rãi, sáng, và thể hiện được tầm vóc dự án. Đây không phải chỗ tiết kiệm diện tích. Cách tổ chức sảnh đón để tạo ấn tượng mà vẫn dẫn luồng khách hợp lý nằm trong bài về thiết kế khu lễ tân văn phòng .

Luồng khách không cắt qua khu làm việc

Một nguyên tắc quan trọng là khách ra vào không đi xuyên qua khu làm việc nội bộ. Khách nên vào từ sảnh, tới khu tiếp hoặc phòng đàm phán, rồi ra mà không thấy hậu trường làm việc. Điều này vừa giữ tính chuyên nghiệp vừa bảo mật thông tin nội bộ. Bố trí sai khiến khách đi ngang bàn làm việc của sales khác, nghe được cuộc gọi và thấy màn hình, làm lộ thông tin và mất chuyên nghiệp.

Phòng đàm phán nhỏ cho giao dịch

Giao dịch bất động sản diễn ra theo nhóm nhỏ — một hoặc hai khách hàng với một tư vấn viên — bàn về tài chính, pháp lý và ký kết. Đây là hoạt động cần không gian kín và riêng tư, nên văn phòng bất động sản cần nhiều phòng đàm phán nhỏ thay vì vài phòng họp lớn.

Số phòng đàm phán phải đủ cho số cuộc tư vấn diễn ra song song vào giờ cao điểm, thường là chiều cuối tuần. Thiếu phòng thì tư vấn viên phải bàn với khách ngay tại bàn làm việc chung, mất riêng tư và bị ồn. Một cách ước lượng thực tế là đếm số tư vấn viên hoạt động vào giờ cao điểm rồi lấy khoảng một phần ba tới một nửa số đó làm số phòng đàm phán, vì không phải ai cũng có khách cùng lúc nhưng đỉnh cuối tuần cần nhiều phòng hơn ngày thường. Mỗi phòng đàm phán chỉ cần 4 đến 6m2 cho bàn và ba đến bốn ghế, nhưng cần cách âm đủ để cuộc bàn về tài chính không lọt ra ngoài, và kính mờ hoặc rèm để riêng tư thị giác. Nguyên lý cách âm cho phòng kín nhỏ giống cách âm phòng họp , và cách chia mặt bằng thành nhiều phòng nhỏ hiệu quả nằm trong bài về quy hoạch mặt bằng văn phòng .

Khu trưng bày mô hình dự án

Mô hình dự án là công cụ bán hàng đặc thù của ngành bất động sản, và nó đặt ra vài yêu cầu kỹ thuật riêng.

Mô hình lớn thường nặng, nên vị trí đặt cần tính tải sàn và không cản lối đi chính. Chiếu sáng cần đèn nhấn làm nổi mô hình mà không đổ bóng gắt hay hắt bóng người xem lên mô hình, và nên có ổ điện gần để chạy mô hình có đèn nội bộ hoặc màn hình đi kèm. Vị trí hợp lý nhất là ở sảnh đón hoặc khu tiếp khách, vì đó là điểm khách nhìn thấy đầu tiên và mô hình giúp mở đầu câu chuyện bán hàng.

Cách chiếu sáng nhấn cho vật trưng bày mà không gây chói hay đổ bóng được phân tích trong bài về chiếu sáng văn phòng thực tế . Với mô hình đặc biệt lớn cần tính kỹ tải sàn, nên phối hợp với đơn vị kỹ thuật ngay từ khâu thiết kế thay vì đặt mô hình vào một chỗ đã hoàn thiện.

Tiếng ồn từ đội sales và cách chia zone

Đây là bài toán mà ngành bất động sản có ở mức cao hơn hầu hết ngành khác. Đội sales gọi điện gần như liên tục — gọi khách, chốt lịch, tư vấn qua điện thoại — và nếu tất cả ngồi chung một khu mở thì độ ồn nền tăng cao, ảnh hưởng cả sales lẫn các bộ phận khác.

Tách zone theo tính chất ồn

Cách xử lý đầu tiên là tách khu sales gọi điện thành một zone riêng, không đặt chung với các bộ phận cần yên tĩnh như kế toán, pháp lý hay ban lãnh đạo. Khu sales nên có vật liệu tiêu âm trên trần và vách để hút bớt âm, giảm hiệu ứng dội. Chọn vật liệu tiêu âm phù hợp cho khu ồn cao nằm trong bài về vật liệu tiêu âm văn phòng .

Buồng gọi cho cuộc gọi cần tập trung

Bổ sung một vài buồng gọi riêng cho những cuộc gọi cần yên tĩnh hoặc riêng tư — đàm phán giá, tư vấn khách VIP. Buồng gọi nhỏ, cách âm, giúp tư vấn viên có không gian tập trung mà không kéo cả khu vào yên lặng. Đây là đánh đổi giữa diện tích và chất lượng: mỗi buồng gọi chiếm một hai mét vuông nhưng nâng chất lượng những cuộc gọi quan trọng nhất.

Sai lầm hiện trường là đặt khu sales ồn ngay cạnh khu tiếp khách mà không có lớp cách âm. Khi đó khách ngồi chờ hoặc đang được tư vấn nghe hết cuộc gọi của sales khác, vừa mất riêng tư vừa lộ thông tin giá và chính sách với khách khác, và tệ hơn là khách cảm thấy văn phòng ồn ào thiếu chuyên nghiệp ngay ở lần gặp đầu.

