Cải Tạo Văn Phòng Khi Đang Làm Việc: Chia Phân Kỳ Theo Khu

Với doanh nghiệp không thể đóng cửa để làm mới văn phòng, cải tạo văn phòng khi đang làm việc là một bài toán đánh đổi rõ ràng: chia phân kỳ theo khu để giữ hoạt động thì tiến độ dài hơn và chi phí cao hơn; dừng hoạt động để làm dứt điểm thì nhanh hơn nhưng mất doanh thu và ngày công. Bài này nhìn từ phía doanh nghiệp vẫn phải vận hành trong lúc thi công, và chỉ ra cách chia phân kỳ để nén cả hai cái giá đó xuống.

Bài viết đi vào ba phần: chia phân kỳ theo trục kỹ thuật, công tác nào bắt buộc làm ngoài giờ, và cách kiểm soát bụi ồn để khu làm việc bên cạnh vẫn dùng được.

Chia phân kỳ khi cải tạo văn phòng đang vận hành

Sai lầm đầu tiên là chia khu theo bản đồ mặt bằng cho gọn mắt. Cách đúng là chia theo trục hệ thống kỹ thuật, vì điện, mạng và điều hoà chạy theo tuyến, và cắt một tuyến ảnh hưởng tới mọi khu trên tuyến đó.

Vì sao chia theo tuyến chứ không theo diện tích

Một mặt bằng thường có thể chia làm hai tới ba đợt tuỳ quy mô: dưới 300m2 chia hai đợt, 300 đến 600m2 chia ba đợt. Mỗi đợt phải là một khu mà khi cắt hệ thống của nó thì các khu còn lại vẫn chạy độc lập. Nếu chia sai, cắt điện khu A làm mất mạng khu B vì chúng chung một tuyến, và khi đó phân kỳ mất ý nghĩa vì vẫn gián đoạn.

Trước khi chia đợt cần một bản đồ tuyến kỹ thuật hiện trạng — đây là lúc bộ ảnh chụp trước khi đóng trần lúc thi công ban đầu trả lại giá trị. Không có bản đồ này thì phải đục thăm dò để biết tuyến nào nuôi khu nào, tốn thời gian và tạo thêm bụi. Cách lưu bộ hồ sơ này nằm trong bài về hồ sơ hoàn công văn phòng .

Bảng phân kỳ ba đợt cho mặt bằng vừa

Bảng dưới đây dựng cho mặt bằng 400 đến 600m2 chia ba đợt, dựa trên các dự án cải tạo ORIIN Concept thực hiện khi văn phòng vẫn hoạt động. Mỗi đợt gồm thời gian thi công thực và phần trả khu về trạng thái dùng được.

Điều bảng cho thấy rõ nhất: phần "trả khu" giữa các đợt là chi phí thời gian mà làm dứt điểm không có. Ba lần trả khu cộng lại thêm khoảng 2 đến 3 tuần vào tổng tiến độ, chưa kể việc di dời nhân sự mỗi đợt. Đây là cái giá cụ thể của việc giữ hoạt động, và nó đo được để so với cái giá của việc dừng.

Công tác bắt buộc làm ngoài giờ

Không phải mọi việc đều làm được trong giờ, và biết trước việc nào phải dời ra ngoài giờ giúp lập tiến độ đúng và tính đúng chi phí phụ trội.

Ba nhóm công tác không thể làm trong giờ

Nhóm gây ồn lớn: khoan cắt bê tông, đục tường, bắn vít vào kết cấu. Những việc này tạo độ ồn 85 đến 100dB, vượt xa ngưỡng làm việc và truyền qua cả kết cấu sang khu khác, nên phải làm ngoài giờ dù có quây kín.

Nhóm gây mùi và hại sức khoẻ: sơn dung môi, keo dán, vật liệu có mùi bay hơi mạnh. Mùi lan theo hệ điều hoà chung sang cả khu đang làm việc, và một số hoá chất gây khó chịu hoặc hại nếu hít lâu, nên bắt buộc làm khi không có người.

Nhóm gây bụi mịn nhiều: mài sàn, cắt gạch, phá dỡ. Bụi mịn lơ lửng nhiều giờ và lọt qua khe vách quây, nên các việc này cũng dồn ngoài giờ kèm quây kín và hút bụi.

Ranh giới giữa ba nhóm này và các việc làm được trong giờ không phải lúc nào cũng rõ, nên nguyên tắc thực dụng là đo thử: cho làm một đoạn ngắn trong giờ và đo độ ồn cùng mức bụi tại khu làm việc gần nhất. Nếu vượt ngưỡng thì việc đó thuộc nhóm ngoài giờ, không tranh luận thêm. Cách này tránh cả hai thái cực — dồn quá nhiều việc ra ngoài giờ làm chi phí phụ trội đội lên vô ích, hoặc để quá nhiều việc trong giờ làm khu bên cạnh không làm việc được.

