Thiết Kế Phòng Giám Đốc: Tính Riêng Tư Trong Mặt Bằng Mở

Trong các hạng mục nội thất, thiết kế phòng giám đốc là nơi quyết định dễ bị chi phối bởi thứ bậc hơn là bởi công năng. Kết quả thường thấy: một phòng lớn chiếm mặt cửa sổ tốt nhất, dùng cho một người, trong khi khu làm việc chung nơi ba mươi người ngồi phải dùng ánh sáng nhân tạo.

Cách tiếp cận thực dụng hơn là xác định phòng đó thực sự được dùng cho ba chức năng nào, rồi mới tính kích thước và vị trí.

Ba chức năng sử dụng quyết định kích thước

Phòng giám đốc thường phục vụ tổ hợp của ba chức năng, và mỗi chức năng cộng thêm diện tích.

Làm việc cá nhân. Cần bàn làm việc 1,6 đến 1,8m, ghế, tủ tài liệu, và khoảng lùi. Chức năng này chiếm 12 đến 16m2.

Tiếp khách nhỏ. Hai tới ba ghế đối diện bàn hoặc một bộ sofa nhỏ. Cộng thêm 6 đến 8m2.

Họp nhóm nhỏ. Bàn họp 4 đến 6 chỗ trong phòng. Cộng thêm 12 đến 16m2.

Bảng tổng hợp:

Câu hỏi cần trả lời trước khi chọn: trong một tuần, phòng này tiếp khách bao nhiêu lần và họp nhóm bao nhiêu lần. Nếu họp nhóm chỉ một tới hai lần mỗi tuần thì dùng phòng họp chung hợp lý hơn là chiếm 14m2 cho bàn họp ngồi trống phần lớn thời gian.

Chi phí cơ hội của diện tích phòng riêng

Con số ít khi được tính rõ là chi phí cơ hội của mỗi mét vuông dành cho phòng riêng. Trên mặt bằng thuê, diện tích có giá thuê cố định mỗi tháng; một phòng giám đốc 35m2 trong khi chức năng thực chỉ cần 18m2 nghĩa là 17m2 dôi ra. Với giá thuê văn phòng hạng B tại trung tâm khoảng 400 đến 600 nghìn đồng mỗi mét vuông mỗi tháng, 17m2 đó là 7 đến 10 triệu đồng mỗi tháng, tương đương chỗ ngồi cho ba tới bốn nhân viên.

Đây không phải lập luận để cắt phòng riêng, mà để cân đúng. Nếu người điều hành thực sự dùng bàn họp trong phòng vài lần mỗi tuần thì 35m2 là hợp lý. Nếu bàn họp đó ngồi trống phần lớn thời gian thì 17m2 dôi ra đang trả tiền cho biểu tượng thứ bậc, không phải cho công năng. Cách phân bổ diện tích theo tần suất dùng thực tế là nguyên tắc chi phối, chi tiết trong bài về tiêu chuẩn thiết kế diện tích văn phòng .

Vị trí: hai lựa chọn và điều cần tránh

Có hai hướng bố trí, và lựa chọn phụ thuộc văn hoá doanh nghiệp hơn là kỹ thuật.

Gần lối vào và khu tiếp khách. Thuận lợi khi thường xuyên tiếp đối tác, vì khách không phải đi xuyên khu làm việc. Cũng tạo cảm giác tiếp cận được, phù hợp doanh nghiệp muốn giảm khoảng cách thứ bậc.

Sâu bên trong mặt bằng. Yên tĩnh hơn, ít bị gián đoạn. Phù hợp khi công việc cần tập trung dài và ít tiếp khách.

Điều cần tránh trong cả hai trường hợp là chiếm toàn bộ mặt cửa sổ tốt nhất. Phòng giám đốc nên nằm ở một đầu mặt cửa sổ, không ở giữa, để phần giữa dành cho khu làm việc chung. Nếu buộc phải ở giữa, dùng vách kính để ánh sáng xuyên vào lõi.

Một điểm nữa hay bị bỏ: không đặt phòng giám đốc cạnh pantry hoặc khu in ấn. Đây là hai nguồn ồn khó chắn, và vách của phòng giám đốc thường không được làm cách âm ở mức đủ.

Vì sao không nên chiếm mặt cửa sổ tốt nhất

Con số làm rõ đánh đổi này: mặt cửa sổ là tài nguyên ánh sáng tự nhiên hữu hạn của mặt bằng. Ánh sáng tự nhiên chỉ xuyên vào sâu khoảng 4 đến 6m tính từ cửa sổ trước khi phải bù bằng đèn. Nếu phòng giám đốc rộng 5m chiếm giữa mặt cửa sổ, nó khoá phần lớn dải sáng đó cho một người, đẩy ba mươi người ở khu chung vào vùng phải dùng đèn suốt ngày.

Giải pháp đặt phòng riêng ở đầu mặt cửa sổ, hoặc dùng vách kính khi buộc phải ở giữa, giữ được dải sáng đi xuyên vào lõi. Đây là quyết định ảnh hưởng tới chất lượng ánh sáng của cả sàn, không chỉ của một phòng, nên cần cân ở bước bố trí mặt bằng chứ không để mặc định theo thứ bậc.