Đánh đổi diện tích tiếp khách và chỗ ngồi

Vì khu tiếp khách, phòng đàm phán và mô hình chiếm tỉ trọng lớn, khu làm việc nội bộ bị nén lại. Đây là đánh đổi trung tâm của thiết kế văn phòng bất động sản, và nó phải được quyết dựa trên cách công ty vận hành.

Nếu công ty đón khách và giao dịch tại văn phòng nhiều, ưu tiên khu tiếp khách và phòng đàm phán là đúng, chấp nhận sales ngồi mật độ cao hơn ở khu làm việc. Ngược lại, nếu phần lớn giao dịch diễn ra tại dự án hoặc qua kênh khác, khu làm việc có thể giữ rộng hơn. Với đội sales biến động nhân sự nhanh, khu làm việc nên bố trí linh hoạt để mở rộng hoặc thu gọn theo mùa, nguyên lý nằm trong bài về thiết kế văn phòng cho nhân sự tăng trưởng .

Một điểm cần cân nhắc là chi phí trên mỗi loại diện tích không như nhau. Khu tiếp khách và sảnh đón cần hoàn thiện cao hơn để tạo ấn tượng, nên đơn giá mỗi mét vuông cao hơn khu làm việc nội bộ. Vì thế khi khu tiếp khách chiếm tỉ trọng lớn, tổng chi phí hoàn thiện trên mỗi mét vuông trung bình của văn phòng bất động sản thường cao hơn văn phòng hành chính cùng diện tích. Đây là con số cần đưa vào ngân sách sớm để không bị vỡ dự toán ở khâu hoàn thiện khu đón khách.

Doanh nghiệp bất động sản đang chuẩn bị làm văn phòng hoặc sàn giao dịch có thể xem các dự án ORIIN Concept đã bàn giao , tham khảo phạm vi dịch vụ hoặc liên hệ ORIIN Concept để nhận tư vấn tỉ lệ diện tích theo đúng mô hình bán hàng.

Câu hỏi thường gặp về thiết kế văn phòng công ty bất động sản

Văn phòng bất động sản dành bao nhiêu diện tích cho khu tiếp khách?

Khác với văn phòng thường nơi khu làm việc chiếm phần lớn, văn phòng bất động sản dành tỉ trọng lớn hơn cho khu tiếp khách và sàn giao dịch, thường 30 đến 45% diện tích. Lý do là bán hàng diễn ra ngay tại văn phòng qua các buổi tư vấn và ký kết, nên không gian đón và đàm phán với khách quan trọng ngang khu làm việc.

Vì sao văn phòng bất động sản cần nhiều phòng đàm phán nhỏ?

Giao dịch bất động sản diễn ra theo nhóm nhỏ 2 đến 4 người gồm khách hàng và tư vấn viên, cần không gian kín để bàn về tài chính và ký kết. Vì vậy văn phòng cần nhiều phòng đàm phán nhỏ thay vì vài phòng họp lớn, và số phòng phải đủ cho số cuộc tư vấn diễn ra song song vào giờ cao điểm cuối tuần.

Làm sao xử lý tiếng ồn từ đội sales gọi điện liên tục?

Đội sales bất động sản gọi điện gần như liên tục, tạo độ ồn nền cao ở khu làm việc. Cách xử lý là tách khu sales gọi điện thành zone riêng có vật liệu tiêu âm, không đặt chung với khu cần yên tĩnh, và bố trí một vài buồng gọi riêng cho cuộc gọi cần tập trung. Đặt khu sales cạnh khu tiếp khách mà không cách âm khiến khách nghe hết cuộc gọi của sales khác.

Khu trưng bày mô hình dự án cần lưu ý gì về kỹ thuật?

Mô hình dự án bất động sản thường lớn và nặng, nên vị trí đặt cần tính tải sàn và không được cản lối đi. Chiếu sáng cần đèn nhấn làm nổi mô hình mà không đổ bóng gắt, và nên có ổ điện gần để chạy mô hình có đèn hoặc màn hình. Đặt mô hình ở sảnh đón là hợp lý vì đó là điểm khách nhìn đầu tiên.

Về người viết

Nội dung trên được biên soạn bởi Trần Minh Huân — Kiến trúc sư tại ORIIN Concept, phụ trách phong cách thiết kế, ý tưởng thiết kế, triển khai hồ sơ kiến trúc nội thất. Các số liệu và ví dụ trong bài lấy từ hồ sơ dự án ORIIN Concept đã bàn giao, không phải tài liệu tham khảo lại.

Cần đánh giá cụ thể cho mặt bằng của bạn? Xem danh mục dự án đã hoàn thiện , tham khảo phạm vi dịch vụ hoặc liên hệ ORIIN Concept để nhận tư vấn về thiết kế văn phòng công ty bất động sản.

Bài này thuộc cụm nội dung về thiết kế thi công nội thất văn phòng của ORIIN Concept — nơi tập hợp toàn bộ quy trình, đơn giá và tiêu chuẩn nghiệm thu mà chúng tôi áp dụng cho dịch vụ thiết kế thi công văn phòng trọn gói.