Không Gian Mở Hay Phòng Kín: Chọn Theo Cách Doanh Nghiệp Làm Việc

Câu hỏi chọn văn phòng không gian mở hay chia phòng kín thường được tranh luận bằng nguyên tắc chung: mở thì tăng trao đổi, kín thì tăng tập trung. Cả hai đều đúng, và vì thế cuộc tranh luận không đi tới đâu.

Yếu tố cho ra câu trả lời cụ thể là tỉ lệ thời gian mỗi nhóm nhân sự cần tập trung sâu. Con số đó khác nhau giữa các phòng ban trong cùng một doanh nghiệp, nên câu trả lời hợp lý thường không phải chọn một trong hai.

Không gian mở được gì và mất gì

Được: tiết kiệm 20 đến 30 phần trăm diện tích cho cùng số người, chi phí thi công thấp hơn vì ít vách và ít cửa, trao đổi nhanh hơn giữa các nhóm, ánh sáng tự nhiên phân bổ đều hơn, và dễ bố trí lại khi nhân sự thay đổi.

Mất: tiếng ồn từ nói chuyện và cuộc gọi, gián đoạn thị giác khi có người đi qua, thiếu riêng tư khi cần trao đổi kín, và khó kiểm soát nhiệt độ đồng đều trên diện tích lớn.

Trong danh sách trên, khoản mất lớn nhất là gián đoạn. Nghiên cứu về công việc tri thức cho thấy một lần bị gián đoạn cần thời gian đáng kể để quay lại mức tập trung trước đó, và trong không gian mở thì tần suất gián đoạn cao hơn nhiều.

Cơ chế của khoản mất này là chi phí chuyển ngữ cảnh. Khi đang tập trung sâu mà bị cắt ngang, não không quay lại đúng điểm cũ ngay mà mất một quãng để nạp lại bối cảnh; với công việc phân tích hay lập trình, quãng này thường 10 đến 20 phút. Nếu một người bị cắt ngang sáu lần mỗi buổi sáng, tổng thời gian mất để nạp lại có thể chiếm một tới hai giờ, dù mỗi lần cắt chỉ kéo dài một phút. Đây là lý do đếm số lần gián đoạn quan trọng hơn đo độ dài mỗi lần, và là cơ sở cho việc bố trí chỗ tập trung riêng trong mô hình lai.

Nhưng khoản được về diện tích cũng rất thật. Với giá thuê văn phòng tại TP.HCM, 25 phần trăm diện tích cho mặt bằng 400m2 là con số đáng kể trong suốt kỳ thuê.

Quy đổi khoản tiết kiệm diện tích thành tiền

Để cân được đánh đổi, khoản tiết kiệm diện tích cần quy ra tiền cụ thể. Mặt bằng 400m2 chia phòng kín phục vụ được khoảng 42 đến 45 người; cùng 400m2 làm mở phục vụ 55 đến 58 người, chênh khoảng 13 người. Nhìn ngược lại, nếu cần chỗ cho 55 người, mô hình kín đòi khoảng 500m2 còn mô hình mở chỉ cần 400m2.

Chênh 100m2 đó, với giá thuê hạng B khoảng 400 đến 600 nghìn đồng mỗi mét vuông mỗi tháng, là 40 đến 60 triệu đồng mỗi tháng, tức 480 đến 720 triệu đồng mỗi năm. Đây là con số đủ lớn để không bỏ qua, nhưng cũng cần đặt cạnh chi phí năng suất mất đi nếu nhân sự không tập trung được. Cả hai đều là tiền thật, và mô hình lai tồn tại chính để giữ phần lớn khoản tiết kiệm này mà không trả giá bằng năng suất.

Đo tỉ lệ thời gian cần tập trung sâu

Đây là phép đo quyết định, và nó làm được bằng cách hỏi từng phòng ban.

Câu hỏi: trong một ngày làm việc, bao nhiêu giờ công việc của anh chị đòi hỏi không bị gián đoạn quá 30 phút liên tục.

Kết quả điển hình theo phòng ban:

Bảng này cho thấy vì sao áp một mô hình cho toàn văn phòng luôn có nhóm bị thiệt. Nhóm bán hàng ngồi trong khu mở chung sẽ làm nhóm kỹ thuật không tập trung được; nhóm kỹ thuật ngồi phòng kín thì mất trao đổi.

Mô hình lai và cách chia tỉ lệ

Trên thực tế, cấu hình hiệu quả nhất cho phần lớn doanh nghiệp vừa là mô hình lai với bốn loại không gian.

1. Khu làm việc mở, 60 đến 75 phần trăm diện tích làm việc. Dành cho phần lớn nhân sự, chia theo cụm phòng ban.
2. Phòng kín nhỏ cho nhóm đặc thù, 10 đến 15 phần trăm. Nhóm nhân sự và tài chính cần bảo mật, nhóm bán hàng cần tách vì tiếng ồn.
3. Chỗ tập trung cá nhân, 5 đến 10 phần trăm. Buồng nhỏ một người, không cần đặt trước, dùng khi cần làm việc sâu hoặc gọi điện riêng.
4. Chỗ họp nhanh, 5 đến 10 phần trăm. Cho 2 đến 4 người trao đổi mà không chiếm phòng họp lớn.