Vách kính hay vách kín

Ba phương án, mỗi phương án có đánh đổi rõ.

• Vách kính trong suốt hoàn toàn. Giữ được toàn bộ ánh sáng và cảm giác mở, nhưng không có riêng tư thị giác. Chỉ phù hợp khi phòng chủ yếu để làm việc và không bàn nội dung riêng.
• Vách kính có dải phim mờ. Phim mờ từ độ cao 0,9 đến 1,7m che tầm nhìn khi ngồi và khi đứng gần, vẫn cho ánh sáng xuyên phần trên và dưới. Đây là giải pháp cân bằng dùng nhiều nhất.
• Vách kín có xử lý cách âm. Cần khi thường xuyên phỏng vấn, trao đổi nhân sự hoặc gọi điện bảo mật. Phải làm đủ: vách kín tới sàn kết cấu, cửa có gờ kín, và xử lý đường ống xuyên vách.

Với phương án thứ ba, điểm quan trọng là làm đủ hoặc không làm. Vách cách âm mà cửa không gờ kín thì hiệu quả gần bằng không, và tiền đã bỏ ra thành vô ích. Nguyên tắc này giống với phòng họp, chi tiết trong bài về cách âm phòng họp .

Con số cách âm cần nhắm cho từng nhu cầu

Mức cách âm đo bằng chỉ số giảm âm của cấu kiện, và nhu cầu khác nhau cần mức khác nhau. Trao đổi thường ngày cần vách đạt giảm âm khoảng 35 dB, đủ để tiếng nói bình thường bên trong nghe ra ngoài chỉ còn tiếng ù không rõ chữ. Nội dung nhạy cảm như trao đổi nhân sự hoặc gọi bảo mật cần 45 dB trở lên, mức mà người đứng sát vách ngoài không nghe được nội dung.

Chênh lệch giữa hai mức này không nằm ở độ dày vách mà ở điểm yếu nhất. Một vách thạch cao hai lớp có bông khoáng đạt 45 dB, nhưng nếu cửa chỉ đạt 25 dB thì cả phòng chỉ còn hiệu quả gần mức cửa, vì âm đi theo đường yếu nhất. Đó là lý do đầu tư cửa cách âm có gờ kín quan trọng ngang đầu tư vách; bỏ tiền vào vách dày mà lắp cửa thường là sai lầm hay gặp nhất.

Bố trí bên trong phòng giám đốc

Bốn nguyên tắc về hướng và vị trí đồ trong phòng.

1. Không ngồi lưng ra cửa. Người ngồi sẽ giật mình mỗi lần có người vào. Hướng tốt là chéo góc với cửa, thấy được người vào mà không đối diện trực tiếp.
2. Không ngồi lưng ra cửa sổ. Ánh sáng phía sau làm mặt tối trong các cuộc gọi video, và gây chói cho người đối diện.
3. Chỗ tiếp khách không quay lưng ra cửa. Khách ngồi nên thấy được cửa, không bị cảm giác bị chặn phía sau.
4. Tủ tài liệu ở mặt sau lưng hoặc bên cạnh, không đối diện. Mặt đối diện chỗ ngồi là mặt trong tầm nhìn suốt ngày, nên để trống hoặc dùng cho một chi tiết thị giác.

Về kích thước bàn: 1,6m đủ cho làm việc với hai màn hình. Bàn 2m trở lên chỉ cần khi thường xuyên trải bản vẽ hoặc tài liệu lớn. Bàn quá lớn trong phòng nhỏ làm mất khoảng lùi và khiến phòng chật hơn thực tế.

Khoảng lùi ghế và lối đi trong phòng

Con số hay bị bỏ khi kê phòng riêng là khoảng lùi phía sau ghế làm việc. Sau lưng ghế cần tối thiểu 0,9m để đẩy ghế ra và đứng dậy; nếu phía sau là tủ tài liệu có cánh mở thì cần 1,2m để vừa lùi ghế vừa mở được cánh tủ. Bỏ qua con số này là lý do nhiều phòng giám đốc trông rộng trên bản vẽ nhưng dùng thì vướng: ghế lùi ra là chạm tủ, mở tủ thì phải đẩy ghế vào.

Lối đi từ cửa tới bàn và tới khu tiếp khách cần rộng tối thiểu 0,7m, và 0,9m nếu là lối chính có khách đi. Với phòng kết hợp bàn họp, khoảng cách giữa mép bàn họp và mép bàn làm việc phải đủ cho một người đi qua khi cả hai chỗ đều có người ngồi, tức tối thiểu 1,2m tính từ mép ghế này sang mép ghế kia. Đây là chỗ phòng 28m2 bố trí sai thành chật, trong khi 24m2 bố trí đúng lại thoải mái.

Trường hợp không thiết kế phòng riêng

Với một số doanh nghiệp, người điều hành ngồi cùng khu làm việc chung. Đây không phải lựa chọn tiết kiệm mà là lựa chọn về văn hoá, và nó cần hạ tầng hỗ trợ.