Chi phí phụ trội của làm ngoài giờ

Làm ngoài giờ chịu phụ trội nhân công thường 20 đến 50% so với giờ hành chính, tuỳ là buổi tối, đêm hay cuối tuần. Đây là khoản cộng thêm mà cải tạo văn phòng trống không có. Khi lập dự toán cho phương án phân kỳ, cần tách riêng phần việc ngoài giờ và tính đúng phụ trội, nếu không dự toán sẽ thiếu và phát sinh khi thi công. Các nguồn phát sinh khác khi thi công nằm trong bài về phát sinh khi thi công văn phòng .

Kiểm soát bụi và ồn cho khu bên cạnh

Đây là phần quyết định khu đang làm việc có thật sự dùng được hay chỉ trên danh nghĩa.

Quây bụi phải kín tới trần thật, không dừng ở trần giả, vì bụi đi qua khoảng trần chung sang khu khác. Vách quây tạm nên dùng khung kín phủ bạt và bịt kín mọi khe, kể cả khe dưới chân và khe qua trần. Với các đợt tạo bụi mịn nhiều, tạo áp suất âm trong khu thi công bằng quạt hút ra ngoài giúp bụi không tràn sang khu làm việc — không khí chỉ đi vào khu thi công chứ không thoát ra.

Về ồn, khu làm việc cần giữ độ ồn nền dưới 55 đến 60dB để nhân viên tập trung. Thi công trong giờ chỉ nên gồm việc êm: lắp đặt, đi dây, bắt vít nhẹ. Cần một người theo dõi và dừng ngay việc nào đẩy độ ồn tại khu làm việc vượt 65dB. Nếu một công tác cứ vượt ngưỡng dù đã quây, đó là dấu hiệu nó thuộc nhóm phải làm ngoài giờ. Cách xử lý ồn giữa các khu bằng vách được bàn trong bài về cách âm phòng họp .

Vách quây tạm cũng có tác dụng chặn ồn phần nào, nhưng đừng kỳ vọng quá: một vách bạt phủ khung chỉ giảm được khoảng 5 đến 10dB, không đủ để một tiếng khoan 90dB xuống dưới ngưỡng làm việc. Vách quây giải quyết bụi tốt hơn ồn nhiều. Với ồn, cách hiệu quả duy nhất vẫn là dời việc gây ồn ra ngoài giờ — vách chỉ giúp các việc ở mức trung bình, ví dụ bắt vít hay lắp đặt có va chạm nhẹ, trở nên chấp nhận được trong giờ.

Chỗ ngồi tạm và luồng di chuyển

Mỗi đợt cần chỗ ngồi tạm cho nhân sự của khu đang thi công, và đây là ràng buộc dễ bị xem nhẹ.

Cách thường dùng là dồn nhân sự khu đang làm vào khu đã xong hoặc khu chưa tới lượt. Với chia ba đợt, mỗi đợt di dời khoảng một phần ba nhân sự, và khu nhận tạm phải có đủ ổ mạng, ổ điện và tải lạnh cho lượng người tăng thêm. Nhồi thêm một phần ba người vào một khu không tính trước điện và điều hoà khiến khu đó nóng và thiếu ổ cắm, biến chỗ ngồi tạm thành chỗ không làm việc được.

Luồng di chuyển của công nhân và vật tư cũng phải tách khỏi luồng của nhân viên. Vật tư và phế thải nên đi theo lối riêng và giờ riêng, tránh đi qua khu làm việc gây bụi và mất an toàn. Nếu toà nhà có nội quy về thang tải và giờ vận chuyển, luồng này còn bị ràng buộc thêm, chi tiết nằm trong bài về thi công trong toà nhà đang hoạt động .

Truyền thông nội bộ trước mỗi đợt

Một phần dễ bỏ qua nhưng quyết định trải nghiệm là báo trước cho nhân viên. Trước mỗi đợt, cần thông báo cho những người bị di dời biết họ sẽ ngồi đâu, trong bao lâu, và giờ nào sẽ có ồn hay bụi. Nhân viên biết trước thì chủ động sắp lịch họp quan trọng vào khung giờ êm và không bức xúc khi nghe tiếng khoan. Thiếu truyền thông này, cùng một mức ồn sẽ bị phàn nàn nhiều hơn hẳn, và bộ phận hành chính phải xử lý khiếu nại thay vì điều phối thi công. Chi phí của việc báo trước gần như bằng không, nhưng nó là khác biệt giữa một đợt cải tạo trơn tru và một đợt căng thẳng.

Khi nào phân kỳ, khi nào nên dừng hẳn

Đánh đổi cuối cùng cần đặt bằng con số, không phải cảm tính giữ hoạt động bằng mọi giá.