Loại thứ ba là loại hay bị bỏ nhất và cũng quan trọng nhất để mô hình mở hoạt động. Một buồng tập trung chỉ chiếm 2 đến 3m2 nhưng giải quyết đúng vấn đề mà không gian mở tạo ra.

Tỉ lệ cụ thể điều chỉnh theo bảng ở phần trước: doanh nghiệp có nhiều nhân sự kỹ thuật thì tăng loại ba, doanh nghiệp thiên về vận hành thì giảm. Cách bố trí chỗ ngồi trong khu mở nằm trong bài về bố trí chỗ ngồi văn phòng .

Phân biệt loại này với thiết kế phòng họp

Bốn loại không gian ở trên là bài toán phân bổ tỉ lệ trên toàn mặt bằng: bao nhiêu phần trăm cho mở, bao nhiêu cho kín. Đây là quyết định ở cấp quy hoạch, khác với việc thiết kế chi tiết bên trong từng phòng. Chỗ họp nhanh ở loại bốn cần bao nhiêu mét vuông, bàn cỡ nào, màn hình đặt ra sao là bài toán riêng của từng phòng, chi tiết trong bài về thiết kế phòng họp văn phòng .

Ranh giới này quan trọng vì hai quyết định hay bị lẫn. Quyết định tỉ lệ mở và kín phải chốt trước, ở bước bố trí mặt bằng, vì nó ảnh hưởng tới vị trí vách và tuyến kỹ thuật. Quyết định kích thước và thiết bị bên trong từng phòng chốt sau, khi đã biết mỗi phòng phục vụ bao nhiêu người. Đảo thứ tự hai bước này là lý do nhiều mặt bằng có phòng họp đúng số lượng nhưng sai kích thước, hoặc đủ diện tích kín nhưng chia nhầm chỗ.

Bốn biện pháp giảm ồn trong khu mở

Xếp theo hiệu quả trên chi phí.

Tách nhóm có nhiều cuộc gọi. Hiệu quả nhất và không tốn thêm vật liệu, nhưng phải quyết định ở giai đoạn quy hoạch mặt bằng. Nhóm bán hàng và chăm sóc khách hàng nên ở khu riêng hoặc ở đầu mặt bằng, không ở giữa khu làm việc chung.

Thảm sàn ở khu làm việc. Giảm phản xạ âm từ sàn, thứ chiếm phần lớn năng lượng tiếng ồn phản xạ. Chi phí cao hơn vinyl nhưng đây là biện pháp hiệu quả nhất về vật liệu.

Tấm tiêu âm trần ở khu đông người. Diện tích cần khoảng 15 đến 25 phần trăm diện tích sàn khu đó. Không cần làm toàn bộ trần. Loại vật liệu cụ thể nằm trong bài về vật liệu tiêu âm văn phòng .

Vách lửng trên mặt bàn cao 40 đến 50cm. Chắn tiếng nói trực tiếp giữa hai người đối diện và chắn tầm nhìn khi ngồi. Chiều cao dưới 35cm gần như không tác dụng, trên 60cm thì mất cảm giác mở.

Áp dụng cả bốn biện pháp đưa mức ồn khu mở về ngưỡng chấp nhận được cho công việc tập trung trung bình. Ngưỡng dB cụ thể nằm trong bài về tiêu chuẩn độ ồn văn phòng .

Vì sao tách nhóm gọi điện hiệu quả hơn mọi vật liệu

Thứ tự hiệu quả trên không ngẫu nhiên. Vật liệu tiêu âm xử lý tiếng vang, tức phần âm phản xạ từ bề mặt, nhưng không giảm được âm trực tiếp truyền thẳng từ miệng người nói tới tai người nghe. Một cuộc gọi bán hàng ồn thì tiếng nói trực tiếp mới là nguồn gây phân tâm, và không tấm tiêu âm nào chặn được đường thẳng đó.

Cách duy nhất xử lý âm trực tiếp là khoảng cách và vật cản. Tách nhóm gọi điện ra khu riêng đặt khoảng cách vào giữa; vách lửng đặt vật cản trên đường thẳng. Đó là lý do hai biện pháp này nằm trên cùng dù một cái tốn nhiều vật liệu hơn cái kia. Ngược lại, thảm và tấm trần chỉ hạ nền ồn chung, cần thiết nhưng không đủ nếu nguồn ồn chính là cuộc gọi liên tục. Hiểu sai cơ chế này là lý do nhiều văn phòng chi mạnh cho tấm tiêu âm mà vẫn ồn, vì tiền đổ vào xử lý tiếng vang trong khi vấn đề thật là âm trực tiếp.

Chi phí so sánh giữa hai mô hình

Với mặt bằng 400m2 và 55 nhân sự, so sánh sơ bộ.