Ba điều kiện để mô hình này hoạt động:

Có phòng riêng dùng chung cho các cuộc trao đổi cần kín. Không nhất thiết là phòng giám đốc, nhưng phải có một phòng nhỏ đặt được ngay khi cần, không phải đặt trước.

Chỗ ngồi có mức riêng tư cao hơn mức trung bình. Ở vị trí đầu dãy hoặc góc, có tủ chắn một phía, không nằm trên trục di chuyển.

Có chỗ để tài liệu khoá được. Nhu cầu này không mất đi khi bỏ phòng riêng, nên cần một tủ có khoá đặt ngay cạnh chỗ ngồi hoặc một ngăn khoá riêng trong hệ tủ chung.

Đánh đổi rõ nhất: người điều hành mất khả năng làm việc tập trung dài và sẽ bị gián đoạn nhiều hơn. Với công việc chủ yếu là điều phối và trao đổi thì đây không phải vấn đề; với công việc cần phân tích sâu thì là vấn đề lớn. Cách chọn giữa mở và kín cho từng nhóm nằm trong bài về không gian mở hay phòng kín .

Một cách trung gian đang được dùng nhiều là mô hình bàn linh hoạt: người điều hành có chỗ ngồi cố định ở khu chung nhưng được ưu tiên đặt trước một phòng nhỏ vào các khung giờ cần tập trung. Cách này giữ được tín hiệu văn hoá gần gũi mà không mất hoàn toàn khả năng làm việc sâu, đổi lại cần kỷ luật đặt phòng và đủ số phòng nhỏ để không tranh chỗ với nhu cầu họp. Điều kiện định lượng là tối thiểu một phòng nhỏ cho mỗi 15 đến 20 người nếu nhiều người cùng cần chỗ riêng theo giờ, nếu không thì mô hình vỡ vì luôn hết phòng đúng lúc cần.

Doanh nghiệp cần xác định cấu hình phòng riêng phù hợp có thể xem các dự án ORIIN Concept đã bàn giao , tham khảo phạm vi dịch vụ , hoặc liên hệ ORIIN Concept để nhận tư vấn về kích thước theo chức năng sử dụng thực tế.

Câu hỏi thường gặp về thiết kế phòng giám đốc

Phòng giám đốc cần bao nhiêu mét vuông?

Nếu chỉ làm việc cá nhân thì 12 đến 16m2 là đủ. Nếu kèm chỗ tiếp hai tới ba khách thì 18 đến 24m2. Nếu kèm bàn họp nhỏ cho 6 người thì 28 đến 35m2. Phòng trên 35m2 mà không có chức năng họp thường là phòng bị làm theo thứ bậc chứ không theo nhu cầu.

Phòng giám đốc nên đặt ở đâu trong mặt bằng?

Có hai hướng trái ngược và cả hai đều hợp lý tuỳ văn hoá doanh nghiệp. Đặt gần lối vào và khu tiếp khách thuận cho việc tiếp đối tác, đặt sâu bên trong thì yên tĩnh hơn nhưng khách phải đi xuyên khu làm việc. Điều cần tránh là chiếm toàn bộ mặt cửa sổ tốt nhất.

Phòng giám đốc nên dùng vách kính hay vách kín?

Vách kính có phim mờ phần dưới là giải pháp phổ biến nhất: giữ ánh sáng tự nhiên xuyên vào lõi, vẫn có riêng tư khi ngồi. Vách kín hoàn toàn chỉ cần khi phòng thường xuyên bàn nội dung bảo mật cao, và khi đó cần xử lý cách âm đầy đủ chứ không chỉ dựng vách.

Có nên bỏ phòng giám đốc để làm mặt bằng mở hoàn toàn?

Tùy tính chất công việc. Nếu người điều hành thường xuyên có cuộc gọi bảo mật, phỏng vấn hoặc trao đổi nhân sự thì cần phòng kín. Nếu phần lớn thời gian là làm việc và họp nhóm thì có thể ngồi cùng khu chung và dùng phòng họp khi cần riêng tư.

Về người viết

Nội dung trên được biên soạn bởi Trần Minh Huân — Kiến trúc sư tại ORIIN Concept, phụ trách phong cách thiết kế, ý tưởng thiết kế, triển khai hồ sơ kiến trúc nội thất. Các số liệu và ví dụ trong bài lấy từ hồ sơ dự án ORIIN Concept đã bàn giao, không phải tài liệu tham khảo lại.

Cần đánh giá cụ thể cho mặt bằng của bạn? Xem danh mục dự án đã hoàn thiện , tham khảo phạm vi dịch vụ hoặc liên hệ ORIIN Concept để nhận tư vấn về thiết kế phòng giám đốc.

Bài này thuộc cụm nội dung về thiết kế thi công nội thất văn phòng của ORIIN Concept — nơi tập hợp toàn bộ quy trình, đơn giá và tiêu chuẩn nghiệm thu mà chúng tôi áp dụng cho dịch vụ thiết kế thi công văn phòng trọn gói.