Phân kỳ hợp lý khi doanh nghiệp không thể dừng vận hành và chi phí kéo dài tiến độ cùng phụ trội ngoài giờ nhỏ hơn thiệt hại của việc dừng. Nhưng nếu cải tạo lớn, chạm hầu hết diện tích và hệ thống, thì phân kỳ kéo tiến độ lên gấp đôi và phụ trội ngoài giờ chồng chất — lúc đó dừng hoạt động một đợt ngắn để làm dứt điểm có thể rẻ hơn tổng chi phí phân kỳ.

Một phương án trung gian đáng cân nhắc là cho nhân viên làm từ xa trong đợt cải tạo nặng nhất, giữ được vận hành mà không cần chỗ ngồi tạm và không bị ràng buộc ồn trong giờ. Với công ty đã quen làm hybrid thì đây thường là lựa chọn rẻ nhất, và cách tổ chức làm việc kết hợp nằm trong bài về văn phòng hybrid . Kết hợp cả ba cách — phân kỳ phần nhẹ, dừng ngắn phần nặng, làm từ xa lúc căng nhất — thường cho tổng chi phí thấp nhất cho một dự án cải tạo lớn.

Doanh nghiệp cần đánh giá phương án cải tạo cho mặt bằng đang vận hành có thể xem các dự án ORIIN Concept đã bàn giao , tham khảo phạm vi dịch vụ , hoặc liên hệ ORIIN Concept để nhận phương án phân kỳ và dự toán phụ trội ngoài giờ.

Câu hỏi thường gặp về cải tạo văn phòng khi đang làm việc

Cải tạo văn phòng khi đang làm việc kéo dài hơn bao nhiêu so với làm dứt điểm?

Chia phân kỳ theo khu thường kéo dài gấp 1,5 đến 2 lần so với làm dứt điểm khi văn phòng trống, vì mỗi đợt phải quây, di dời, thi công, rồi trả khu về trạng thái dùng được trước khi sang đợt sau. Một mặt bằng 400m2 làm dứt điểm mất 5 đến 6 tuần thì làm phân kỳ có thể lên 9 đến 12 tuần. Đổi lại doanh nghiệp không mất ngày làm việc nào.

Công tác nào bắt buộc phải làm ngoài giờ khi cải tạo lúc đang làm việc?

Các công tác gây ồn lớn, bụi nhiều hoặc mùi hoá chất mạnh phải làm ngoài giờ: khoan cắt bê tông, đục tường, sơn dung môi, và mài sàn. Những việc này tạo độ ồn trên 85dB hoặc mùi không thể chịu được trong giờ làm, nên phải dồn vào buổi tối, đêm hoặc cuối tuần. Phần này thường chịu phụ trội chi phí nhân công 20 đến 50% so với làm giờ hành chính.

Độ ồn nào là chấp nhận được khi vẫn làm việc bên cạnh khu thi công?

Khu làm việc văn phòng cần giữ độ ồn nền dưới khoảng 55 đến 60dB để nhân viên tập trung được. Thi công trong giờ chỉ nên gồm các việc êm như lắp đặt, bắt vít, đi dây. Mọi việc đẩy độ ồn tại khu làm việc vượt 65dB đều gây mất tập trung rõ và nên dời ra ngoài giờ, kể cả khi có vách quây tạm.

Cần chuẩn bị chỗ ngồi tạm như thế nào khi cải tạo từng khu?

Mỗi đợt cải tạo cần chỗ ngồi tạm cho nhân viên của khu đang thi công, thường bố trí dồn vào khu đã xong hoặc khu chưa tới lượt. Cần tính trước sức chứa: nếu chia làm ba đợt thì mỗi đợt di dời khoảng một phần ba nhân sự, và khu nhận tạm phải có đủ ổ mạng, ổ điện và điều hoà cho lượng người tăng thêm trong thời gian đó.

Về người viết

Nội dung trên được biên soạn bởi Nguyễn Bá Định — Giám sát thi công tại ORIIN Concept, phụ trách tiến độ hiện trường, an toàn, nội quy toà nhà, xử lý phát sinh khi thi công. Các số liệu và ví dụ trong bài lấy từ hồ sơ dự án ORIIN Concept đã bàn giao, không phải tài liệu tham khảo lại.

Cần đánh giá cụ thể cho mặt bằng của bạn? Xem danh mục dự án đã hoàn thiện , tham khảo phạm vi dịch vụ hoặc liên hệ ORIIN Concept để nhận tư vấn về cải tạo văn phòng khi đang làm việc.

Bài này thuộc cụm nội dung về thiết kế thi công nội thất văn phòng của ORIIN Concept — nơi tập hợp toàn bộ quy trình, đơn giá và tiêu chuẩn nghiệm thu mà chúng tôi áp dụng cho dịch vụ thiết kế thi công văn phòng trọn gói.