Mô hình mở hoàn toàn: ít vách, ít cửa, hệ điều hoà đơn giản hơn vì không cần chia nhiều zone. Chi phí thi công thấp hơn 12 đến 18 phần trăm so với chia phòng kín.

Mô hình chia phòng kín: nhiều vách, nhiều cửa, cần chia zone điều hoà và chiếu sáng theo phòng, cần điều chỉnh nhiều đầu phun phòng cháy. Ngoài ra cần thêm 20 đến 30 phần trăm diện tích cho cùng số người, tức tăng cả tiền thuê.

Mô hình lai: chi phí thi công cao hơn mở hoàn toàn khoảng 6 đến 10 phần trăm do có một số phòng kín và buồng tập trung, nhưng diện tích chỉ tăng 5 đến 8 phần trăm. Đây là điểm cân bằng tốt nhất.

Một chi phí ẩn cần tính vào mô hình chia phòng kín là chia zone kỹ thuật. Mỗi phòng kín cần đầu hồi gió điều hoà riêng để kiểm soát nhiệt độ, cần công tắc đèn riêng, và nếu diện tích đủ lớn thì cần thêm đầu phun phòng cháy theo mật độ quy định. Với mặt bằng chia thành mười phòng, số zone điều hoà có thể gấp ba lần mô hình mở, kéo theo chi phí thiết bị và cả chi phí vận hành điện cao hơn về sau. Đây là khoản hay bị bỏ khi so sánh chỉ nhìn tiền vách và cửa.

Điều đáng lưu ý: mô hình lai có chi phí gần với mở hoàn toàn nhưng giải quyết được phần lớn nhược điểm. Khoản chênh 6 đến 10 phần trăm thường được bù lại bằng việc không phải cải tạo sau mười tám tháng khi nhân viên phàn nàn về tiếng ồn. Cách phân bổ ngân sách theo hạng mục nằm trong bài về tối ưu ngân sách thiết kế văn phòng .

Doanh nghiệp cần xác định tỉ lệ mở và kín phù hợp có thể xem các dự án ORIIN Concept đã bàn giao , tham khảo phạm vi dịch vụ , hoặc liên hệ ORIIN Concept để nhận phân tích theo cấu trúc phòng ban thực tế.

Câu hỏi thường gặp về văn phòng không gian mở

Văn phòng không gian mở tiết kiệm bao nhiêu diện tích?

Khoảng 20 đến 30 phần trăm so với chia phòng kín cho cùng số người, vì không mất diện tích cho vách, hành lang nội bộ và khoảng lùi cửa. Với mặt bằng 400m2, khoản này tương đương chỗ cho 12 đến 18 người nữa, hoặc tiết kiệm được diện tích thuê tương ứng.

Không gian mở có làm giảm năng suất không?

Tuỳ tính chất công việc. Với công việc cần phối hợp liên tục thì mở giúp tăng tốc trao đổi. Với công việc cần tập trung sâu như lập trình, phân tích hay viết nội dung thì tiếng ồn và gián đoạn làm giảm năng suất rõ. Vấn đề không phải mở hay kín mà là có đủ chỗ tập trung khi cần hay không.

Mô hình lai nên chia theo tỉ lệ nào?

Cấu hình phổ biến là 70 đến 80 phần trăm diện tích làm việc là khu mở, còn lại là phòng kín nhỏ và chỗ tập trung cá nhân. Với doanh nghiệp có nhiều công việc phân tích, tỉ lệ khu mở nên giảm về 60 phần trăm và tăng số chỗ tập trung.

Làm sao giảm tiếng ồn trong không gian mở?

Bốn biện pháp theo hiệu quả trên chi phí: thảm sàn, tấm tiêu âm trần ở khu đông người, vách lửng trên mặt bàn cao 40 đến 50cm, và tách riêng nhóm có nhiều cuộc gọi. Biện pháp thứ tư hiệu quả nhất nhưng cần quyết định từ giai đoạn quy hoạch mặt bằng.

Về người viết

Nội dung trên được biên soạn bởi Đinh Châu Nhật Tảo — Kiến trúc sư Cao cấp tại ORIIN Concept, phụ trách quy hoạch mặt bằng, tiêu chuẩn diện tích, tổ chức không gian. Các số liệu và ví dụ trong bài lấy từ hồ sơ dự án ORIIN Concept đã bàn giao, không phải tài liệu tham khảo lại.

Cần đánh giá cụ thể cho mặt bằng của bạn? Xem danh mục dự án đã hoàn thiện , tham khảo phạm vi dịch vụ hoặc liên hệ ORIIN Concept để nhận tư vấn về văn phòng không gian mở.

Bài này thuộc cụm nội dung về thiết kế thi công nội thất văn phòng của ORIIN Concept — nơi tập hợp toàn bộ quy trình, đơn giá và tiêu chuẩn nghiệm thu mà chúng tôi áp dụng cho dịch vụ thiết kế thi công văn phòng trọn gói.